致 Excel 高手的11大技巧

作为一位典型的当代商务精英，日常工作中，你一定离不开Office办公套件。什么Word、excel、PowerPoint，你一定早都驾轻就熟。但在实际工作中，很多朋友往往还是会遇到一些问题。特别是对Excel这个强大的数据统计工具，除了拿它做个简单的六一节购物清单，算算儿童节给孩子买礼物要准备多少银子以外，你如果再能学会点数据透视表、Power View等高级功能，就能将电子表格运用得出神入化，发挥其神奇的威力了。

我们身边有两类微软Excel用户：一类用户会制作精美、神奇的图表；另一类用户则光羡慕别人会制作精美的图表、懂得高级数据分析以及貌似神奇的公式和宏技巧。如果掌握了本文介绍的11项必备的Excel技巧，保准你也能迅速成为第一类大神级用户。

1. Vlookup

Vlookup可以帮助你汇集分散在不同Excel工作表和工作簿上的数据，并将那些工作表放到一个中央位置，创建报表和摘要。

不妨假设你在处理零售商店里面的产品。每个产品通常都有一个独特的库存编号，你可以使用该编号作为Vlookup的参考点。Vlookup公式将该编号与另一个工作表中的对应编号匹配起来，那样你就能将产品的描述、价格、库存数量及其他数据轻松汇集到当前工作簿。

调用公式菜单中的Vlookup公式，输入含有参考号的单元格（1）。然后，输入你需要调用数据的那个工作表或工作簿的单元格范围（2）、所寻找的数据的列号（3）；如果你想要搜索最近的数据，就输入True，如果需要精确匹配，则输入False（4）。

2. 创建图表

想创建一个图表，将数据输入到Excel表格中，标注列标题（1），然后依次选择Inset（插入）、Chart（图表）、Chart Type（图表类型）。Excel 2013甚至包含一个Recommended Charts（推荐图表）部分（3），布局基于你所处理的数据类型。创建了一般形式的图表后，打开Chart Tools（图表工具）菜单，即可对图表进行定制。你会在那些菜单中发现可供使用的选项，其数量多得惊人。

3. IF和IFERROR公式

IF和IFERROR是Excel中两种最实用的IF公式类型。IF公式让你可以使用这种条件公式：某个条件为真时，以一种方式计算；该条件为假时，则以另一种方式计算。比如说，你只要这么做：如果C列中的分数高于80，就让单元格报告“Pass”（通过），如果分数为79分或更低，就让单元格报告“Fail”（不及格），因而就能找出在考试中得分超过80分的学生。

IFERROR是标准IF格式的一个变种。如果你所要使用的公式返回错误，它允许你返回某个值（或空值）。比如说，如果你针对另一个工作表或表格运行Vlookup，只要Vlookup无法找到参考值，IFERROR公式就会让字段显示空白。

4. 数据透视表

数据透视表实际上就是一种摘要表，让你可以根据输入的参考点，执行计数、求平均值、求和及其他运算。Excel 2013添加了Recommended PivotTablets（推荐透视表），这将令你更容易创建显示所需数据的表格。

比如说，想统计图表中多少人通过和不及格，将Pass/Fail列放入Row Labels（行标签）选项卡（1），然后再填入数据透视表中的Values（值）部分（2）。它在默认情况下会使用正确的摘要类型（这里是“count”[计数]），但你也可以根据实际情况选择Values下拉框中其他的那些函数（3）。你还可以创建按类别汇总数据的子表格，比如按性别汇总通过/不及格的人数。

5. 数据透视图

数据透视图由数据透视表和传统的Excel图表组合而成，它让你可以以一种易于编制摘要的方式，快速、轻松地查看复杂的数据集。数据透视图有许多与传统图表一样的功能，有数据系列、类别等内容，不过它们添加了交互式过滤器，那样你就可以仔细浏览数据子集了。

Excel 2013添加了Recommended PivotCharts（推荐数据透视图），你可以从工具栏的Insert（插入）选项卡Charts（图表）区中的Recommended PivotCharts（推荐数据透视图）图标下面调出“推荐数据透视图”窗口来。你只要将鼠标指针悬浮在该选项上方，就可以预览该图表。若想手动创建一个数据透视图，选择Insert（插入）选项卡上的PivotChart（数据透视图）图标。

6. 快速填充

快速填充很可能是你在Excel 2013中最受用的新功能，它解决了该软件最烦人的问题之一：如何迅速从合并单元格获取所需的那部分信息。在过去，比如在带“名字在前，姓氏在后”格式名称的列中处理数据时，你只好手动输入每个数据，或者找一个很复杂的变通办法来解决问题。

假设你在Excel 2013中处理人员姓名字段。只要将第一个人的名字填入到你正处理的那个人旁边的字段（1），然后依次选择Home、Fill（填充）、Flash Fill（快速填充）（2）。之后，Excel就会自动提取录入到现有字段中的其他所有人的名字，并用它们来填充新字段。

7. 快速分析

Excel 2013新的快速分析工具减少了基于简单数据集创建图表所需要的时间。你选择好数据后，页面右下角附近就会出现一个图标（1）。点击该图标，即可调出快速分析菜单（2）。

该菜单提供了诸多工具，可用于制作格式、图表、总计、表格和迷你图。只要将鼠标指针悬浮在每个选项上方，就能生成相应选项的实时预览图。

8. Power View

Power View是一种交互式数据浏览和可视化工具，可以从外部数据文件汇集并分析大量数据。在Excel 2013中，依次选择Insert（插入）、Reports（报表），即可使用Power View（2）。

使用Power View创建的报表随时可用于演示，提供阅读模式和全屏演示模式。你甚至可以将交互式报表导出到PowerPoint。微软网站上的Business Intelligence（商业智能）教程（/exceltutor）提供了更详细的功能使用方法，可以帮助你迅速成长为BI领域的数据专家。

9. 条件格式

就大多数表格而言，Excel全面的条件格式功能让用户很容易找出关注的数据。这项功能位于任务栏中的Home选项卡（1）。选择想要格式化的单元格范围，点击Conditional Formatting（条件格式）下拉框（2）。Highlight Cells Rules（突出显示单元格规则）子菜单（3）提供了你可能最常使用的功能特性。

10. 列、行转换

有时你可能想把某项数据从竖排的列格式转换成横排的行格式，或者将行格式转换成列格式。为此，只要复制你想要转置的那一行或那一列，鼠标右击目标单元格，选择Paste Special（特殊粘贴）。然后，勾选随后出现的弹出窗口底部标以Transpose（行列转置）的复选框，并点击OK（确定）。Excel就会处理剩下的所有操作。当然，这一技巧，也可以用在其他版本的Excel中，只是之前它被称为“选择性粘贴”。

11. 方便、实用的键盘快捷键

此外，这8个键盘快捷键也特别适合快速浏览Excel电子表格以及在Excel中执行其他各项常见任务，值得各位Excel高手牢记。

-或-组合键 将光标移到当前列的最上面或最下面单元格

-或-组合键 将光标移到当前行的最左边或最右边单元格

--或-组合键 选择当前单元格上面或下面的所有单元格

-组合键 在你的工作簿里面创建一个新的空白工作表

键 打开单元格，以便在公式栏中编辑

-组合键 跳转至单元格A1

-组合键 跳转至有数据的最后一个单元格

-=组合键 对当前单元格上面的单元格自动求和