高校档案信息化建设思考

随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也直接决定了档案的管理与利用工作质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其信息化建设也得到了较快的发展。但由于档案信息化管理标准、档案信息化管理软件开发、高校自身条件等限制，高校档案信息化建设仍处于探索完善之中，如何做好高校档案信息化建设，使其能够结合高校档案工作实际，在较长时间内发挥作用，是档案行政管理部门、信息技术开发部门和高校共同探讨的话题。现在结合实际工作，对这一工作进行尝试性探讨。

一、做好高校档案信息化、现代化建设必须具备的基本条件

高校档案管理信息化建设是高校信息化建设的重要组成部分，也是高校档案工作在新形势下确保高校档案信息资源的齐全、安全，提高服务效率和服务质量的有效途径。烟台大学、鲁东大学等单位档案信息化建设走在全市的前列，为全市数字化档案室建设开了个好头。结合他们建设与实施档案数字化工作的经验，我们认为做好这项工作必须具备以下几个条件：

1、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，领导是关键

高校档案信息化、现代化建设首先需要一定的资金投入，没有经济上的保证，档案信息化建设就如同空中楼阁。如果单位领导认识不到档案对各项工作的依据作用和参考价值，认识不到档案信息化建设将为领导决策、各项工作开展提供更快、更系统、更全面的信息，他就不会舍得投入。这项工作也就无法开展。

2、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，高校经济实力是物质基础

从烟台大学等单位数字化档案室建设情况看，要真正实现档案管理现代化，没有几十万，甚至上百万的投入是不行的。如果单位经济上条件不允许，即使领导再重视，档案工作人员再争取，档案信息化建设也达不到应有的效果。当然，经济条件差也不能做等靠，档案信息化建设，资金只是一个方面，大量的基础工作需要我们档案工作人员去完善，只有这样，一旦经济条件许可，档案信息化建设也就有了很好的基础，从而发展也会很快。

3、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，档案管理软件是前提

高校档案信息化建设要求高校档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为高校提供档案网络化服务，并实现档案管理系统与高校信息系统的无缝链接。这必然要求档案管理软件具有较高、较全的性能。如果档案管理软件达不到要求，那么其他工作也就无从谈起。我们花费大量人力、物力、财力在档案信息化建设上，自然希望能够一次性投入，无限次产出，这就要求我们的档案管理软件具有一定的稳定性和前瞻性，不但当前的情况能处理，随着科技的快速发展，出现的新载体、新情况也能处理。这样，才有利于档案信息化建设的健康发展。

4、高校档案信息化、现代化建设的好坏，档案人员的综合素质是保证

档案信息化建设工作得以顺利开展，档案工作人员本身的业务素质、现代化知识与技能水平是决定因素。如果档案工作人员自身业务素质不强，现代化知识贫乏，操作技能差，那么，再好的设备和先进的软件也无法施展，只有是一种摆设。为此，各级档案工作者必须不断加强业务知识和现代化技术的学习，不断提高业务水平和现代化操作技能。

二、档案行政管理部门在高校档案信息化建设工作中应发挥的作用

高校档案信息化、现代化建设，高校是内因、是关键，档案行政管理部门是重要的外在因素。档案行政管理部门必须认清目前的形势、所处的地位和所担负的责任，加强对高校档案信息化建设的政策引导、技术指导与技能培训，全面提升全市档案信息化建设的水平。

我们在倡导与推行数字化档案室建设过程中，应坚持的总体原则是：根据高校实际，坚持循序渐进，分类指导的原则，防止不切实际，一哄而上，搞形式主义。

针对当前建设高校数字档案室工作存在的资金不足、数字档案的凭证与失真、信息安全保密、标准化、人员素质及法律方面的问题，我们在具体操作中应做好以下几项工作：

1、组织制定高校档案信息化建设规划、标准和实施方案，加强宏观政策引导，为高校档案信息化建设指明方向

要根据各地实际提出高校档案信息化建设的目标与方案、业务技术标准、提供利用的方式方法、实施步骤及实施时间等。具体操作上不搞一刀切。条件好的单位要引导其向纵深发展，不断拓展现代化功能；条件差一点的单位，使其认识到不能等靠，引导其先做好基础工作，比如做好电子文件的收集归档管理工作，为今后有条件实施现代化打好基础。

2、加强宣传力度，提高高校建立档案信息化的积极性和主动性

重点通过对国家有关高校档案信息化建设方面的意见、规定、办法和有关高校档案信息化建设为高校发展所做出的贡献方面的典型事例的宣传，让高校通过实实在在的事例，切实认识到高校档案信息化建设对企业发展、提高竞争力和经济效益的影响是看得见、摸得着的；认识到加强高校档案信息化建设是高校在信息社会中及时、充分地占有信息，在分析判断的基础上做出正确决策，使高校立于不败之地的必备条件。这样，才能调动其做好这项工作的主动性和积极性。

3、抓点带面，推动高校档案信息化建设向纵深发展

数字化档案室的建设是一项新的挑战性工作，受技术和经济、体制等因素的制约，我们想在短时间内以“”的方式来全面实施高校档案信息化是不现实的，但我们也不能坐等靠，消极对待。我们要抓住时机，主动出击，选择条件好的单位进行试点，待时机成熟，在面上推广先进经验，使各单位学有目标，赶有方向。

4、加大对档案管理软件的研究力度

档案管理软件的好坏，在一定程度上决定了档案数字化建设的好坏。作为档案行政管理部门，应充分利用我们对政策和业务标准掌握与理解比较透彻的特点，从工作需要出发，研究档案管理软件所具备的技术条件，对管理软件的设计与开发提出合理化建议。同时，在试点过程中，我们应在宏观上加强对高校在软件选择和应用上的指导。现有的档案管理软件，功能大同小异，但是否能适合高校的特点需要我们与高校一起进行详细分析论证，有中选优。

总之，档案数字化建设是档案工作更好地履行保管和提供利用两种职能的有效途径，也是形势发展对档案工作提出的新要求。我们要抓住机遇，乘势而上，加大工作力度，使全市档案数字化为档案科学管理和有效利用提供更大更强的技术支持，为经济社会发展提供更加优质的档案信息。