农业科研档案的鉴定与销毁

江苏省农科院的前身为1932年国民政府在南京创建的中央农业实验所，是全国最早的农业科研机构之一，在我国农业科技发展史上具有重要地位。目前，该院档案室保存了1937年以来科技、文书等各种门类和载体的档案近14000卷。科研档案占室藏档案的45％，其中，保管期已满的短期科研档案占室藏科研档案的三分之一。长期以来，因囿于人力、物力和鉴定工作经验不足等客观原因的限制，一直未能对这批短期档案开展鉴定。加之档案数量的逐年增加，导致库容紧张，形成新旧档案争夺空间的尴尬局面。2002年3月，根据有关规定，该院对1937年至1976年以前形成的保管期已满的1490卷短期科研档案进行了鉴定。其中销毁1122卷，占鉴定总数的75％，留存368卷，占25％。

农业科研档案鉴定是一项专业性很强的工作，必须从农业科研的全局出发，立足于全宗，分析全宗内现存档案状况。首先必须对鉴定对象做到心中有数，要熟悉、掌握短期档案的保存状况；其次，全面了解全宗所有档案状况，包括永久、长期档案的内容，完整程度等，这是做好档案鉴定工作的前提。分析本次需要鉴定的现存短期档案的状况，有以下几个特点：

1． 需要鉴定的档案涉及不同时期、众多专业，且时间跨度大。这部分档案是民国后期、建国初期与期间形成的，涉及到粮食、经作、畜牧、兽医、土壤肥料、园艺蔬菜、遗传生理、农业宏观研究等10多个专业。

2． 需要鉴定的档案内容芜杂、且不规范。这批待鉴定档案虽为短期，部分是建国前与建国初期形成的，当时国家还未有规范标准出台，而各单位本身也就更谈不上有什么保管期限表等；另一部分，期限虽届满，但价值仍存在。此外短期科研档案中既包含着不少无价值的材料、资料，同时又包含着部分有价值的应该长期甚至永久保存的材料。

3． 档案价值鉴定标准依据的局限性，使档案鉴定难以把握，标准难以统一。一方面是保管期限表不完善，部分条款规定过于笼统、粗放，诸如“重要”、“一般”的模糊化规定与实际鉴定工作的具体要求难以协同，给实际操作带来了一定的难度；另一方面，民国档案价值的鉴定原则、划分办法和存毁区分表尚没有统一的标准。因此，欲鉴定这部分档案确有困难。

鉴定前的准备

农业科研档案鉴定是一项极其严肃的工作，它要求档案工作者要有超前预测意识和严谨的工作态度，责任十分重大。因此在鉴定前必须建立组织，明确原则，制定标准。

健全组织。健全的组织是完成档案鉴定工作的基本保证，按照有关档案鉴定的要求，在农科院档案鉴定领导小组的基础上，针对鉴定内容所涉及的相关专业，重新建立了由领导、专业技术人员、科研档案人员组成的“三结合”鉴定工作小组。

明确原则。为保证鉴定准确，去留无误，在制定鉴定标准前，组织档案鉴定工作小组全体成员学习《科学技术档案工作条例》等规定，并进行广泛而又深入的讨论，从而使鉴定组成员对鉴定标准的把握，鉴定的程序和方法有一个比较明确的认识。

制定标准。标准作为衡量档案价值的尺度，是鉴定工作得以顺利进行的关键。按照总的鉴定原则，全面考虑被鉴定农业科研档案的实际状况，根据不同的专业类别制订相应的鉴定标准。专家们根据各专业所涉及的内容，从全宗整体角度出发，本着对历史、对未来负责的态度，用全面的、历史的、发展的观点，既立足于本学科发展的状况，也着眼于整个农业科学研究的发展；既从宏观出发，也从微观考虑；既做到层次分明，又便于“对号入座”；提出了较为原则的鉴定标准，制定了较为细化的鉴定细则，使其在工作中更具有操作性，为鉴定工作的正常开展奠定了基础。

鉴定程序

1． 初步鉴定。初鉴是鉴定过程的第一道程序。工作中，依据鉴定原则和标准，采用直接审核档案内容与价值的鉴定方法。运用辩证的观点，发展的眼光，从各学科的实际出发，对保管期满的短期档案进行逐卷、逐件、逐页地审查，着重看研究材料的实际内容，分析其自身的价值和各方面的特点。即从政治、经济、史学以及农业科学研究等方面来认真甄别、辩证衡量、客观分析其有无继续保存的价值，做出公正、合理、准确的判定结论，从而确定去与留。为防止因一时疏忽而误判误剔，确保鉴定工作的方向和质量，在鉴定中，以标准为确定档案价值的尺度，针对农业科研档案的特点，既遵循主体原则、历史原则、全面原则、发展原则，同时在市场经济条件下还要兼顾成本与效益的原则，全面正确分析估价档案价值的多元性和复杂性。

