档案信息化管理的建议

一、促进档案信息资源的共享性和信息化

（一）档案资源的共享性。在信息化技术的牵引下，实现档案资源的共享性，便成为档案信息化管理的终极目的，而资源的共享也能够使档案的价值得到最大程度的体现。而要达成这一目标，关键在于档案资源的信息化建设。档案资源具体可从以下两方面来分析：第一，依托信息技术的优势，促进档案信息的自动化、一体化管理，这样不但提高了信息检索速度，而且能够针对不同载体的档案，诸如图像类、文字类的数字化存储，通过计算机网络技术的整合，使它们转化为图文并茂的新资源，从而增加了档案信息资源的表现形式；第二，在计算机网络的运行环境下，能够实现档案信息的远距离传输，从而实现信息资源的共享。这样既明确了档案管理的内容及范围，又规范了档案管理工作的各项环节。

（二）档案资源的信息化。与传统的档案管理工作不同，通常意义的档案管理信息化是由有关的档案行政管理机构进行统一的组织和规划，并以现代信息技术为依托，采集、保存并整理档案中的信息资源，并提供档案信息的服务等。实际上，档案管理信息化从一定意义上完成了档案管理模式从实体保管到数字化管理的转变，为传统的档案管理工作提供了新的发展动向。信息时代下的档案管理虽然脱离了实体的保管，但在数字化和现代化的管理道路上，还需要依托相关的硬件和软件。具体表现在以下三方面：首先，有统一的信息设备和基础设施，以此为载体，建设数字化的档案管理系统；其次，在统一标准规范的指导下，建立信息资源库，并提供技术支持；最后，对信息化人才进行系统培训，利用信息技术的优势，提高档案管理的工作效率。

二、增强档案管理人员的创新观念和培训力度

在信息化时代的大背景下，档案管理工作人员除了具备丰富的专业理论知识和良好的职业道德操守，还需要有创新观念。信息化的新型技术要求档案管理人员具备独立思考能力，在兢兢业业的整理分析工作中，能够及时发现问题，并有效分析解决问题。拥有自身的独立思考，既能提高档案管理人员的工作积极性，又能使其在突破传统管理模式的前提下，对新发现的问题进行创新解答，从而拓宽档案管理的新型管理模式。

档案管理部门可以适当地制定一些奖惩措施：对档案管理人员的具体工作表现进行分析，将其作为依据制定一系列的奖惩措施。对于一些作出了创新型贡献及整体业务能力较高的管理人员给予一定的奖励，如职位晋升或奖金发放等；将末位淘汰制作为惩罚体系中的核心，对于一些业务能力及工作较为落后的档案管理人员进行培训或是停职留薪等处理。可以实行一对一的帮扶方法，由业务工作水平较高的档案管理人员对业务能力较差的管理人员进行帮带培训工作，在档案资源、文书等方面的工作能力进行科学有效的培训。与此同时，现代信息化技术主要依托于计算机网络技术来作用于档案管理工作，这便要求档案管理人员在掌握常规的档案管理知识之余，还要熟悉使用现代化技术。具体来讲，档案部门应该高度重视对档案管理人员的培训工作，并积极开展相关的课程和活动来提高档案管理人员的专业知识和技术水平，从而有效推动档案管理工作在信息化时代的发展进步。

作者：于昕鑫单位：荆楚理工学院图书馆