浅谈做好高职院校档案管理工作的对策与措施

摘要：本文主要论述了档案和档案工作的重要性，分析了高职院校档案管理工作的总体现状和存在的问题，并在此基础上，提出了改进和提升高职院校档案管理工作综合水平的对策与措施。

关键词：高职院校 档案管理 对策 措施

中图分类号：G717 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.134

档案管理工作是高职院校重要的基础工作之一，在高职院校的整个发展过程中，具有不可替代的重要作用。当前，各高职院校正在进行新一轮改革，这也为档案事业的发展带来了新的挑战和契机。笔者认为，高职院校档案管理部门应该抓住机遇，解放思想，更新观念，实施新的行之有效的对策与措施，提升档案管理综合水平，努力为学校的教学、科研、管理做好服务。

1 档案工作的内涵及其重要作用

《高等学校档案管理办法》第二条指出：“本办法所称的高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”学校的档案真实地记录了学校教育教学工作中呈现的内容、方法、途径及效果，揭示了教育工作的全程，是衡量学校教学工作质态的标志。我们可以用学校档案信息，在促进教育教学深入改革、全面提升学生综合素养、有效推动学校决策评估、充分发挥档案查询效能等方面，充分发挥档案得天独厚的资料作用。

2 高职院校档案管理工作的总体现状和存在问题

针对目前高职院校是合并组建或者由中专学校直接升格而成的，内部情况比较复杂，而且建校时间较短的现状，笔者经过调查研究，认为存在以下几个方面的问题：

2.1 全员档案意识不强

当前有少数高职院校对档案工作在学校整体工作中的地位认识不够，甚至在基本建设方面都没有充分的保障。比如没有专用档案库房，有的档案室狭窄、潮湿，更谈不上购置现代化档案管理设施设备。没有认识到做好档案服务性的重要作用，使档案工作处于十分尴尬的境地。

2.2 档案管理需要加强和完善

当前，很多高职院校设立综合档案室为档案管理部门，归属学校办公室领导，档案室配备一至二名专职或兼职档案工作人员。在实际工作中，办公室由于日常工作繁多，对档案工作难免有所“冷落”，而兼职档案员本身就是教学或者行政工作骨干人员，参与其他工作较多，在必要的档案工作方面精力就十分非常有限。众所周知，档案管理工作的政策性、专业性、 技术性要求都是很高的，而现实工作中忽视档案人员力量的配备和提高却是常见的现象。

2.3 档案保护方面缺乏保护意识，弱化档案管理作用

档案保护的要求是细致、细心，定期检查，随时反省，防患于未然，这是做好档案工作的必要条件。而目前高职院校档案管理工作人员的工作比较被动，缺乏档案保护意识，出了问题相互推诿，界限不清。缺乏基本的工作要求，得过且过，不求工作质量。除此之外，随着档案管理现代化的发展，档案资料多采用硬盘、光盘，磁盘等现代化手段精心保管，新材料对保管条件也有了新的要求，比如紫外线、阳光对有些档案材料都有害，所以对不断发展的新情况都要及时学习，及时更新保管条件，定期复制，延长电子文件的寿命。使档案管理真正实现养兵千日，用兵一时，在关键时刻为教学、科研及社会服务。

3 改进和提升高职院校档案管理水平的对策与措施

3.1 加强对档案工作的宣传力度

在实际工作中，多种形式加大档案宣传是提高思想认识，形成全员重视档案工作的重要手段：①采用展览、会议、广播、撰写体会以及举办晚会等方式，大力宣传国家有关档案工作的法律法规及档案工作的相关知识。②利用简报和目录索引，通报档案室所藏档案内容，介绍多种检索途径和编撰研究成果。③选编档案利用效果实例，向社会展示利用档案所取得的社会效益和经济效益等等，以增强人们的档案意识，树立利用档案的观念。

3.2 创建高素质的档案管理队伍

在人才入口关方面，引进有专业知识、专业技术、技能的人才充实到档案队伍。与此同时，加强档案在编人员继续教育，不但提高业务知识的学习，还要掌握现代新技术。当前高职院校的发展与改革正处于快速发展时期，对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案管理人员要拓宽视野，及时了解高职院校档案工作的特点、现状及发展动态，不断提高自身素质，与时俱进。

3.3 严格执行档案管理制度

首先，构建与完善各项规章制度，把档案工作制度建设作为完成档案工作任务的前提，这是做好学校档案工作的基础和保证，使学校档案工作有章可循，有据可依，照章办事 。其次，在制定档案工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确规定档案工作人员职责。此外，创新档案管理模式，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。随着社会的进步和高职院校的发展，传统的档案管理模式已经滞后，远远不能适应形势发展的需要，要根据实际情况不断调整和更新管理制度。

3.4 大力开发信息资源，提高档案开发利用率

档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的业务指导思想，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，如利用档案信息通过统计、分析、总结等方法编写资料提供给社会，实现资源共享。强化现代化技术在档案工作的应用和技术含量，不断改进管理手段。

档案资料是社会交流的重要渠道，没有先进的管理技术和科学的管理方法是行不通的。我们应不断探索，寻求解决问题的有效途径。因此，高职院校档案管理部门要不断提升和强化领导、广大教职工，尤其是专、兼职档案管理队伍的档案意识，使档案真正成为反映学校全面进步的历史、重大决策的参谋以及广大教职工开拓创新的智慧宝库。

作者简介：张晓兰（1983-），女，陕西凤翔人，本科，助理馆员，研究方向为档案管理，宝鸡职业技术学院，陕西宝鸡 721013