浅谈新时期企业档案工作

摘要： 档案工作是一项业务性强，保密性严，涉及面广，是各企事业单位工作的重要部分，同时对企业的发展、壮大起着重要的推进作用，主要体现在以下两方面：一方面档案工作是一个企业发展的重要标志，另一方面档案工作是企业精神文明建设的标志。

关键词：新时期；档案管理；存在的问题；创新建议

中图分类号： G271 文献标识码： A

一、新时期企业档案工作的特点

1、指导思想上的转变。企业档案工作如何更好地为生产经营服务，发挥好参谋助手作用，如何尽快实现工作重心上的转移，由过去为政治服务为主转变为生产经营服务为主，如何更好地围绕“企”字做文章已成为新时期企业档案工作的最基本特点。

2、管理形式上的转变。过去企业档案实行各单位各部门分散管理，各自为政，既浪费人力物力，又影响工作效率，显然是不适应市场要求的，必须在企业内部形成一个完善的档案信息网络，使各类信息能够统一处理，快速流动，”物”尽其用，以更好地发挥其整体效能。

3、服务方式上的转变。档案工作要想在企业获得应有的地位，就必须改变被动型、封闭型服务方式，档案人员应立足档案，面向各部门各科室以及各项工程文件资料，积极主动地做好开发利用工作：一是主动对科技成果档案进行开发加工，为科技新兴企业提供配套服务；二是依靠档案智慧结晶，优化全员技能，提高工效，增创效益；三是深入工程建设第一线，实行科技资料现场指导，跟踪服务；四是发挥档案信息决策功能，为企业引进设备、开发新产品献计献策；以实实在在的成绩赢得领导和职工的理解和支持，确保自身在企业内部竞争中立于不败之地。

二、新时期企业档案管理工作体制与模式

1、企业档案管理体制。企业档案管理体制是指企业档案管理组织制度和形式。企业档案管理体制类型大体分为：一是统一领导分级管理型；二是档案专业化管理型；三是文献信息综合管理型；四是档案家族式管理型。在新出版的《企业档案管理规范》中，明确规定了企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络，要确定分管档案工作的企业领导、各部门（各项目）主管档案工作的负责人及档案部门的负责人，这就明确指出了企业档案管理体制采用的是统一领导分级管理型。

2、企业档案管理模式。管理模式是管理形式的研究范畴。企业档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采用的基本思想与方式。企业档案管理模式具有综合性、动态性与多元性的特征。不同类型企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长，关键是哪种更适合本企业当前的要求，在确定具体管理模式时应当考虑与企业规模形态相适应和与企业需求相适应的原则。需要指出的是，根据《企业档案管理规范》的规定，大型企业应设立具有独立职能的档案机构。

三、当前企业档案工作的存在的问题

1、企业档案意识缺位现象严重

企业的档案意识呈现缺位现象，不仅表现为档案意识薄弱，还表现为档案意识不到位。档案意识薄弱是一个较为普遍的问题，首先反映在对科技档案的归档和规范管理意识薄弱，这难免会造成企业产权、专利、技术、产品、客户信息等相关资料丢失。而这部分档案信息恰恰是企业档案的主体，是企业知识管理的重要内容。其次就是归档文件材料完整性意识薄弱，企业员工的流动性及传统分工思想更是加剧了这种现象的发生，使得一些归档材料乱而不整、残缺不全，直接造成企业档案管理工作的难度。

2、积极适应新形势的企业档案管理

在现代企业制度下，传统“收、管、发、借”的档案管理模式以及档案管理工作中表现出的滞后性和局限性，导致了传统的档案管理模式不能适应现代企业发展的需要。探索与现代企业制度相适应的档案管理新模式，已成为我们档案工作者面临的新课题。为此，我们应当在调查研究的基础上确定不同类型企业档案管理模式的原则、确立与现代企业管理模式相适应的档案管理制度、信息服务模式等，建立现代企业档案管理模式的保障措施，从而促进企业档案工作自主、高效、持续的运行

3、企业档案资源信息化管理不足

档案信息化作为企业信息化的组成部分，与企业信息化同步进行。企业档案信息化管理会对企业档案工作产生巨大的推动力。在应对电子文件方面，无论是理论研究还是实践推进，都已经有了良好的开端。然而，企业档案信息化过程中，工作的进展也是不平衡的：短期、面上的动作大，基础、系统的东西少，档案的信息服务质量不高，直接影响档案有效需求：企业档案信息化还存在着重系统开发轻资源建设、重建设轻利用、电子文件归档管理不规范等弊端；档案部门对有些事物接受比较慢，使得我们缺少可以和国外企业对话的信息化平台，失去和国际合作的机会。

4、档案人员素质有待提高

现代化的设备，首先必需有现代化管理意识和知识的人，也就是要靠有现代化的观念、知识和技术的劳动力来掌握。现代化办公设备的使用，以及用现代化管理手段收集、管理、开发、应用企业档案信息，这些都对档案工作人员提出了很高的工作要求。档案管理人员素质较低，对档案专业知识知之甚少，缺乏相应的档案工作技能，使其在工作中不能很好地进行管理，不能主动为企业提供档案信息，降低了企业档案的开发利用率，也不利于企业的进一步发展。提倡加大培训力度，从而提高档案管理水平。

四、企业档案工作的创新建议

1、创新学习是关键。档案管理只有在传递中才能体现其价值，以往信息只存在于档案原件或经过处理的二次文献中，如今的数字化档案管理给人们的查阅带来了全新的方式，给予了人们极大的方便。同时，档案的管理也就成为人们学习、学术离不开的工具。如何更进一步的把这种管理与人们的使用联系在一起，更好、更便捷的为查阅者提供一个优良的展示平台，就成为我们档案管理工作的中心任务。

2、丰富资源是基础。档案信息资源建设是信息开发利用的基础，也是创新档案工作的前提。因此在创新档案工作的过程中，要不断丰富和完善档案信息资源。

3、信息化建设是重点。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，面对信息时代带来的千载难遇的发展机会，企业档案部门也要紧紧抓住不放，把档案中蕴含的丰富内容开发出来，让更多的人知道，发挥更多更大的作用，为企业各项建设服务。

4、改善服务是目的。新时期，企业的各项工作对档案需求在内容上越来越广，在利用频率上越来越快，在服务领域上越来越宽，在服务方式上越来越活。为此企业档案部门要紧跟时代步伐，抓住机遇，加快档案工作的发展步伐，改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一被动的服务方式。首先，档案开发利用要向深层次服务转化。根据企业生产、科研工作的需求编研一些资料；其次，要向多种服务转化。除做好上门利用服务外，还要主动与科研、生产、行政管理部门共同研发有关项目，建立咨询服务等。第三，改进服务方法，更新服务手段，提高服务水平，提升服务功能。通过深层服务和多功能服务，最大限度地满足企业发展对档案的利用需求。

企业档案管理的目的是切实加强企业档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案管理实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足企业及社会各界的迫切需要。现代企业档案管理要落实科学发展观，用科学发展观的理念和方法，适应档案管理现代化的需要，敢于创新、开拓，与现代企业发展同步，促使企业各项工作迈上新台阶。