浅议集体林权制度改革档案整理方法

集体林权制度改革是一场以明晰林地使用权和林木所有权、放活经营权、落实处置权、保障收益权为主要内容的综合改革。核心内容是在坚持集体林地所有权不变的前提下，依法将林地承包经营权和林木所有权通过家庭承包的方式落实到本集体经济组织的农户，确立农民作为林地承包经营权人的主体地位。目标任务是在基本完成明晰产权、承包到户的基础上，通过深化改革，完善政策，健全服务，规范管理，逐步形成集体林业的良性发展机制，实现资源增长、农民增收、生态良好、林区和谐的目标。

在集体林权制度改革工作中，集体林权制度改革档案是林改过程中一项极其重要的基础工作，完整、准确、系统的林权改革档案是林改工作的客观反映和重要的历史见证，是巩固改革成果，解决林权争议，确保林权顺畅流转，盘活森林资源资产的重要依据。林权改革档案工作贯穿于林权改革工作的全过程，各级林政部门始终把档案的收集整理作为一项重要内容，做到林改、档案同步走。将林权改革档案管理工作作为衡量工作质量的一项重要指标，确保林权改革档案完整、准确、实用。

1 档案收集

集体林权制度改革档案是在林权改革过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像等不同形式的原始记录。为了规范林改档案管理工作，国家林业局、国家档案局，省林业局、省档案局分别联合下发了《关于集体林权制度改革档案管理办法和集体林权制度改革档案建设标准》，使各地方林业部门在林改档案管理工作中有章可循。鹤壁市林改档案管理工作严格按照河南省林业厅、河南省档案局《关于印发河南省集体林权制度改革档案管理办法和河南省集体林权制度改革档案建设标准》的要求执行。林权改革工作政策性强、技术要求高、工作流程多，在工作中产生的文件资料比较多，单靠各林改单位的文书处理部门是很难收集完整的。因此，必须依靠所有参加林改工作的人员，要提高干部群众的档案意识，增强他们爱护档案、保护档案、利用档案的自觉性，才能使各阶段、各环节的形成资料收集完整，集中归档。

1.1 建立健全文件资料收发管理制度。文件资料收发、管理是文书处理部门的一项基本制度，它直接关系到文书档案的完整性，必须保证文件资料在整理归档时不遗失。

林权改革工作量大，参与人员多，各种文件资料来往频繁，使用率高，如果不做好平时的登记管理，时间久了，容易造成一些资料流向不明，另外，林权改革过程中形成的进度表、统计表、外业调查表、图表等，因经办的人员较杂，必须建立必要的管理制度，防止遗失。

1.2 人员培训。林权改革档案管理的工作量大、材料多，单靠原有的文书处理部门很难在规定时间内完成任务，必须动员较多的人员参与，因此，人员培训就显得尤为重要。组织县林改办和县档案局的部分机关、乡镇的文秘人员参加全省林改档案业务学习班。各县林改办和乡镇同志回到单位后，又教其他参加林权改革内业人员如何整理林改档案，提高工作效率。此外，县林改办还可以从社会上招聘一批基础好、责任心强的大中专毕业生，加上县、镇驻各村的林改工作队组成档案工作组，由县档案局派人集中培训，学习《河南省集体林权制度改革档案管理办法》、《河南省集体林权制度改革档案建设标准》和文书、科技档案的基本知识，分别整理县、乡镇、村的林权改革档案，确保此项工作按时保质保量完成。

1.3 林权改革档案的收集范围。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与《河南省集体林权制度改革档案管理办法和河南省集体林权制度改革档案建设标准》的相关要求，鹤壁市集体林权制度改革档案的收集范围主要有以下几个方面：

1.3.1 上级林业行政部门下发的有关林权改革方面的政策法规、问题批复、工作规划、工作规程、会议材料等。

1.3.2 县、乡镇、村委会、村民小组各级林政机构制发的文件材料、图表，包括工作方案、组织机构、工作计划、工作规程、技术要求、行政审批、管理制度、工作总结、工作请示、问题批复、情况分析、会议材料、工作简报、物资采购合同和物资分配方案等。

1.3.3 各级领导同志对林改工作的指示、讲话。

1.3.4 县、乡镇、村组开展森林资源调查和“六签名四公示”的材料，包括测绘图表，村民小组林权改革会议通知签收、会议签到、会议签字、林改方案公示、林权现状公示，颁发林权证公示和发证登记，公益林和风景林以及商品林资源调查表，林地现状调查材料，纠纷林地处理情况记录、意见等。

