浅谈企业档案安全保管

摘要：档案安全保管是企业档案部门的一项重要工作，通过维护档案安全与完整，保护好企业的知识资产和信息记录，为企业各项业务工作服务。本文结合笔者工作实际，从档案安全保管的重要性，档案安全保管的要求和措施，以及加强人员队伍建设三方面做了简单阐述和探讨。

关键字：企业档案；安全保管；利用

企业档案是企业从事生产、经营、科研、行政管理等职能活动直接形成的有保存价值的历史记录，它为领导决策、工程设计和产品研发佐以历史参考、借鉴，为解决法律纠纷、保护企业合法权益、维护品牌形象提供有力凭证。因此，为了使企业档案在各项业务工作中发挥最大效益，档案安全保管一直倍受档案部门的重视。

笔者所在中国核电工程有限公司（以下简称工程公司）科技档案馆，从核二院成品档案室发展至今，已有50多年历史。档案库藏量大、种类齐全，大量的历史文件和珍贵资料凝聚了几代核电建设者和档案工作者的智慧和心血，是公司一笔巨大的无形资产。因此，工程公司档案部门在开展基础业务工作的同时，也非常重视档案安全保管。

1. 档案安全保管的重要性

档案安全保管是实现企业档案系统与完整的重要环节和直接手段，是衡量档案管理水平高低的度量尺，其工作质量的高低也影响着档案部门的整体管理水平，甚至在一定条件下具有决定性作用。

工程公司档案部门为了确保档案实体和信息的安全、完整，最大限度地延长档案使用寿命为总包模式下的核电项目服务，突出重点对文档质量实施前端控制、全程管理，建立健全文档标准化管理体系和文档管理能力体系，加强档案库房安全管理和人才队伍建设。

2. 档案安全保管的要求和措施

2.1 安全保管的要求

库房是保存档案的基地，是档案保管的安全屏障。档案安全保管除了建立健全安全管理制度，还离不开人因、物因的保障和支持。

2.1.1 树立良好工作态度，创造条件做好保管

档案安全保管需重视人因的影响，要求库房管理员具备细心、耐心和责任心，充分发挥个人主观能动性，为公司档案保管改造条件、创造条件，在有限的条件下做好保管工作。

2.1.2 建设合格档案库房，提供安全存放环境

工程公司档案库房是按照JGJ25-2000《档案建筑设施设计规范》要求，对旧办公楼进行楼层加固、墙体围护结构隔热处理、防水防潮处理、配电线路保护等设计改造而成，库房相对集中，自成一区，符合库房、阅览室和办公室三分开要求。库房内安装了空调、除湿机、温湿度仪、烟感器、感温器和遮光窗帘；库区各楼层配置有消防器材、摄像头，保密库房还专设指纹识别门禁系统，达到防火、防盗、防高温、防潮、防光等要求。根据各库房楼面荷载情况分别安装了档案柜或密集架，为档案存放提供了第二道安全屏障。

2.1.3 以防为主、防治结合

库房安全无小事，它不仅关系档案实体的安全，甚至还可能影响或制约企业经济建设发展，因此每一位管理员都应该认真坚守库房岗位职责，始终坚持预防为主、防治结合的保管方针，加强安全防范意识，熟悉家底，掌握紧急情况下应急抢险的措施和流程，以及修复、救治受损档案的技术。

2.2 安全保管的措施

2.2.1 强化安全意识，落实规章制度

建立健全库房安全管理制度，有利于明确岗位职责，消除库房安全隐患。因此，《CNPE-MSW-1140-1403A总部档案库房管理要求》、《CNPE-MSW-1140-1404A总部档案库房救灾应急预案》等管理程序明确了工程公司档案库房管理职责、任务和要求。

按程序要求将“九防”工作固化到具体的表格和记录中，保障日常工作有章可循，有据可依。库房巡检登记，人员和档案出入库记录、库房温湿度记录、保洁和投放鼠药等记录真实客观地反映了库房安全状况，是分析、评价库房安全管理的重要数据，因此每一类表格每一个数据都要客观真实地记录，这样才能及时发现问题和实施解决办法。

2.2.2 建立借阅管理制度，规范文档利用服务

档案安全管理在提供文档利用这一环节也是至关重要的，不规范的借阅管理很容易造成文件遗失或信息失控等严重后果。因此，工程公司《CNPE-MSW-1140-0305A文档利用管理规定》管理程序要求提供文档利用服务必须在保障文档实体和信息安全可控的前提下，方可满足利用需求，并对受限文档和各级文档利用审批权限和利用范围，文档出入库登记、逾期文件催还、遗失文件处罚进行详细具体的规定。

外借档案在脱离管理人员视线和恒温恒湿的保管环境下有纸张老化破损、涂画等潜在风险，因此，在接收归还文件时，要认真清查文件载体和内容是否完好，是否存在勾、画、涂、抹等现象，对违规情况视情节轻重给予相应的处罚；及时将归还文件回库上架，以保障文档安全和再次利用。建立文档利用信用记录，适时宣传档案安全利用的重要性；重视利用效果的信息反馈，客观分析、发现各业务环节的优劣，有利于扬长补短，不断提升档案管理水平。

2.2.3 加强绩效考核，鼓励管理创新

将档案安全工作纳入绩效考核管理，把绩效评价与薪金、聘用制度挂钩，明确岗位职责，量化安全工作目标，从工作态度、工作成果、工作效率等多方面对员工进行客观评价，对业务水平强、操作准确无误的员工给予物质或精神奖励，实行岗位能上能下制，有利于积极引导员工成长，激发其个人潜能和积极性。

3. 加强人员队伍建设，提高业务素养

企业档案库房管理员作为档案安全管理制度的直接贯彻者，对档案实体安全负有直接责任，必须具备良好的从业素质。那种认为库房管理只要锁住文件、守住摊子就万事大吉的想法是不正确的，也是不能适应、满足现代化档案管理的条件和要求。

加强学习和掌握档案管理学等专业知识和业务技能是每个档案工作者必须具备的基本条件，库房管理员一定要摈弃传统守旧观念，与时俱进、不断学习，努力成为一名掌握档案保护技术、外语交流和计算机应用能力的复合型管理人才。

要“走出去”，积极参加档案行业协会交流活动，参观、学习现代化档案馆的库房管理经验和方法的机会，以拓宽自己的眼界和思路，为改善库房管理注入活力和动力。

1. 结束语

档案安全保管是企业档案管理中一项长期、持续、重要的工作，它是维护档案完整与安全的一个重要环节，是企业借鉴历史、把握现在、开拓未来的无形资产，因此，我们一定要正确对待档案库房安全保管工作，通过细致入微的工作延长档案使用寿命为公司各项工作提供价值服务。

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