Excel在数据处理中的应用技巧

摘要：伴随着信息化时代的到来，在日常的数据管理中，常常会对很多数据利用Excel进行处理，文中介绍了在日常数据处理中常用的几个实用应用技巧，以达到事半功倍的效果。

关键词：Excel；应用；单元格；数据；应用

中图分类号：TP317 文献标识码：B 文章编号：1009-3044(2008)35-2437-02

Application Skills in Excel Data Management

ZHONG Qi, HE Wen-xiao

(Dept. of Computer Science, Neijiang Normal University, Neijiang 641112, China)

Abstract: Along with the arrival of the information era, people often use Excel to process data in the daily management. This paper introduces some application skills which can get twice the result with half the effort in daily data processing.

Key words: Excel; application; cell; data; application

1 引言

Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多企事业单位都是依靠 Excel 进行数据处理。然而目前很多人对于Excel函数的应用始终停留在求和、求平均值等简单问题上，而不注重对其应用技巧的探索。本文介绍了在日常数据处理中的几个实用的应用技巧。

2 几个实用的应用技巧

2.1 格式刷在合并单元格中的妙用

在一个工作表中，常常会遇到有很多单元格需要合并，但所合并的单元格并不统一，有两个合并、三个合并、四个合并等等。最普通的做法是合并单元格时一个一个的进行操作，但在每次合并时，都会有提示信息出现，大大影响操作速度。

更好的办法是：大概估计下在所有合并单元格中，最多的是几个合并（假设有M个），就先选中M个进行合并，然后双击格式刷，去刷小于M个的单元格。这种方法合并的好处是，想分开时，以前的数据照常存在。也没有相关的提示信息出现。

但要注意，合并后在用相关的统计函数时如countA等函数，要小心隐藏的数据。在合并前没有删除数据的单元格，在合并后对合并单元格进行相关的统计时，也会统计在内。

2.2 回车符在一个区域内从左向右的移动

在日常的应用中，常常需要在EXCEL的某个区域内实现数据先从左到右，再向下的顺序输入，如图1所示。

在EXCEL中，默认回车键后，向下移动，要实现如图2所示的输入方向，所要做如下修改即可。选择“工具”菜单中的“选项…”子菜单，在弹出的选项对话框中进行如图2所示的设置即可。

图1 数据输入示意图 图2 选项窗口

2.3 把竖向表格数据变成横向表格数据

在EXCEL中，虽然提供了转置功能，即把一个竖列转置成一个横行或把一个横行转置成一个竖列，但却无法实现以下功能：把一个竖列经转置后成为多个横行。

要实现一个竖列经转置后成为多个横行，只需借助Word的表格转换功能即可完成。操作步骤如下：

首先，在EXCEL可选中需要转换的列数据，复制；并在新建的Word文档中粘贴。

其次，在Word中，选中所有的列数据，单击“表格/转换/文字转换为表格…”。在“将文字转换成表格”的对话框中，填写转换后表格的列数，单击“确定”，即转换成了Word表格，如图3所示。

最后，复制转换后的整个Word表格的内容，在Excel中进行粘贴，即完成了竖向表格数据变成横向表格数据。

2.4 实现自定义数据的快速排序

在EXCEL中的排序，通常情况有按字母或按笔划排序，但在实际应用中，往往要求按特定的顺序进行排序。譬如，职称有：教授、副教授、讲师、助教，如果按照普通的排序，其升序为：副教授、讲师、教授、助教，降序为：助教、教授、讲师、副教授。但根据特定要求，需要按职称由高到低进行排序，即：教授、副教授、讲师、助教。

完成此功能，首先需要输入按特定要求的序列，即自定义序列。选择“工具”菜单中的“选项…”子菜单，在弹出的选项对话框中进行如图4所示的设置即可。

其次，在排序时，选择“工具”菜单中的“排序…”子菜单，在排序对话框中（如图5所示），单击“选项”按钮，在排序选项对话框中（如图6所示），自定义排序次序列表框中选择已经设置好的自定义序列。

最后，点击“确定”按钮，即可完成自定义数据的快速排序功能。

3 总结

以上所有操作均在Excel 2000及Excel 2003上运行通过。

参考文献：

[1] 教育部考试中心.全国计算机等级考试一级教程B[M].北京:高等教育出版社,2007.

[2] 杜茂康.Excel与数据处理[M].北京:电子工业出版社,2002.