浅谈城建工程档案管理

内容提要：在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，城建档案工作发生了深刻的变化。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。本文对工程档案管理新模式进行了探索与实践。

关键词:城建档案；档案管理

中图分类号：TL372+.3 文献标识码：A 文章编号：

一、工程档案概述

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分：建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和建设部的共同要求。工程项目达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。

如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就处于乏人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其结果必然会影响工程的建设、整理与验收工作、建立工程档案工作的目的是为更好地完成现实与历史的重任。

二、当前城建工程档案管理模式的现状与问题分析

城建档案馆为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案馆内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，都在很大程度上解决了档案管理上信息共享、自动化处理以及数字化档案的初步要求，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟。并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：

1、电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了的极大冲击。 20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。

2、电子政务的加快推行，对传统管理模式提出了挑战。

档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些崭新的现代档案学理论，为我们实际工作提供了指导方向。

3、纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求。

城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会”，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。

现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变，是城建档案部门发展的必由之路。

三、新的管理模式的内涵与功能

新的管理模式要求我们从管理思想、管理方式、管理手段上进行变革，不在是老管理加新技术，而是新管理加新技术。我们认为新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象，采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，对档案实体达到有效保护的一种管理方式。新的管理模式是一种多元化的并行模式，它既是传统档案馆与数字档案馆的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行。

四、城建工程档案管理探索与实践：

城建档案馆从2000年开始，着手对这一管理模式的探索思考，并做了以下几方面尝试。

1、以法规、标准为依据，针对不同类别的城建档案实体、信息的接收，实行多种方法的前端控制。 档案接收是档案管理工作的源头，新管理模式的实施也必须从源头作起，确立实体与信息共同接收进馆原则。对新建工程的登记、规划、验收、备案做了明确的规定，并将其作为行政许可的条件之一纳入规划管理程序中。2004年成立塘沽区城建档案馆，为形成以市城建档案馆为中心的全市城建档案管理网络迈出了重要的一步。从法规建设、行政体制上充分保证档案接收进馆渠道畅通。 2004年承接并完成了市建委下达的《建设工程文件归档整编规程》。第一次以地方标准的形式，将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整编要求之中。明确档案实体、档案信息必须同时进馆，使得新模式的实施从源头有了标准可依。

实行前端控制，电子文件档案一体化，建立远程电子文件归档系统，在目前受到各种管理体制、技术方法的制约，全面、统一实施这种管理体系，不是一躇而就的事。城建档案馆档案的来源主要是两种渠道，一是城市规划、建设等管理部门形成的管理类档案，二是新建工程档案。我馆根据不同类别城建档案形成、管理的不同特点，采用两种不同的前端控制手段。

另一方面针对形成新建工程档案的各个建设单位现代化技术应用情况各异，行业标准不同，实现电子文件、档案一体化管理时机不成熟的特点，以规范档案信息进馆标准为突破口，实行信息管理的提前介入。

2、信息处理的多元化。

对馆藏档案的信息处理采用提取原始信息，加工特色信息、编研专题信息的多元化处理方式。根据城建档案的特性，通过建立特色档案数据库，建立各类档案的关联，实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工。

3、服务方式的多元化

随着公众利用档案意识的增强，城建档案开放力度的加大，社会对城建档案需求呈多元化趋势，传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式，随着信息时代的到来，将被改变。档案馆不在是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战，更好地满足社会公众的档案信息的需求，实现档案馆的社会功能，档案的利用模式必须进行变革。

五、新的管理模式给城建档案工作带来的变化

1、观念的转变 新模式下，受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。

2、工作内容、目标的转变。 新的管理模式下，我们的工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应现展需求的数字城建档案馆。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的一项主要工作。

3、人员需求的变化。 传统档案工作以纸张为工作对象，新模式下大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。人才匮乏成为新模式下档案馆面临的一个严峻的问题。

综上所述，城建档案馆必须树立“以人为本”的观念，从对档案馆人员需求的多样性，和变化性出发，培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。 面对机遇与挑战，城建档案馆如何适应社会需求，开拓创新，是摆在我们面前的首要任务。

参考文献：

①姜之茂《当前档案工作的走势评析》上海档案2002.3

②张大伟《关于大管理概念及其对策研究》档案科技与现代化113期