浅谈基建项目档案信息管理的加强

摘要:基建项目档案作为企业重要的管理部分，必须在其管理方式上保持与时俱进的思想和步伐，从而确保档案调用查询的便利和项目实施的顺畅。本文结合笔者的工作经历，对基建项目档案管理的作用和意义进行了细致分析，并就当下基建项目档案管理情况的提升加强谈谈自己的看法。

关键词:基建项目档案;管理;信息技术;措施

Abstract: The construction project archives as an important part of the management, must keep pace with the pace in the thought and management mode, so as to ensure that the file called query facilities and the implementation of the project smoothly. In this paper, combined with the author's work experience, function and significance of archives management in construction project is analyzed in detail, and strengthen to talk about his own views on the current construction project archives management improvement.

Key words: construction project archives; management; information technology; measures

中图分类号：TU45 文献标识码： A文章编号：2095-2104（2012）01-0020-02

基建项目档案管理与其他类别的档案管理性质不同，作为项目实施的根本依据，从建设项目的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等项目管理过程，每一步都要进行详尽的档案记录。传统的记录形式包括文字、声像、图表等等，而其载体则是以纸张、磁带、胶片为主。公司基建项目档案管理以单项工程为管理单位，收集保存从项目立项直至竣工投产、评优及项目后评价的全套基建项目档案资料。按项目档案管理过程分为项目文件管理前期准备、项目文件收集、项目文件整理、项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目文件移交归档、项目档案验收七个方面的内容。对于资料的保存管理工作的加强，是我们一直追求的目标。档案信息的完整、精确是管理体系的几项基本要求，为了使得工程进展更为顺利，基建项目档案管理工作的加强是当下不容忽视的重点。

基建项目档案信息管理施行的基本作用

1.1全面控制并完善工程的施行状况

我国电力体系的基建项目所采用的都是责任承包制的管理方式，项目实施过程中的安全、质量和进度都由项目经理全权负责，进而保障工程实施的经济效益和工作质量。由此，笔者认为，在制定项目承包合同时，应该将基建项目档案的管理工作也划分到项目管理部门中，使得工程施工的整个阶段都能够有据可循，避免出现信息文件的缺损丢失，保障基建项目文件的完整和系统程度，进一步使得工作效率有所提高。

1.2项目审核和实施阶段的重要指导

基建工程的立项档案对项目工程的选择、审核、批准和确定的过程进行了详细且真实的记录，也就是说，记录的起点在项目施工之前就有了一定的累积内容。这一阶段的档案记录被定义为前期准备文件，它主要作为工程项目预算、招投标设计以及经费落实的关键依据和凭证，而项目预算、招投标设计时所记录下来的项目文件直接决定了项目勘查和项目设计细节，也就是说，这个阶段的档案文件记录的过程如果被忽略，那么整个基建项目的实施根本无从说起。小到基建项目所涉及到的电缆、钢托架等基本材料的质量检测，大到工程实施过程中电缆型号的选择、简便快捷且安全的正确安装方案，以及整个实施过程中的监督检查和调度安排都是要以工程信息档案为根本依据的。

1.3基建项目实施质量的直观反映

基建项目的实施质量决定了电力输送过程的安全和效益，对于电力企业来说，这两点是决定企业运营是否稳定的关键，而工程实施档案的管理也对此有所影响。基建项目的数量随着时代的发展而逐渐增多，我们对于电力基建项目的质量要求也有了更高规格的要求标准。实施过程的档案记录中，各项技术指标都要达到国家制定的相关标准，项目验收文件中必须由管理负责人的签字盖章，用最为直观的方式反映了工程实施质量。

加强档案信息管理的措施

2.1基建项目实施前，相应准备工作的铺垫

很多技术人员缺乏对档案管理的基本认识，并且感觉到基建项目档案的信息管理的存在是比较多余的，从而不配合项目实施过程中的档案记录。所以，笔者强调，在基建项目实施以前，要对项目所涉及到的单位和部门进行档案交底工作，让他们对档案记录和管理的重要性有所认知，从而秉持配合态度，有利于档案管理工作的顺利进行。笔者强调的重点之所以是“各个”部门和单位的原因在于，电力基建项目所涉及到的范围较广，且不同部门和单位所进行记录的档案类别都不相同，所以要将档案记录的责任落实到位，保质、保量并按时的将项目文件资料收集全面。在必要的情况下，可以将档案搜集的工作细节在承包合同中加以明确，从而保障相关档案管理工作的顺利施行。

2.2基建一体化信息管理系统的完善

基建一体化信息系统的完善是档案信息管理的根本所在，同时也是基建项目业务流程和业务表单统一、规范的基础保证。笔者认为，符合现代化的基建一体化管理系统应该符合以下几点标准：1.鼓励管理工作人员进行高效率的档案整理和维护工作，保障整体档案管理的工作效率；2.弄清基建项目档案信息管理的基本需求，争取实现规范化、现代化的档案管理目标；3.保证企业管理层对信息获取的快捷性和有效性，落实“集团化管理模式、一体化管理制度，加强公司的有效管理控能力”，从而推进档案管理工作的改进和完善。4.基建项目档案信息管理系统应建立统一的信息化平台、固化全网基建项目管理业务流程和业务表单、提升基建项目在安全、质量、造价、进度等核心领域精细化管理水平三大建设目标。

2.3管理范围有所明确，工作重点有所突出

项目准备、实施、监察和完工是基建项目过程管理的几大基本步骤，而在这几大步骤进行和完成的阶段都必然会进行相关的记录资料。几个重要阶段的文件范围可划分为：1.项目准备阶段。项目确立资料文件、项目审核批注文件、项目管理机构审批文件、招标投标文件、预算管理文件等等；2.项目实施阶段。基建项目文件、安装工程文件、材料检测文件和施工记录文件等等；3.项目监察审核阶段。监督规划文件、进度督查文件、质量管理文件以及监察总结文件；4.项目完工阶段则有验收管理文件、项目结算文件、完工总结文件等。而由于基建项目规模的大小、地域限制的条件以及电压等级的高低都有所不同，所以管理人员要结合项目实际情况，对管理重点进行把握，从而保证档案信息管理工作的顺利进行。

2.4管理人员素养的提升

当下的基建项目档案管理工作在系统管理方面是比较稳定的，而作为管理系统的中心人物——管理人员，其基本认识则关系到了档案信息管理工作的质量。笔者建议，加强对管理人员的培训管理，让其对档案管理工作的认识有所提高。同时，要将服务精神要强化到个人思想当中，并提升个人工作能力。建立明确的责任追究制度，完善档案管理工作的构建。

总结

综上所述，我们不难看出，电力企业的基建项目档案管理与一般的档案管理有所不同，不管是在专业程度上还是系统层面上，基建项目档案管理所要求的标准都较为严格。由于档案管理在项目实施中所占比例较大，同时对项目实施起到了控制管理的作用，因此，我们要重视基建项目档案的管理工作，从而使得基建项目的全过程管理更为完善。

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