浅谈基于网络技术的档案管理系统

摘要：本文叙述了基于网络技术的档案管理系统的必要性与重要性；阐述了系统的目的与实现依据；细致分析了系统的设计语言；文章给出了系统设计的流程图；详细剖析了系统各模块的实现，并给出了部分典型代码，在现阶段具有一定的理论与实践意义。

关键词：网络技术，档案管理，VC++

中图分类号：G271文献标识码： A

前言

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在从事政治、经济、军事、科学技术、文化等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图像、语音等不同形式的历史记录…。档案管理工作从具体业务来说，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等工作。其根本宗旨在于维护档案的本质特性和根本价值，并运用各种方法利用档案信息资源，使档案的本质特性和根本价值得以充分体现。

作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。

1 目的与依据

1.1 目的和意义

档案管理是一项重要的基础管理工作，涉及了单位的所有部门，每个部门均可能产生档案材料，档案日常工作主要包括收集、鉴定、整理、利用、编研、统计、销毁等。经过多年的发展，档案管理已形成较严格的管理流程，档案库存比较清楚。但由于文件、档案数量较多，分类方式与组卷方式发生过多次改变，并且档案所涉及的部门很多，各部门又各有自己的接收、移交档案材料目录，它们之间缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在各部门的计算机上，造成工作的重复，增加出错的几率。

而市面上现有的档案管理软件要么不实用，不利于维护，要么价格较高。开发基于网络技术的档案管理系统对提高单位信息共享程度，以及实现纸质档案与电子文档的共同管理具有很大实用意义。种种现实状况表明，建立基于网络技术的数字化档案管理系统具有重大意义。

1.2 设计思路与依据

基于网络技术的数字化档案管理系统设计思路与依据如下：

计算机设备

从传输、存储到显示都是通过计算机实现，离开了计算机的软硬件条件，人工不可能将数字档案信息存储到存储介质上，也不可能识别存储在存储介质上的数字档案信息。

安全性

处在系统网络中的数字档案信息表现出明显的不安全性。计算机网络系统给人们的生活带来了很多便捷，但也同时带来了某些隐患。另外，计算机病毒的威胁、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成数字档案信息丢失的问题，带来难以估量的损失。因此，系统设计时应充分考虑档案管理的网络安全性。

信息容量与存储格式

数字档案信息的数量庞大，而纸质文件主要承载文字和图形信息，数字档案信息的构成形态则是多变的。随着计算机技术的发展，人们创建了大量形态的数字信息，比如图像、音频、视频，它们即可以单独存放可以组合存放构成数字信息化档案，致使数字档案信息存储格式的复杂多样。因此，系统设计时应充分考虑信息容量与存储格式。

档案管理依据

档案管理有标准的规程规范，系统要严格按照规程规范作为设计依据。随着技术的发展，数字档案信息在新、旧数字平台间的转换是通过不同的标准与规范进行的，数字档案信息按标准进行管理，会减少数据格式变换的频率，降低所需的费用，另一方面也有助于数字档案信息在存取与保存时的完整性。

2 设计语言

Visual C++作为一种程序设计语言，它同时也是一个集成开发工具，提供了软件代码自动生成和可视化的资源编辑功能。在使用Visual C++开发应用程序的过程中，系统为我们生成了大量的各种类型的文件。

扩展名为dsw的文件类型，这种类型的文件在VC中是级别最高的，称为Workspace文件。在VC中，应用程序是以Project的形式存在的，Project文件以.dsp扩展名，在Workspace文件中可以包含多个Project，由Workspace文件对它们进行统一的协调和管理。与dsw类型的Workspace文件相配合的一个重要的文件类型是以opt为扩展名的文件，这个文件中包含的是在Workspace文件中要用到的本地计算机的有关配置信息，所以这个文件不能在不同的计算机上共享，当我们打开一个Workspace文件时，如果系统找不到需要的opt类型文件，就会自动地创建一个与之配合的包含本地计算机信息的opt文件。

3 设计流程图

基于网络技术的档案管理系统的总体流程如下：

图1基于网络技术的档案管理系统流程图

4 模块实现

4.1档案录入模块

对一般纸质档案、特殊载体档案进行录入、删除、修改。每一个题名都对应一个文件，通过题名查找文件内容，实现全文录入。模块的部分典型代码如下：

if((Directory == NULL)||(Directory[0] == 0))return;

char PreDirectory[MAX_PATH+1];

memset(PreDirectory,0,sizeof(PreDirectory));

CFileFind cFindDirectory;

short lens = strlen(Directory);

if(lens

4.2 档案查询模块

对各类档案按各种途径进行查询(通用查询)，按年度和档案类型查询。模块的部分典型代码如下：

for(short ii = 0;ii < lens;ii++)

{

if(Directory[ii] != '\\') continue;

if((ii != 0)&&(Directory[ii-1] == ':')) continue;

strncpy(PreDirectory,Directory,ii);

if(cFindDirectory.FindFile(PreDirectory) > 0)

continue;

｝

4.3 档案管理模块

进行档案的类别管理、立卷管理、销毁管理等。模块的部分典型代码如下：

for(i=1;i

{

lst[1] = i;

if(_CopyListReg(QSDWAi,lst,outdltbAi)==0) continue;

if(_RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi)==NULL) continue;

if(_GetReg(QSDWAi,i,&outdat,&len,NULL)) continue;

_GetRegEdge(QSDWAi,outdat,&len,&xxyy,&dianshu);

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi)

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,XZDWAi)

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,DLTBAi)

RegLst= _RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi);

}

4.4 报表打印模块

报表打印模块是指对各类档案报表进行打印。模块的部分典型代码如下：

if(_GetAtt(XZDWAi,PNT,ii,&stru,&att)

_GetField(att,stru,"权属性质",qsxz,256,NULL);

lxdwarea[1]=_GetFld(att,stru,"线状地物面积",NULL,NULL);

_GetField(att,stru,"地类编码",dlbm,256,NULL);

if(strcmp((char*)&qsxz,"30")==0)

{

if(strcmp((char *)&dlbm,"011")==0||strcmp((char *)&dlbm,"012")==0||strcmp((char *)&dlbm,"013")==0)

{gengdi=gengdi+lxdwarea[1]/2;t01=1;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"021")==0||strcmp((char *)&dlbm,"022")==0||strcmp((char *)&dlbm,"023")==0)

{yuandi=yuandi+lxdwarea[1]/2;t02=2;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"031")==0||strcmp((char *)&dlbm,"032")==0||strcmp((char *)&dlbm,"033")==0)

{lindi=lindi+lxdwarea[1]/2;t03=3;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"041")==0||strcmp((char *)&dlbm,"042")==0)

{caodi=caodi+lxdwarea[1]/2;t04=4;}

}

5小结

档案管理系统设计的目标是提高档案管理水平及效率、建立完整的统计查询分析功能、充分发挥网络信息技术的作用，以满足档案信息管理需求。系统设计的方法和原则是采用信息工程学与工作流结合的方法进行设计；在安全性和完备性的基础上，力求适用、灵活、拓展；软件代码标准化，软件统一化，确保软件的可维护性和实用性；界面力求简单明了、实用方便，能够满足不同层次用户需要。

参考文献

[1] 中华人民共和国档案法，1996．07．05

[2]王立新．实现档案管理信息化的途径与方法[J]．黑龙江省：管理科学，2011．

[3]韦桂婷．浅论新时期的档案管理信息化[J]．广东省：南方论刊。2011．