浅议现代科技档案的保管条件及保管方法

摘 要：随着社会经济的不断发展，现代科技档案在经济建设中的作用越来越重要，成为了档案管理部门服务于经济建设的关键切入点，因此对科技档案的管理提出了新的要求。本文主要分析科技档案的保管条件与保管方法，并重点分析在保管过程中的保密工作，以确保科技档案的完整与安全。

关键词：科技档案；保管条件；保管方法；保密工作

科技档案工作的目的就是以不同的方式推进科技档案的充分利用，以使科技档案在社会主义建设中能实现良好的社会效益与经济效益。因此，如何将科技档案的作用充分地发挥出来，充分体现其价值，满足社会主义建设的需求，就成为了现代科技档案保管的重点。作为企业的核心机密，科技档案也是企业核心价值及其竞争力的体现，同时也是企业在激烈的市场竞争中利于不败之地的基础。企业在科技档案保管的过程中，一旦出现档案外泄，就会对企业在发展中造成极大的影响。因此，企业在科技档案的保管过程中，不仅要重视保管的条件与方法，还要重视保管的保密工作，以保证科技档案的完整与安全。

1 科技档案的保管条件及防护

1.1 科技档案的保管条件

在科技档案的保管条件中，主要包括以下几点：（1） 库房。库房是科技档案存放的重要场所，也是科技档案保管的关键条件。而科技档案的保管库房必须要具备以下要求：坚固安全、防污染、防高温、防潮湿及防虫鼠等。因此库房的选择应在干燥的楼层，不可选择顶层、平房及地下室作为库房；同时要远离民用住宅，附近不可出现易燃易爆物及污染源等；且库房的门窗要坚固、封闭，并与办公室、晒图室等分开；最后，还要求库房中必须要安装空调、去湿机等设备。（2） 装具。装具也就是科技档案进行存放的柜、架、箱、盒，主要包括金属装具与木制装具，而金属装具更有利于防潮、防火及防虫等，因此在实际的科技档案保管中，通常以金属装具为主。（3） 保护设备。在现代科技档案的保护设备中，通常是指具有固定资产性质配置于科技档案库房及相关业务用房中的技术设备。而在现代科技档案中保管技术设备中，主要包括空调、去湿机、防火报警器、红外线报警器、缩微设备、安伞监控设备、加湿器及灭火器等。

1.2 科技档案保管的防护措施

在现代科技档案的保管中，为了保证档案的安全，必须要做好以下几种防护措施：（1） 防火。在科技档案保管的库房中，必须要做好防火工作，也就要求要配备充足的消防器材，如消防栓、灭火器、砂箱等，并且在库房中要张贴禁烟、防火等安全告示牌，另外在较高的库房中还要安装避雷针。（2） 防高温、防潮湿。在科技档案保管的库房中，通常要将温度保持在15～25℃之间，而相对湿度应保持在45%～60%之间，根据保管档案形式的特殊性，必须要做好相应的保管要求。在企业档案库房的温、湿度调节中，应从以下两个方面着手：一方面，通过减少库房门窗、密闭窗户、设置两道门及设置过渡间等措施，以保证库房内的温、湿度不受外界的影响；另一方面，还有配备温、湿度监控与调节设备，如温度计、湿度计、去湿机、增湿机及自动恒温恒湿设备等，以加强对库房中温、湿度的监控，确保库房中的适宜温湿度。（3） 防光。为了降低光照的强度，在库房中应开窄窗，而窗户玻璃应选用花玻璃或毛玻璃，并安装窗帘，同时加强对库房中灯光的控制，尽可能使用普通钨丝灯光或自然光。（4） 防灰尘。防灰尘也就是要保持库房中的干净整洁，不仅要配备相应的吸尘器等除尘设备，还要在库房窗户及通风孔等处安装空气过滤装置等。（5）防虫、防鼠、防盗。做好防虫、防鼠、防盗工作，也就是要求保证档案的完整性与安全性，因此需要在库房内安装摄像装置及相应的防盗措施，并存放一些防鼠剂、防虫剂，以保证防盗、防虫、防鼠工作的有效落实。

