运用信息技术杜绝物资管理中存在的问题

摘要：目前港口企业及公司都面临这样一个问题：每个港口企业所需的物资占企业成本的比例越来越高，杜绝物资管理中的各种漏洞，控制好物资成本，将会大大降低企业的生产成本。本文主要围绕杜绝“物资管理漏洞，降低物资成本”的主题，结合本人多年来在物资管理系统开发维护方面的经验以及信息技术的特点，从物资领料需求的产生、物资领料计划的申请审批，及物资采购、发放等各个方面存在的问题和解决方案谈一下自己的看法。

关键词：物资管理；成产成本；物资成本；领料需求；领料计划；采购计划；询价单；比质比价；跟踪监管

中图分类号：F407.22文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2012) 05-0000-02

企业所需的各种物资在企业的经营成本中占有很大的比例，降低企业经营成本是企业发展的主攻方向。随着各大企业的转型，企业生产所需的物资占公司成本的比例越来越高，杜绝物资管理中的各种漏洞，控制好物资成本，将会大大降低各大企业的生产成本。

随着每一次信息技术的更新换代，信息技术在物资管理领域的使用范围越来越广，对物资管理水平的提高，产生了巨大的推动作用。但是由于人员素质等各方面的原因，制约了信息技术向物资管理领域深层次渗透的力度和深度，致使港口企业的物资系统在物资管理领域作用一直起着记账、统计、查询等简单肤浅的作用，而不能起到规范物资管理，杜绝管理漏洞，支持领导决策等深层次作用。虽然当前版本物资系统，在这方面作了很多的工作，增加了大量的这方面的功能，但是由于各方面的原因，要么有的功能没用推广使用，要么有的功能只在小范围内推广使用，效果不是很理想。本文主要围绕杜绝“物资管理漏洞，降低物资成本“的主题，结合本人多年来在物资管理系统开发维护方面的经验以及信息技术的特点，从物资领料需求的产生、物资领料计划的申请审批，及物资采购、发放等各个方面谈一下自己的看法。

一、物资领料需求的产生

这一环节是物资管理的起始环节，是物资管理中最容易被忽视的环节，也是漏洞最大的环节。目前港口企业在这个环节的管理方式是这样的：每个月初，由各部门的技术员报采购计划，然后由各级领导进行审批，批准之后物资公司即可实施采购，几乎没有考虑物资公司仓库的库存情况，这样造成对大量已有库存的物资进行了重复采购，这样造成了大量物资的积压。而对物资领料，只要相关的司机开一张领料单，负责的技术员签字通过，既可领料，对领料过程基本没什么监管。这种管理方式完全是一种只控制采购，基本不控制领用的管理方式。这种方式存在极大漏洞，只要司机和相关技术员串通好，即可私自领料.更有甚者，有的技术员或司机利用物资公司对领料人员不熟的漏洞，直接冒充司机或技术员进行领料，这造成了大量的物资流失，增加了生产成本。要杜绝这方面的漏洞要从以下几方面入手：（1）增加物资领料的事后监督监管机制；为了不耽误生产，产生领料需求后，可以按照原来的方式进行领料，但事后要进行物资领料的申请审批，由相关领导和技术人员对领料的合理性和必要性进行审查监督。这方面在现行物资系统中已经有了完善的申请审批流程，下一步只要加强推广使用即可。（2）在物资系统中增加对领用物资的跟踪监管程序，加强对领用物资的横向和纵向对比，以判断物资领料的合理性。这需要在物资系统中，对每一笔领料数据的使用方向都具体到单车，这样就可以统计一段时间内某个设备对某个配件的使用情况。所谓的横向对比就是：某个设备和其他想同型号设备在相同时间段内对相同配件使用情况的对比。如果其使用数量，明显大于其他设备的使用数量，则要审查其物资领用的合理性，以确定是什么原因导致这种情况的发生。所谓的纵向对比就是：程序根据该设备的以往使用情况算出该配件在该设备上的平均使用寿命，若该设备在平均使用寿命内反复领用该物资，则其领用合理性值得怀疑。

