浅谈如何运用Excel电子表格做好人事档案信息统计工作

摘 要：利用现代化办公系统，实现人事档案信息管理工作的办公自动化，成为高校人事管理发展的必然趋势。本文结合工作实践，利用Excel电子表格提供了的统计函数和数据统计分析工具，介绍了Excel电子表格在人事档案信息统计工作中的应用。

关键词：Excel 办公自动化 信息统计

随着信息化时代不断发展，对高校人事管理工作者的要求越来越高。面对大量的人事档案信息采集、整理、统计、分析工作，传统的人工操作由于速度慢、效率低、质量差，已不能满足新形势下人事管理工作的现实需要。利用现代化办公系统，实现人事管理工作的办公自动化，成为高校人事管理发展的必然趋势。Excel是Microsoft Office 办公软件最为重要的组成部分之一，其主要用途是处理电子表格，在数据处理上能高效地实现办公自动化，成为政府机构和企事业单位进行数据处理分析的主要工具，并得到广泛的应用。下面以事业单位工作人员统计报表为例，谈谈如何运用Excel电子表格做好高校人事档案信息的统计工作。

一、建立准确完善的人事档案基本信息工作表

1、建立准确完善的人事档案基本信息工作表是一项政策性强、涉及面广、技术难度高的基础性工作，内容庞杂且输入量大，要由责任心强、工作认真、孰悉人事档案信息认定工作和计算机操作的职工承担信息采集工作。所有的人事档案信息要以档案记载为依据，符合人事档案信息的认定要求，有绝对的权威性。

2、在人事信息中含有大量的动态信息，如：学历学位、职称评聘情况、岗位类别、专业类别、培训进修等，变化比较频繁，要及时对这些信息进行更新维护，确保工作表中信息准确。

3、Excel电子表格对录入数据的格式要求比较严格，特别是日期型数据，在信息录入时要按“yyyy-mm-jj”格式录入，而不能用“yyyy.mm.jj”格式。另外，在录入身份证号码时，还要把单元格的格式设定为文本格式，确保录入信息的完整与准确。

二、灵活运用Excel提供的公式与函数。

1、日期和时间函数

常用的是year（serial_number）和now（）函数。year（serial_number）函数用来返回日期的年份值，一个从1900-9999之间的数字。now（）函数用来返回日期时间格式的当前日期和时间。利用这两个函数，可以完成对职工年龄、工龄和党龄等信息的计算，比如张三的出生日期是1978年12月10日，填写在B2单元格中，只要在其年龄对应的单元格中输入计算公式“=YEAR（NOW（））-YEAR（B2）”，回车后即可计算出张三现在的年龄。

2、逻辑函数

常用的是if（logical_text，value_if_ture，value_if_false）函数。判断一个条件是否满足，如果满足，返回一个值，如果不满足，返回另一个值。 ，常常要把不同的民族信息按汉族和少数民族进行简单分类，用if函数可以完成这项工作。比如，张三的民族填写在D3单元格中，只要在其民族类别对应的单元格中输入计算公式“=IF（D3=“汉族”，“汉族”，“少数民族”）”，可完成对张三的民族信息进行分类。另外，在年度报表中，还要把年龄信息按35岁及以下、36至40、41至45、46至50、51至54、55岁及以上等六个年龄段进行分类，类似这样多个等级的分类，可以使用if函数多层嵌套办法来实现。比如张三的年龄填写在C2单元格中，只要在其年龄段对应的单元格中输入计算公式“=IF（C2

3、查找函数

常用的是vlookup（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）函数。在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。在事业单位工作人员统计报表中，常常要把不同专业技术系列的职称资格信息按正高级、副高级、中级、初级以及无职称五个等级进行分类，利用if函数无法实现对职称资格信息的分类。这种情况下，可以使用vlookup函数来实现。首先，要新建立一个工作表Sheet2，并将本单位所涉及的职称资格信息一一列出，并将每一个职称资格信息所对应的职称等级填写在第二列中。假如张三的职称资格是副教授，填写在C2单元格当中，只要在其职称等级对应的单元格中输入计算公式“=VLOOKUP（C2，Sheet2!$A$2：$B$19，2，FALSE）”，即可完成对相对比较复杂的职称资格信息的分类。其中“Sheet2!$A$2：$B$19”是指在Sheet2工作表中所列出的职称资格以及所对应的职称等级的数据范围。

三、熟练运用Excel数据透视表

数据透视表是一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源的数据进行快速汇总和分析，是Excel中最富有创造性、技术性和强大分析能力的工具。在事业单位工作人员统计报表中，最终需要的是对所提供的学历等级、职称等级、岗位等级、年龄段、从事行业及学科、性别、民族、培训情况等人事档案信息进行相互交叉的汇总和分析。实现这一功能，必须通过数据透视表来完成。首先要创建数据表，具体如下：在“数据”下拉菜单中点击“数据透视表和数据透视图”选项，第一步数据源类型选择为“Microsoft office excel 数据列表或数据库”，报表类型选择为“数据透视表”，第二步选定的数据源区域为基本信息工作表中所列的所有人事档案信息数据范围，第三步数据透视表显示的位置，根据自己的需要自行确定（一般选择“新建工作表”）。其次是对人事档案信息进行交互的快速汇总和分析。以专业技术岗位级别和年龄段交互汇总为例，在“数据透视表字段列表”中，将“姓名”字段添加或直接拖到“数据区域”，此时在数据区域将显示所列的教职工总数；再根据事业单位工作人员统计报表的要求，从“数据透视表字段列表”中选择“岗位级别”字段添加到“行区域”或直接拖至数据透视表中的“行字段”拖放处，选择“年龄段”字段添加到“列区域”或直接拖至数据透视表中的“列字段”拖放处（如下图所示），即可得到快速交互汇总的数据透视表，从数据透视表中可直接得到所需要的各种分类和汇总数据。

综上所述，在利用Excel电子表格进行人事档案信息统计工作中，首先要建立格式正确、内容全面真实的人事档案基本信息表，还要熟练掌握和运用Excel提供的公式与函数，将人事档案的基本信息按照统计报表的要求进行准确分类；利用数据透视表从不同角度对数据进行分类汇总，得到所需要的数据信息。

参考文献：

[1]张丽．Excel 2007中数据透视表和数据透视图的使用[J]．科技信息，2009，（5）．

[2]张艳．Excel在成绩统计中的应用[J]．科技资讯，2010，（5）．

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