开展档案工作科学化管理示范单位创建工作的要点和措施

摘 要：为全面加强全市公路系统档案管理工作，切实提升档案工作“制度化、规范化、科学化、信息化”管理水平，根据中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，以及省档案局《山东省档案工作科学化管理规范》及其测评办法，我局积极开展档案工作科学化管理示范单位创建工作，并于2015年11月顺利通过山东省档案局测评验收。

关键词：档案；科学化；示范；要点；措施

近期，本人总结了档案工作科学化管理的工作要点及工作措施，结合工作实际做以下几方面简要概述：

一、加强档案组织领导

（一）设立档案工作管理机构，明确工作职责；建立完善档案监管网络，实现各内设机构全覆盖。

（二）档案工作纳入单位工作议程，纳入各项工作流程，制定本单位档案管理中长期规划。档案机构要加强业务指导，行使监督职能。

（三）认真组织学习贯彻落实国家关于档案工作的法律、法规、规范和技术标准，严禁档案管理违法违纪行为。

二、加强档案制度建设

（一）建立健全文书、人物、业务、科技（项目建设、设备、科研）、会计、照片、声像、电子、重大活动、实物、图书资料等各门类档案的归档整理及分类编号办法，完善文件材料归档、整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理及离岗交接清点等综合管理制度。

（二）加强档案专兼职人员培训，做到持证上岗，做好业务技能培训记录。

（三）档案工作经费纳入年度预算。配备必要的设施设备，确保满足本单位归档文件材料规范整理、档案安全保管、信息化建设及开发利用等业务需要，档案年经费综合支出达到3元/件以上。

三、加强档案资源建设

（一）对所有门类、所有载体档案集中统一管理，建立《档案管理台账》，严把收集关、归档关、复核关。

（二）做好特殊载体档案的保管工作。光盘（电子文件）、软盘、录音带、录像带、照片等应符合相关收集整理及保管要求，做好恢复、备份等工作，确保质量。

（三）严格执行文件材料归档制度。对国家规定应当整理归档的文件材料，做到应收尽收，应管尽管。

四、加强档案信息化建设

（一）档案信息化建设纳入单位电子政务、办公自动化等信息化建设总体规划，统一规划、设计，并配备档案信息化基础设施设备。参照数字档案室（馆）建设指南，将档案信息化管理系统融入单位OA办公自动化系统，在电子文件格式、元数据采集、移交归档等方面充分考虑档案管理的要求，达到文档一体化。实现室藏传统载体档案的数字化，开展原生电子文件的归档、整理、移交等工作。

（二）完善档案信息化建设需求设计方案和实施方案，建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等，实现对档案资源的数字化管理。全面构建档案资料收集归档、数据管理、检索、借阅、统计、利用等各环节的（全文）数字化管理模式，切实提升档案信息化管理水平。

（三）完善档案管理应用系统，电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统，能够自动接收采集各业务系统生成的电子文件及其元数据，实现电子文件及其元数据的实时归档。单位各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定，音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

（四）加强档案信息安全，按照信息系统安全等级保护工作的要求，配备必要的信息安全设备，设定档案信息系统访问权限。定期检查非纸质载体的可读性，确保其数据长期有效性；及时备份档案数字资源，建立数据恢复机制，开展重要档案异质异地备份。对室存的电子文件实行硬盘、光盘异质备份，对存储介质半年进行一次检查，3年更换一次存储载体。对OA办公系统数据、电子档案管理系统数据、内（外）网站数据的文书、科技、声像、照片、实物等档案执行即时硬盘异地备份，在服务器出现异常情况下，可即时实现异机系统搭建及数据恢复，确保档案数字信息的安全完整。

五、加强档案安全保障

（一）档案库房、阅览室、办公室满足开展档案工作基本需求。档案库房配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录仪、灭火器、空调机、去湿机、加湿器、消毒灭菌机、吸尘器、符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备，达到“九防”要求。

（二）完善人防、物防、技防、联防体系，健全档案信息数据安全管理机制和电子档案数据容灾管理、重要档案异质异地备份等安全保障措施。完善档案利用审核鉴定机制，对拟在网上公开的档案信息，应特别审慎进行鉴定。

（三）档案的出入库登记内容准确、及时；库房温湿度记录完整规范；定期开展库房安全检查，有库房安全检查记录和总结；发现问题应有整改措施且落实到位。

（四）制作档案人员离岗交接清点台账，办理档案交接手续，到同级档案行政管理部门备案；定期开展档案清点工作，并写出清点报告。

六、加强档案服务利用

（一）档案整理科学。严格按照国家标准整理各种门类、各种载体档案，做到齐全完整、分类科学、标识规范、排列有序。

（二）检索工具完善。按照国家规范编制各种门类、各种载体档案的机检式、手检式检索工具，完善全宗卷、案卷级目录、文件级目录、全引目录、分类目录及各种专题目录，进一步提高档案资料的查准、查全率。

（三）全宗卷齐全规范。按照《全宗卷规范》（DA/T12-2012）和《全宗指南编制规范》（DA/T14-2012）建立全宗卷，内容涵盖全宗介绍、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术应用等方面。全宗卷文件材料做到真实、齐全、准确，力求全面反映单位全宗及其管理的历史面貌。

七、加强档案工作创新

积极探索新形势下档案工作新思路，结合单位实际和工作需要，在档案监管、收集整理、利用服务、保管保护及制度建设等方面开展具有首创性和示范性作用的创新工作，促进档案科学化管理水平再上新台阶。