浅谈高校学位论文提交工作

摘要：本文结合北方工业大学图书馆（以下简称“我馆”）研究生论文收集与加工情况，剖析了TPI学位授权、提交系统的工作流程，并对学位论文管理提出了建议和措施。

关键词：学位论文；电子版；TPI

中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1671-0568（2013）05-0178-03

图书馆是文献信息资源的集散地、是收集、整理、保存、和传播文献信息的科学、教育、文化机构。高校图书馆作为我国高校现代化信息传播媒介的重要组成部分，处在社会信息化浪潮的前沿，担负着信息资源建设的重要任务，其中研究生学位论文数据库的建设与完善则是衡量学校教育教学、科研水平的标尺，是反映图书馆馆藏特色和服务水平的重要内容。本文以我馆为例，从以下几个方面探讨研究生学位论文的管理现状、存在问题以及解决办法。

一、研究生学位论文建设的重要性

研究生学位论文是研究生为获得学位而完成的一种学术成果，具有较高的创新性和开拓性，其专业性强、信息量大、情报价值高，是一种集学术价值、研究价值、和收藏价值于一体的科技文献。

研究生论文数据库的建设不仅反映出高校自身的学术特点，更是高校中独一无二的特殊、珍贵资源。

二、我馆学位论文收集与使用现状

我馆的研究生纸本学位论文收取工作已经持续多年，但学位论文电子版的收集工作2003年才开始试运行，2004年全面展开。图书馆采用清华同方公司的TPI系统完成学位论文电子版的收缴、加工工作，2003～2011年累计收集论文电子版2269篇，2003～2011年论文收集率均达到98%以上。读者不但可以查阅纸质版学位论文，还可通过访问我馆网站，查看电子版的学位论文。电子版学位论文的收集，不但大大提高了学位论文的利用率，而且更重要地是对全校师生的研究提供了重要的参考价值。

三、学位论文提交过程、存在问题、解决办法

1.TPI系统论文提交、加工流程（如图1）

2.提交存在问题及解决办法

TPI在线提交功能使得论文资料收集工作实现了自动化与数字化。但是，由于毕业生初次使用TPI系统，对提交流程不熟悉，有些学生甚至表现出不理解、嫌麻烦的态度。还有些学生已经开始在外地工作，我馆系统只能在校园网上提交，收集这部分论文难度加大。另外，在学位论文提交集中时期，提交论文数量突然剧增，网速会相应下降，系统也开始不稳定，登录不上，上传论文不成功甚至死机现象经常发生。针对这些问题，为了保障学生能够顺利提交论文，我馆采取了如下措施。

（1）我馆规定毕业学生只有在提交学位论文后，才能在学校的离校通知单上加盖图书馆印章，否者不予离校。在具体实施中，我们利用汇文系统将没有提交论文的学生做了标记，从而确保毕业学生论文提交到本馆学位论文数据库中。

（2）图书馆与研究生部网页同时提交通知并附提交说明。

（3）创建专题网站。在首页上，通过学位论文库提交流程的网上演示，使文本型的学位论文说明变为一个动态演示过程，生动形象地给学生展示论文提交流程。。

（4）在提交前给部分学生干部代表作专题培训，发挥学生干部的积极作用。

（5）开通网络咨询服务。

3.TPI系统审核、接收学位论文存在的问题及解决方法

TPI系统上传论文包含两部分：一部分为个人信息及论文信息，一部分是上传论文的word及pdf格式。审核论文首先是提交的个人信息。其次是学位论文的格式、内容。在工作中总结问题如下：

（1）提交的个人信息、论文信息不全。

（2）提交的论文具体内容不全。提交内容包括：封面、学位论文任务书、独创声明、中英文摘要、目录、正文、参考文献、硕士期间发表的论文、致谢。很多学生提交的学位论文电子版不是无摘要、参考文献，就是没有学位论文任务书、独创声明、中英文摘要，等等。

（3）提交的文件没有合并。

（4）带图表论文上传后出现大面积空白或乱码。

（5）提交的学位论文格式不对。我馆要求word和pdf格式有的学生只提交一种。

学生上传论文格式达不到要求，给图书馆工作人员和学生自己都带来诸多不便，双方都浪费了大量的时间和精力。就这些问题，我馆采取如下措施：①与研究生部协调合作，加大干预力度。②提交的个人信息增加通讯方式。及时与学生沟通，解决问题。③在相关网站上提供转换软件，提供技术支持。④面对确实有困难的学生，实行绿色快速通道。

4.论文和检索

论文后，在图书馆学位论文网上，毕业学生可以复核自己的论文信息。读者可以通过复合式检索或单项检索，用论文题目、所在学院、作者姓名、学科名称、学号、导师姓名、中英文关键词、中英文摘要等基本信息查询。

5.利用TPI数据，建汇文论文数据库

TPI数据库在论文提交方面是方便、快捷的。但是，由于是单独的数据库，服务的广度受到限制。针对这个问题，我们采用将TPI数据导入图书馆首页汇文系统的办法，有效实现读者范围的最大化。具体操作是第一步：利用TPI转换工具，将数据转换成汇文通用的marc数据。如图2所示，第二步：将marc数据导入汇文系统。

6.论文编目

编目是对审核符合要求的论文进行分类、数据加工。我馆馆藏号由学科代码、学位授予年号和流水号组成。采用这样的编目方法，可以把同一专业的学位论文集中在一起，学位授予年号可以区分相同专业中不同年份的学位论文，同时采用流水号来反映每一专业的学位论文数量。

以上是笔者从事研究生论文提交工作以来的的一些总结。研究生学位论文在相关专业或有关课题的研究方面都具有重要的指导意义，是高校不可或缺的一种信息资源，图书馆对研究生学位论文的收集和管理也是高校科研与教学的基础工作之一。图书馆相关工作人员要不断加强理论学习，细化管理理念，提高服务水平，在工作中不断总结经验，保障学位论文交流平台的顺畅与质量。

参考文献：

[1]王敏虹.加强高校学位论文的开发和利用[J].高校图书馆工作，2004，（6）.