邮件合并,小数位数不再变化

芝麻开门：我是一名考务管理工作者，经常与数据打交道，从1999年开始，一直订阅《电脑爱好者》，她教会了我许多电脑知识，大大提高了自己的数据处理能力。记得自己的第一篇文章发表在2002年《电脑爱好者》举办的微软Office技巧大赛栏目上，当时那种成就感是无法形容的。《电脑爱好者》是我学习电脑的启蒙老师，更是我的良师益友。

邮件合并时，作为“源数据文件”的Excel表中本来保留两位小数位数的数字，在合并文档中居然显示为保留十几位小数位数。对这一问题笔者也曾遇见并探索过。《电脑爱好者》2008年第9期《邮件合并，小数位数随心变》一文，作者利用Word域功能解决了这一问题，方法独特新颖，笔者深受启发。下面介绍一种更为简便的办法：利用公式使小数位数不再变化。

经过分析，笔者发现小数位数变化主要是当源数据存储格式为常规或数值格式时，才会出现上述情况。因此，我们只要将Excel中的数据格式改为以文本形式存储的数字即可。因为用菜单中的单元格格式对话框是无法直接将数据格式转换为文本形式的，所以我考虑到用文本公式进行转换。

例如将C、D、E三列的数据转换为文本格式（见图），具体步骤如下：

第一步，在C列后插入一新辅助列，在D1单元格输入字符“税前月薪”，在D2单元格输入公式：“=TEXT(C2,"#,##0.00")”然后将公式往下拖动复制到相应单元格。

第二步，选中并复制新插入的一列，点击C1单元格，再点击“编辑选择性粘贴”选项，打开“选择性粘贴”对话框，选中“数值”选项，按“确定”按钮退出。然后删除插入的辅助列，这样C列数据格式就转换成了文本格式。

同样将其他两列依次进行数据格式转换。这一系列步骤完成后，再打开合并后的主文档，我们就会发现合并后的数据和Excel源数据完全一致，小数位数不再变化。是不是很简单？大家不妨试一试。

小提示 我们也可以在D2单元格中输入如下公式：“=MID(C2,1,LEN(C2)) ”，用该公式截取相应单元格的字符串，并将所取得的字符串以文本形式存储。

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小编手记：文档合并中小数点数位变化的问题不是第一次被提到，区别于原文中Word公式域的解决，作者用了更加直观的解决方式，感谢他的分享。希望碰到类似情况的读者都能有些收获。（梁恒）