2 科技档案的保管

2.1 底图的保管

底图是一种具有复制工具的图纸，因此在保管的过程中绝对不允许出现折叠存放的情况，通常采用平放法与卷放法。其中平放法就是将底图按保管单位或按套展开后将其平放在底图柜中，有利于底图的保护、取放及查找，并能有效保证底图的平整，适用于A1～A4幅面大小图纸的存放。而卷放法就是将底图按保管单位或按套平卷起来，将其置入到特制的保管盒中，并将保管盒存在专用的底图柜中，该方法有利于保证底图的平整，且占用的柜架面积较少；但不利于其取放、查找及晒图，适用于大于A1幅面大小图纸的存放。

2.2 纸质档案的保管

纸质档案一旦形成，就会将纸张、字迹及字迹材料进行永久性结合，其使用寿命与保管环境等因素有关。因此，对于纸质档案的保管应遵循以下几点：（1）将档案库房的温湿度调控好。由于纸张在高温环境会造成其水分的挥发，使纸张容易变硬、变脆及机械强度降低等现象；而在湿度较高的环境中，容易导致纸张中的纤维素水解，使记录材料容易出现褪色的情况。因此，在纸质档案保管的库房中，必须要安装调温、调湿等电器设备，将温度保持在15～25℃之间，而相对湿度应保持在45%～60%之间，有利于纸质档案的保存。（2）做好防光工作：若光与氧同时、过多地作用在纸质档案上，容易产生光气化反应，使档案褪色，且降低纸张的强度。因此需要尽量减少库房窗户，且玻璃应选用避光的毛玻璃或花纹玻璃，并安装好窗帘。（3）做好防止空气污染工作。由于企业在生产过程中产生的CO2、H2S等氧化性、酸性气体，容易与纸质产生水解、气化反应，使档案字迹褪色、纸张强度降低等现象。因此，在纸质档案库房中应安装空气净化器对空气进行净化。（4）做好防虫工作。要保持档案库房的卫生，并安装防虫鼠设备，避免纸质档案因虫鼠造成的损毁。

2.3 蓝图与复印图的保管

首先将蓝图与复印图折叠成“手风琴”式的A4型幅面大小图纸，并将图样标题栏适当的露出，以便图纸的查阅；其次将其折叠装入到牛皮纸板双裱压制的卷皮或卷盒中进行保存。目前，对于图样文件通常采用散装的形式进行保管；而对于文字材料则采用装订的形式进行保管。

2.4 感光材料的保管

科技档案中的感光材料有缩微胶卷、缩微平片、照片及底片等，对其保管必须要遵循以下几点：（1） 密封包装，避免阳光直接照射；（2）控制好温、湿度，在保管胶片的库房中，室内温度应保持在15～25℃之间，且相对湿度应保持在45%～60%之间；而保管底片的库房中，其室内温度应保持在13～15℃之间，且相对湿度应保持在35%～45%之间。（3）加强检查，这就要求加强对库房中感光材料的检查，以防出现感光材料的损坏。

2.5 磁性材料的保管

科技档案中的磁性材料包括录像带、录音带、电影胶片及机读磁盘等，对其保管必须要遵循以下几点：（1） 防磁。将磁带装入到金属柜中进行保管，且要远离散射磁场，保证存放周围无电动机、变压器等电气设备。（2）平放。要将磁性材料进行平放，但不得叠压太多，避免磁带压坏。（3）定期检查，也就是要对保管好的磁性材料进行定期检查，以防被磁化。