1.3.5 各级林改部门的会议记录

1.3.6 各林改户的外业勘查和内业整理材料，包括林地权属勘查登记卡、林权登记申请表、林地承包合同、登记管辖范围内的林权界线拼图、林班测绘图、发证前公示文本、林权证发放登记表、身份证复印件。

1.3.7 反映林权改革各项工作的照片及影像资料

2 档案管理

鹤壁市林权改革档案整理遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《河南省归档文件整理规则实施细则》、《河南省集体林权制度改革文件材料归档范围和保管期限表》以及《河南省林业厅 河南省档案局关于做好林权改革档案整理工作有关问题的通知》精神执行。

2.1 文书档案管理。制定经过同级档案行政管理部门审定认可的本级各种门类、各种载体的林改档案分类大纲、编号方案、文件材料归档范围、保管期限表等档案业务规范。

由档案鉴定工作小组，对材料是否归档，按《河南省集体林权制度改革文件材料归档范围和保管期限表》的要求进行鉴定，将跟本立档单位无重大关系、在今后工作中已无参考使用价值的情况通报、参考材料等剔除出去，把需要归档的文件材料按“机构—年度—保管期限”分类法进行分类。在同一保管期限内的文件材料按其形成时间顺序，结合文件的重要程度进行排列，同一事由的文件可排在一起，根据保管期限表对归案文件材料准确划分管理期限。然后给排列好的文件材料盖上归档章并填写相关栏目，将编好件号的文件材料入档案盒，再给档案盒填上相关科目，每个档案盒最后装入备考表并由相关人员签名。按装进档案盒的档案排列顺序打印归档文件目录，同时按工作职能、组织机构、工作概况、立卷说明八项要求编写本年度立卷的全宗说明，把全宗说明和归档文件目录一起用目录封面装订成册，至此，文书档案管理的程序已全部完成。

2.2 林户档案管理。根据《河南省集体林权制度改革档案管理办法》规定，林户档案由县林业局保存，县林改办首先给全县、各村委会、各村民小组分别编上档号，档号的形式为：“乡镇”、“村委会”、“自然村”，分别用汉语拼音声母代替。“ZLH”表示专业林户档案，村民小组用数字代替，如果某一自然村即为一个村民小组，则在自然村下就不再填写村民小组的数字代号。“G”、“J”分别表示公益林和集体商品林（含集体外包）。林户档案按照一户一卷分别组卷。

其次，县林改办将各乡镇移交上来的各林户林权改革的原始资料按其形成时间顺序分别排列，同一宗地块资料可靠近排列在一起，再给每个林户的资料重新编上页码，并在每份资料的首页右上方盖上档号章，填写顺序号和档号，根据文件材料的内容填写卷内目录并连同该户的全部材料一起装入林户档案袋，林地权属勘查登记卡和林权登记申请表的文件编号填写宗地小班号，按档案袋上的要求填写相关栏目。

最后，将写好装好的林户档案袋以村民小组为单位分别按顺序装入档案盒，并填写相关栏目。以村委会为单位，按村小组和林户顺序编制案卷目录，并用封面装订成册，一式三份。其中两份随档案放在一起，另一份以乡镇为单位装订成册置于县林改办档案查阅室内，作为平时查阅之用，每个村委会的林户档案按照顺序分别装柜。

3 档案保管和利用

保管和利用是档案入库后日常管理的重要内容，档案保管的最终目的是为了方便利用，为社会提供服务，档案利用是档案保管的原动力，是档案保管的价值体现。

3.1 档案保管。鹤壁市林权改革工作开始后，市、县、乡镇、村各级组织对林改档案的保管工作都十分重视，纷纷筹措资金，购置档案用品，加强档案管理。林改办给档案室专门购置铁皮档案柜，配备专门的档案管理人员，制定档案管理制度，还给乡镇赠送档案装具，给部门村委会赠送铁皮档案柜。保证村级档案放得下，管理好，查得到，大大加强了村委会的集体林权改革档案的管理工作。

3.2 档案利用。利用档案解决矛盾，是档案社会功能的体现。在整个林权改革工作中，鹤壁市各级政府组织、注重发挥档案的依据作用，本着尊重历史、尊重事实的原则处理林地纠纷，化解社会矛盾，发展林业经济。

3.3 充分利用测绘部门。在进行林权改革中，林改办还注重加强与国土测绘部门的沟通，充分利用原有测绘档案找地块、定位置，使整个工作少走弯路，加快进度，促进了集体林权制度改革工作进一步开展。

（作者单位：鹤壁市森林病虫害防治检疫站 来稿日期：2013-10-16）