浅谈加强档案管理在网络时代的意义

【摘 要】随着社会的进步与网络技术的发展，也将带动档案信息服务内容与方式的变化。网络环境下档案信息服务体现为通过档案利用活动，达到开发档案信息资源、传播档案信息内容、最大限度地满足社会公众档案信息需求的目的，本文就此进行论述。

【关键词】档案管理；网络时代；意义

随着信息时代的到来，以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。在现代化过程中，特别是随着我国高等教育改革的日益深化，高校档案管理发生了巨大的变化：管理内容更加复杂、管理手段更加多样、管理水平亟待提高。针对档案管理工作遇到的各种挑战，本文从完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的创新与发展。

1.做好网络时代高档档案管理工作的重要意义

随着网络技术的普遍应用，信息化、网络化、数字化，这些时代的“热词”将“给力”高校档案管理工作，因此，档案管理工作将对推进现代化建设起着举足轻重的作用。

档案作为发展记忆的基石和历史的原始记录，提供服务是其永恒的主题。规划局档案的档案资料，经过收集、整理、有序地保管起来，再由使用者把贮存的信息散发而出，服务为规划局的科研和管理工作。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。“今世赖之以知古，后世赖之以知今”。由此，档案不只是一种历史的记录，还是规划局未来发展的基础。

档案从产生到立卷、归纳到传播使用，记录了规划局的科研和党政管理活动，是目前工作中可提供查考、争辩和处理问题的依据，其情报价值的原始性、可靠性也是档案的独特之处。所以，档案为规划局制定一些方针政策、总结经验、研究问题等重大活动提供档案资料。

2.加强网络时代高档档案管理创新体系建设的具体措施

2.1加强领导重视，理顺管理体制，是做好网络时代高档档案管理工作的前提

档案是高校各项活动的真实记录，没有这个记录，单位就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。在网络时代的今天，信息作为一种资源，越来越被人们所重视，而档案资料作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所接受。因此，作为单位领导要充分认识档案管理工作的重要性，从档案馆地、组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等各方面予以支持。只有领导认识到位，重视网络时代的档案管理工作，规划局档案管理工作才能得以协调发展。

在领导重视的同时，作为档案管理工作者要认识到档案管理是一项科学化系统化的工程，要认识随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经不可能适应社会发展的要求，要改变和创新观念，接受和认可网络化管理，要树立主动服务的意识，深入理解档案网络化，建立健全指挥灵活的信息网络，让档案管理工作与其它工作同步进行。

2.2建设一支专业性的档案人才队伍，是做好网络时代档案管理工作的基础

原来的档案馆（室）由即将退休或退休的返聘人员，每天为档案使用者“拿钥匙开开门”即可，工作人员存在年龄老化、知识不足、管理落后等诸多问题。而在网络环境下，计算机已经进入千家万户，人们不再满足传统的纸质档案的查阅和检索，网络化管理成为档案管理的发展趋势。因此，建设一支专业化、年轻化、复合型人才的档案人才管理队伍尤为重要。

在如今的网络化时代，要以适应知识经济的发展要求为方向，以不断提高档案信息化人才队伍的综合素质、持续创新和整体能力为目标，以期建立与知识经济发展相适应的档案信息化人才队伍。因此，在人才建设方面要改善人员结构，从学历层次、专业结构、人员素质等方面造就一支既懂理论又能实践，既年轻化、专业化又知识化的档案工作团队。同时，要吸引和接纳档案人才，强化档案人员的培训，要改变思路，更新观念，在机制、理论、环境等方面予以创新，尊重人才的同时还要尊重知识，努力营造档案人才干好事业的工作环境。

2.3抓好收集，强化管理与利用，是做好网络时代高校档案管理工作的重要保证 。收集、整理，是档案管理工作的重要组成部分。因此，档案部门要改变“坐等待收、守摊待用”的传统作风，主动服务上门跟踪收集，辅以文字说明的记录，然后归档、保存，为今后的发展留下宝贵的资料。

现在单位的社会活动越来越多，大到规划局的发展规划、干部选配，小到节假日举办书展、读书会等等，都应该派出专门人员收集文字资料和图像资料，从中找出规律的资料和数据，整理好后，立卷、归档，以备他日为教学科研、党政管理和编史修志服务。

档案的收集工作需要坚持平时与经常结合，档案部门与各部分结合，随时收集与定期收集相结合，集中与分散相结合，专职人员与兼职人员收集相结合，这样才能拓宽档案收集的内容，扩大来源，丰富室藏，促进收集工作的开展。

2.4坚持体系创新，是做好网络时代档案管理工作的生命线

随着信息革命的不断深入，网络化时代已经到来，为档案价值的实现提供了良好的客观条件。目前，部分档案馆（室）虽属单位的机关科室，但许多都是挂靠党群、纪委部门之下，只有执行的职能而无决策的权力，这种上世纪的管理模式早已不能适应网络时代管理工作的需要。因此，深化教育管理体制改革，要坚持模式创新、思路创新、手段创新和实践创新，让高档的档案管理事业呈现出生机与活力。

在模式上，应改变档案管理工作的地位和作用，注重学校的未来发展方向。在思路上本着“以人为本，服务至上”理念，更新思路，改变原来“小而全”、“大而全”，重视收藏忽视利用，“固步自封”、“闭关锁国”的状态，同时，必须调整和充实馆藏档案的内容，提高馆藏档案的质量。在手段上，实现档案信息化，解决文档一体化，实现档案工作与学校工作结合。在实践上，要充分发挥档案管理工作人员的主观能动性，内引外联，改革创新，优化馆藏，提高档案的利用率。同时，强化信息技术利用和建立档案管理人才竞争机制。

在日新月异的网络时代，档案管理工作作为工作的重要组成部分，是履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接的、原始的记录。科学、正确地档案收集、管理与创新，是构建优质档案管理工作的重要原素。档案管理者要解放思想、更新观念、创新管理、与时俱进，才能促进网络时代高校档案管理工作的科学化、现代化、信息化。