浅谈如何提高高校学生档案利用率

【摘 要】随着人们对档案工作认识水平的不断提高和档案环境的不断改善，高校学生档案工作在信息化、网络化的今天，需要建立健全制定出一套适合于本单位机构的学生档案工作制度，可以加快工作进度，从而全面提高工作效率，更好的提供信息服务于利用者。

【关键词】高校学生档案；利用率

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。档案不仅起到再现历史的作用，更具有重要的现实利用价值。而高校学生档案利用服务工作是以档案信息资源为利用服务目的，通过多种途径、形式、渠道和方法开发、传递档案信息，实现学生档案价值的过程。由于种种原因，高等院校学生档案利用率始终相对较低，无法满足高校广大师生员工的需求，是摆在高校档案工作者面前的一个十分重要的任务。

1 高校学生档案利用率低原因分析

造成高等院校学生档案普遍利用率低这一现象的原因分析：

（1）高等院校学生档案意识不强是某些学校从领导到各个职能部门，档案意识不强，收集档案不积极、不准确、不完全，对档案室的建设从人力和物力、财力投入不够，造成高校档案室学生档案资源不丰富。学生档案的收集从学生入学开始档案收集不规范，不齐全。学生档案收集后经过学生、辅导员、院系、学生处、教务处、档案室等等许多中间环节，容易造成学生档案的遗失和损坏，许多学生档案根本不完整，造成今后查档者查不到或查不齐可利用的档案资料。

（2）档案管理人员业务素质不高，学生档案管理软硬件滞后。高等院校档案管理人员中真正档案专业毕业的极少，业务素质不高；有的档案工作人员不固定，流动性大；相关人员档案业务知识培训少、不健全，更容易造成学生档案的收集、整理、保存都不规范，再加上服务意识不强，都要影响学生档案的利用率。还有就是高校学生档案室现代化建设落后，领导重视不够，投入资金少，许多高等院校档案室现代化建设落后，档案信息检索工具不健全，还有很大一部分院校还停留在手动查阅档案阶段，不但耗时长，而且效率又低。很多学校档案工作人员忙于文件材料的收集、整理、鉴定等工作环节上，而无暇开展利用和编研工作，特别是学生档案的利用。

（3）高等院校档案工作宣传力度不够。由于高等院校的工作重心向教学管理等方面偏移，思想认识上的差距，档案业务宣传方法的单调，以及宣传力度不够等原因，学生档案宣传工作做的不到位，没有把学生档案工作和学生档案的重要性宣传出去，致使学院师生员工甚至学院领导对学生档案工作和学生档案了解甚少，一些人更是不知道如何去查学生档案，去利用学生档案。应当强化档案宣传工作，通过举办展览、召开会议或撰写文章，要利用简报和目录索引，介绍多种检索途经和编研陈国，选编档案利用效果实例，树立和增强人们对学生档案的利用意识。

2 如何提高高校学生档案利用率

提高高等院校学生档案的利用率，必须按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规的要求，根据学生档案形成过程的特点，依法、科学地强化高等学校学生档案管理工作，保证学生档案利用质量的最优化，并实现高等学校学生档案资源价值利用的绩效化。如何提高高等学校学生档案的利用率？本文就此谈几点认识。

（1）建立健全各项规章制度是提高高校学生档案利用率的重要保证之一。参照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规制定诸如《学生档案收集管理办法》、《学生档案接收制度》、《学生档案档案利用制度》和《学生档案工作人员岗位责任制》等规章制度，从而规范高等学校学生档案工作在各个环节上的流程和标准，明确学生档案工作人员的职责范围，为确保学生档案利用率提供坚实的基础。

（2）逐步实现学生档案管理现代化。目前，高等院校办公自动化已广泛启动，学生档案管理的现代化、数字化也是必然趋势，这对提高高等学校学生档案的利用率具有重要的意义。随着科技的发展，利用计算机系统，实现学生档案信息资源的收集、分类、整理、检索，由传统的手工操作过渡到以计算机为中心的现代化管理方法，方便使用者查询借阅档案。通过现代化的手段对学生档案的管理，不但能提高学生档案的管理、收集和利用，而且能使学生档案管理工作更加规范。这样学生档案管理工作人员在提高了工作效率的同时，也大大提高了学生档案的利用率。

（3）高等学校学生档案的收集要全面、完整、翔实，是提高利用率的前提。要处理好丰富馆藏和提供利用的关系。实现增馆藏、重开发、促利用的档案工作环境。首先，要从优化丰富馆藏结构上下功夫，以事实求是的科学态度，针对凡是能够反映学校发展建设等各方面的档案资料，都要积极广泛收集各方面的档案，例如，我院作为体育院校，拥有在国内外大赛取得优异体育成绩的优秀运动员，以及具有丰富经验的老教授，他们的各方面资料和学术成就，这些都是学校一笔很好的校历财富。要使之资料形成体系，形成特色，使档案部门成为学校重要的信息中心，增强档案的利用价值。

高等学校的学生档案涉及到高等院校许多部门，涉及面广，工作繁杂，所以这就要求我们的学生档案工作人员责任心要强，收集要及时主动，还应该有鉴别档案资料真实性和完整性的专业知识。学生档案工作人员首先应熟悉馆藏，提高认识，精通业务，努力提高案卷质量，熟悉学生档案的存放内容、地点等，以便能及时、准确的提供给查档的师生员工。其次，学生档案工作人员要进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作、端正服务态度，才能变被动为主动，热情接待来查档的师生员工，以热情、周到、细致、高效的服务提高学生档案的利用率。

（4）学生档案涉及到的各个部门应采取灵活多样、行之有效的宣传手段广泛向学院师生员工介绍、报道本院学生档案所藏档案的内容、成分和价值，引导利用者来利用学生档案。采用各种方式、方法为利用者传递、提供档案信息。转变公众对学生档案利用工作的看法。由于过去对学生档案封闭式的管理方式，许多人对学生档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，在一定程度上也影响了学生档案的利用效率。随着《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规的颁布实施和人们对学生档案工作重要性认识的提高，学生档案工作的重要性已逐渐成为人们的共识。通过宣传力度的逐步深入，相信高等学校学生档案的利用率必将会有一个质的飞越。

随着《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规的颁布实施和人们对高等院校学生档案工作重要性认识的提高，高等院校的学生档案工作是各项工作的一个重要组成部分。因此，提高高等院校学生档案的利用率是学院教学科研的需要，是社会的广泛共识，高等院校应提高认识，加大学生档案管理工作的力度和投入，使学生档案信息资源为高等院校的发展发挥更大作用。