2.6 光盘材料的保管

作为一种新型的档案信息存贮方法，光盘存贮具有记录密度高、数据传输速度快、存贮容量大及保管空间小等优点。在光盘材料的保管过程中，应减少使用，不得随意使用；并要保持光盘的清洁，避免出现标记面的损坏；另外还要调控好库房的温、湿度，通常应将温度将保持在15～25℃，且相对湿度应保持在45%～60%之间。

3 做好科技档案保管中的保密工作

科技档案是企业科技、生产活动的真实记录，全面记录了企业科技活动的过程及成果，若在保管的过程中出现泄露，会对企业的经济效益与社会效益造成极大的影响。因此需要加强科技档案的保密工作。首先，应认真贯彻执行《档案法》、《保密法》等，并建立完善的管理制度与科学的管理方法，以实现科技档案的统一管理。其次，要提高管理人员的管理意识与责任心，从而提高科技档案管理的水平，以保证科技档案的完整与安全。最后，还要保证档案保管工作的不坏、不丢、不散、不乱。其中不坏是档案保管的完整性；不丢是指档案的安全性，不仅保证档案内容的全面性，还要保证档案保管的安全性；不散是指档案的集中保管，避免分散的保管造成管理上的不便；不乱是指档案保管工作的有序性，存放整齐，利于档案的存放与查看。因此，档案保管人员必须要提高管理水平，避免档案的损坏，保证档案的完整与安全，从而为档案工作提供重要的物质基础。

3.1 加强库房管理

加强档案的库房管理是加强档案保密工作的关键，而库房的建设必须要按照国家的相关规定进行，且要配备各种设施，以确保档案的安全性。不仅要求库房与办公室分开，还要专人负责管理，并制定严格的管理制度，禁止无关人员入内。只有加强档案库房的管理，才能实现档案保管的保密性。

3.2 做好档案利用监督工作

档案利用监督工作也是档案保密的关键，能有效发现与纠正档案利用过程中影响档案保密性的行为，使档案既能得到有效的利用，又能有效确保档案的安全。而档案利用监督工作主要从制度建设、队伍建设等方面实现。在档案利用中，其规则制度通常包括阅览制度、外借制度等。因此，需要根据档案利用人员的不同确定不同的范围，并制定相应的审批手续，使档案的利用工作有章可循。另外，对档案保管队伍的建设，必须要求档案管理人员具备以下素质：（1）政治素质。要求管理人员要有较高的责任感与具备全心全意为人民服务的精神；（2）业务素质。要求管理人员必须要具备过硬的专业知识，熟悉档案法规与档案内容；（3）文化素质。要求管理人员必须要加强的文化知识，对保管工作中经验能进行有效的总结；（4）观察素质。要求管理人员应具有较强的观察能力与工作能力，能独立处理保管工作中的常见问题。

4 结束语

综上所述，鉴于科技档案对企业发展的重要性，因此在科技档案的保管过程中必须要选用合适的保管条件与选择科学的保管方法，以保证档案的完整性。另外，还有通过加强库房管理与做好档案利用监督工作，确保科技档案保管的完全性。

参考文献

[1]吕玉凤，赵洪涛.现代科技档案的保管条件和方法[J].现代经济信息，2011，21（10）：40.

[2]张敏.科技档案安全保管策略之我见[J].黑龙江档案，2012，17（3）：62.

[3]解静香，安.论如何做好档案管理的的保密工作[J].管理学家，2010，15（10）：61.

[4]娄争艳.浅议如何做好档案安全保管工作[J].办公室业务，2012，32（23）：136.

[5]江涛，刘爱娟.浅谈科技档案利用中的原件保护[J].档案，2012，17（6）：56-57.

[6]韩飞.浅谈人事档案的保管与借阅工作[J].科技创新导报，2011，25（19）：163.

[7]李萍.如何做好档案保管及利用的保密工作[J].广东科技，2008，22（12）：16.

作者简介

吕睿（1983年—），女，广东清远人，馆员，本科，研究方向：科技档案管理工作。