解析应用Excel的技巧

多年的Excel教学中，笔者积累了一些方便实用的经验，下面就和大家一起分享Excel的一些功能。

一、条件格式设置的妙用

手工填写的成绩册上，教师通常将不及格的成绩用红色笔填写。如何在Exce1的成绩表中实现这一功能呢？我们可以借助Excel中的“条件格式”功能实现。具体步骤为：全选成绩表，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开所示的对话框。设置条件为“单元格数值于60”，单击[格式]按钮，从弹出的“单元格格式”对话框中将颜色设为“红色”，[确定]即可。我们会发现，分值小于60的单元格的数值自动变成了红色。而且这样设置的好处是，如果有学生的分数统计有错误，更改分数后，及格了的成绩将会自动取消红色的标记，不及格的成绩会自动加上红色的标记。

二、对多张工作表设置页面

打印Excel工作表时，需要对打印工作表分别进行页面设置。其实，在实际操作过程中，若页面设置的参数相同，可以一次选中多张工作表，同时对它们进行页面设置操作。具体步骤为：按住“Ctrl”键不放，分别单击要打印的工作表标签名称，使打印的工作表同时处于被选中状态，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，设置参数，[确定]后就可以直接进行打印操作了。

三、快速输入无序数据

在Excel数据表中，我们经常要输入大批量的数据，这些数值一般都无规则，不能用“填充序列”的方法来完成。通过观察发现，这些数据至少前几位是相同的，只有后面的几位数值不同。通过下面的设置，我们只要输入后面几位不同的数据，前面相同的部分由系统自动添加，这样就大大减少了输入量。以学籍号为例，假设由8位数值组成，前4位相同，均为0301，后4位为不规则数字，如学籍号为03010056、030l1369等。操作步骤如下：选中学籍号字段所在的列，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“03010000”。不同的4位数字全部用“0”来表示，有几位不同就加入几个“0”，[确定]退出后，输入“56”按回车键，便得到了“03010056”，输入“1369”按回车便得到了“03011369”。

四、设置顶端标题行和打印选定区域

用Excel分析处理成绩是每一次考试后教师要完成的工作，最后要打印出各班的成绩册，要求每页都有表头和顶端标题行，各班的成绩册要打印在单独的纸张上。事实上，纸张大小设置好后，在预览时会发现：各班学生的名册有的刚好在一张纸上，有的则不在一张纸上，很多教师通过插入空行和复制顶端标题行的方法来打印操作，但如果添加或删除几行记录，整个版面就乱了。

下面的操作步骤也许会给大家带来惊喜：

第一步，设置顶端标题行：打开“页面设置”对话框中的“工作表”标签，单击“顶端标题行”文本框右侧的[压缩对话框]按钮，选定表头和顶端标题所在的单元格区域，再单击该按钮返回到“页面设置”对话框，单击[确定]按钮。

第二步，打印区域的选择选定要打印的班级（一个班）所在的单元格区域，单击“文件”菜单中的“打印”命令（不要单击“常用工具栏”上的[打印]按钮）。从弹出的“打印”对话框中选中“选定区域”单选框，再单击[预览]按钮，这样就可以打印了。

五、制作成绩表

每学期结束时，班主任根据教务处提供的各位任科教师给出的成绩表，还要做出一份“各科成绩表”，并查找出满足条件（三好学生、优秀班干部、优秀团员、补考生等）的学生，这是一项工作量很大的任务。这一项工作，若借助Excel的各种输入技巧、“数据排序”和“数据筛选”等功能来实现的话，将会事半功倍。首先建立一个新的Excel工作簿，并根据科目数插入需要的工作表。例如：某个班学生在某个学期学了英语、高数、C语言、政治、应用文写作等5门科，则需要插入3个工作表，分别用来输入以上5门科的“单科成绩表”和“各科成绩表”（共使用6张工作表，其中3个工作表是默认的）。很显然，所有的工作表中都有一些重复性的数据。如：姓名、课程名称等。如果在每一张空白工作表中输完相关数据，接着再输入第二张、第三张工作表的数据，依次输入下去，这既容易出错，工作量又大。对于这种重复的工作，如果用“自定义序列”，就可以达到一次输入数据多次重复使用的目的，同时也可以做到一次输入多处数据的目的。“自定义序列”可用以下两种方法实现：

第一种：如果已经在单元格区域中输入了姓名序列，那么请先选定该单元格区域，然后在菜单栏中选择“工具”―“选项”―“命令”，选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，就可以将选定区域中的数据转化为自定义的序列数据。

第二种：菜单栏中选择“工具”―“选项”―“命令”，选择“自定义序列”选项卡，先在“自定义序列”列表框中选择“新序列”，然后在“输入序列”编辑列表框中输入所有姓名序列，一个姓名输完后，必须按Enter键结束，在输入下一个姓名，整个姓名序列输入完毕后，单击“添加”按钮，新定义的姓名序列就会出现在“自定义序列”区域，单击确定按钮。自定义序列建立后，在任何时候只要在单元格中输入该序列中的任意一个数据，就按规定的序列进行填充，如以上5门科的单科成绩表和各科成绩表都有相同的数据项――姓名。因此，建立了姓名序列后，全选所有工作表，并在第一张工作表姓名列的起始单元格中输入“张三”（自定义序列的起始数据），并按住鼠标向下拖动填充柄，就可以在所有工作表的相应位置自动填充该序列的所有姓名。另外，输入成绩时，若多名学生成绩一样，只要选择所有包含此成绩的单元格（选择单元格时按住Ctrl键），再输入成绩后，同时按Ctrl+Enter键，则同样的成绩会输入到被选择的所有单元格中。用以上所述的输入技巧来输入数据，既省时又省事。一旦所有数据输完了，再去用Excel提供的“数据排序”和“数据筛选”等功能去查找出满足条件的学生会更简单。