一是看它的实际价值。对今后仍能为经济建设服务，便于工作查考和历史研究的留从宽，去从严。比如，兽医类猪气喘病的研究材料在国内乃至国际均属先进，且全国从事此项研究的仅两家科研单位，这部分档案材料对当前及以后的科学研究均有极其重要的参考价值，因此留存从宽，剔除从严。

二是看研究手段、方法与基础。比如，部分水稻、棉花原始实验记载，考种表及配套的栽培技术等，其研究内容在当时为先进，为当时的科学研究提供了翔实的依据。随着社会的进步，科学的发展，社会对利用档案的需求也在不断发生变化，伴随着利用需求的改变，这部分科研档案的价值也发生相应的变化，部分技术已相应被淘汰，对目前或今后的科研工作已没有使用价值，则去从宽。

三是对纯属事务性仅供参考的或重复出现的材料，比如期间的整社经验、社队工作总结以及重复的考种表等则留从严，去从宽。

四是对有争议的档案，先由相关专业类专家研究提出初步鉴定意见；再经档案鉴定小组会诊，共同审核，统一认识，决定取舍。

在这次鉴定的档案中，有部分是民国时期形成的档案。民国档案的鉴定增加了这项工作的复杂性和难度。因为，民国档案的鉴定不同于现行档案的鉴定，不宜采取传统的划分保管期限的方式，应采取特殊鉴定，即区分价值等级。实际工作中，既坚持原则，从宏观上领会把握精神实质，又不教条；既照顾历史，也面对现实，对具体档案作具体分析。采取审慎的态度，既考虑档案的内容成分，也考虑档案被利用的情况，既看到现时，也看到未来，综合分析，认真甄别其价值等级。比如，对于1937年形成的四川省地力测定以及1940年形成的云南磷矿石等研究资料，虽现行查考利用不多，但作为历史研究资料则比较珍贵，因此，留存从宽。通过鉴定，既挽救了珍贵的历史档案，同时也剔除了价值不大的冗余材料。

2． 复审。为了把误差的可能性减少到最低程度，我们在专家个人审慎鉴定的基础上，采取鉴定人员交叉审查、共同审核和鉴定工作小组复审的形式，对决定鉴销与留存的档案进行逐一复审过堂。根据不同类别、不同专业，提出保存或鉴销意见，保证了档案鉴定的质量。

3． 区别对待卷的拆分与合并。由于农业科研档案的特殊性，因此在鉴定过程中，原则上不拆卷，进行整卷处理。对需拆卷的则区别对待，正确处理。凡整卷内容无保存价值的就整卷剔除；凡一卷中大部分内容有继续保存价值的则保持原貌，整卷留存；凡一卷中少数有保存价值的则拆卷抽出，与相关专业保留材料合并，重新组卷。

4． 妥善处理提升与新组卷的编号、上架。经过鉴定确定需要继续保存的档案中有368卷延长了保管期限。其中200卷作为长期保存，168卷作为永久保存，占鉴定总数的25％。

工作中，首先对留存卷进行了规范化整理。一是编制页码及文件目录；二是对破损档案进行修补，更换卷皮；三是在保管期限栏内加盖“长期”、“永久”印章；四是重新按专业、年代编号，贴标签；五是编制留存档案目录，既编制总目录，同时根据不同专业类别分别编制分类目录。其次，把提升卷按专业、按年代、按保管期限分别排列在1985年以前形成的相关专业档案的后面（因1985年后科研档案执行的是新标准）。这样处理既不打乱原有编号，也不另排架，使提升卷与原有相关专业档案融为一体，便于保管与利用。

鉴定工作结束后，对一经确定销毁的短期档案，应采取相应措施，进行销毁。一是编制销毁清册。首先将销毁的1122卷档案文件目录拆下来，装订成册作为文件级销毁清册；再将原有的短期档案案卷目录作为案卷级销毁清册，并在目录后的备注栏内标注销毁或升长的期限即可；二是将编制留存的档案目录，分别装订到案卷总目录与分类目录后；三是撰写档案鉴定销毁工作报告，详细说明此次鉴定的主要情况、数量、剔除与留存数量、涉及的内容、处理的方法以及参与鉴定的人员及其他相关情况；四是填写档案鉴定销毁清册，报档案鉴定工作领导小组审签后报分管院领导审批；五是鉴销档案。将待销毁档案送省保密局销毁，档案人员参与鉴销，销毁人员、鉴销人员分别在销毁清册上签字。最后，将科研档案鉴定工作卷一式三份，一份上报备案，一份放入全宗卷，一份存档以备查考。

实践证明，档案鉴定工作并不是，只要我们依据法规，坚持原则，严格把握鉴定尺度，立足于全局，就一定能把鉴定工作做实做好。