二、物资领料计划的申请审批

有关领料计划的申请审批，长期以来都是采用专人负责只针对少数大宗物资进行手工申请审批。这种方式存在两个问题：有的物资需要审批有的物资不需要审批，需审批物资和不需审批物资之间没有明确的界限，这就为别有用心的人提供了极大的漏洞；“专人负责，手工审批”效率非常低下，一笔物资往往需要几天时间才能审批完毕，这样往往能因为不能及时审批而耽误采购，从而影响生产的顺利进行，同时由于需要专人负责，像机械公司、门机队等用料多的单位需要安排专人负责领料计划的审批工作，这浪费了大量的人力。为了解决这些问题，可以开发一套物资领料计划申请审批程序，将物资领料计划申请审批都放到网上进行。这样可以将所有物资纳入到物资领料申请审批中来（对少量多次的物资可一会总成一张单），这样就杜绝了不经审批就可领料的物资的存在，使所有的物资领用都处在监管之中。物资领料计划每天都在固定的时段进行审批，这样就不需要专人每个部门去审批了，大大提高了审批效率，节省了人力。

三、物资采购管理

当前管理物资的公司每月结存时，都有很大数量的非必要库存积压，造成这种状况的最主要的原因，就是物资采购管理环节的混乱。现在由于基层公司一直把领料计划当成采购计划，上报到物资公司，物资公司据此进行采购，从而造成大量的重复采购。解决这个问题，需物资公司根据每一种物资的月平均消费量、供货期以及各种实际情况，对每一种物资设定一个保险储备量。以保险储备量为基准，结合库存情况，开发一套物资采购计划计算机自动生成程序。由计算机对上报的领料计划进行分析处理，自动生成采购计划，从而杜绝重复采购情况的发生，消灭物资的积压。

采购过程中，由于管理物资的公司每天都有上百笔物资的采购，每一笔物资的询价单都有业务员手工绘制填写，这大大影响了采购员的采购效率，我们完全可以开发一套询价单自动生成程序，由计算机自动根据采购计划自动生成相应的询价单，原先一小时的工作量可以用两分钟就完成。

采购比质比价申请审批过程，当前主要以手工申请审批为主，采购员觉得需要经领导审批的，就手工制作相应的比价单，然后照相关领导进行审批，可以说比质比价的主动权完全掌握在业务员的手中，领导的监督也只是一种被动的监督。解决此问题，可以将判断每一种物资是否需要比质比价的权力放到物资系统中去，由物资系统自动判断每一笔采购受否需要比质比价，一旦发现需比价而没比价的物资则不能入库。这样就可避免逃避物资比质比价情况的发生。

四、物资出库

物资出库环节主要从两个方面着手。一是保证出库与领料计划的一致性，要想做到这一点，只要在系统中限制没有领料计划的物资不能出库即可。第二个方面就是，申请人和领料人必须是一个人，要做到这一点儿，须在系统中增加领料人员档案，在领料时自动显示领料人的照片签名等档案信息以供保管人员核对查验，杜绝物资冒领现象。

物资系统给物资的科学合理流动提供了一个平台，它本着“先有申请，后有采购”的原则，先让领料单位录入申请计划，经过合理的审批手续才能形成采购计划，采购计划要经过比质比价、合同签订、物资到货后经检验合格后才能办理入库，这样就从物资流动过程的起始端保证了物资流动的合理性。还有“供货商信誉评价”、“物资储备定额核定”、“超储物资处理”等功能为物资采购提供依据，所有这些都是为了把库存维持在一个合理水平。物资管理系统的操作流程具有方向性并且是紧密联系的，用户可以查询物资整个流转过程，这样就增加了物资系统操作过程的透明度，从另一方面起了一定的监督作用。

物资管理系统将日常物资管理工作纳入到计算机管理，实现了物资管理的信息化。它彻底解决了数据错误难以查找、不能对物资流转过程及流向进行监督的问题，实现了物资管理工作的高效率、规范化、科学性、透明化，使日常物资管理工作水平上了一个新的台阶。

总之，要运用现有的信息技术克服我公司物资管理中存在的问题，需程序开发人员开发出全面周密的物资管理系统，物资管理人员熟练充分的运用物资系统。只有程序开发人员和物资管理人员相互协调充分合作，才能杜绝物资管理中的各种漏洞。