浅谈ERP管理系统如何在中小企业成功运用

【摘要】ERP 管理系统是目前全球广泛使用的管理信息系统，体现了现代管理思想和先进的计算机技术的完美融合，是企业管理发展的趋势之一。在21世纪，我国吸引大量的外资，我国的中小企业也加入到国际竞争中来，它们面临着更加严峻和激烈的竞争，在这种形势下，中小型企业必须利用ERP来改变以往的经营管理模式，实现信息化管理，全面提升企业的管理水平，从而提高企业的经济效益。

【关键词】ERP 管理系统 中小企业

中小企业在我国占到企业总数的98%以上，在国民经济和社会发展中具有举足轻重的地位。伴随着企业管理逐渐规范化，信息化程度较低的问题也逐渐显现出来，我国中小企业如何通过信息化提升国际竞争力已成为一种共识。随着ERP技术及其他信息技术的逐渐完善，越来越多的中小企业开始意识到应用ERP管理手段的战略意义。ERP管理系统可以提升中小企业的财务管理水平，改变传统财务会计注重数据收集和记录，忽视对企业运营中的系列问题做出预测防范的局面，借助信息化的管理平台还可以提高企业运用中各个环节的工作效率，降低每个环节的成本，提高利润。但是在现实中，中小企业应用 ERP成功的案例较少，而失败的案例较多，因此研究如何使ERP管理系统在中小企业成功运用无论是对中小企业本身还是对我国的市场经济建设都有重要的现实意义。

一、实施ERP系统的必要性

（一）实施ERP系统是满足企业参与市场竞争的需要

市场经济永远充满竞争。尤其从2008年爆发金融危机以来，世界范围内市场需求不振，各国企业产能过剩，产品供给严重大于需求，企业之间竞争尤为激烈。中小企业之所以能在激烈的市场竞争环境之中求得一席之地，依靠的是通过提供差别化服务占据某一细分市场、灵活的生产经营方式、快速的资金周转以及微利订单来实现。上述目标的实现，离不开准确快捷的业务信息、财务信息和科学合理的决策方案的支持，这些信息和方案的获得都是手工管理方式的短板，但这恰恰是ERP系统的强项，借助于强大的计算机处理能力和数据库管理技术，企业可以轻松地实现财务业务一体化处理，获得全面、系统的管理信息；借助于决策模型，可以从海量数据中自动提取数据，生成实施方案，帮助企业决策。

（二）实施ERP系统是满足企业经营管理的需要

相比于大企业，中小企业规模虽小，业务量虽少，但企业生产经营活动所涉及的经济业务内容并不少，原料采购、产品生产与销售、存货管理、资金运作、全面质量管理、财务管理等活动贯穿于企业活动的全过程。中小企业在管理过程中经常出现基础管理不扎实、部门管理不协同、战略管理不到位等情况，一个重要原因是信息不对称、不通畅、不集成。通过实施ERP等管理信息化工程，利用计算机的准确性、客观性，借助网络的及时性、公众性，可使企业的信息流、资金流、物流和工作流集成和整合，从而硬化基础管理，集成部门管理，优化战略管理，实现决策过程科学化、工作流程科学化、员工行为科学化，极大地提高企业的全要素生产率，提高企业的资源配置效率和竞争能力。

（三）实施ERP系统是满足企业适应信息化社会的需要

信息技术、网络技术的快速发展给人们的生活带来了很大的影响，政府办公信息化、产品营销网络化、信息传递电子化等，都对企业实施ERP工程起到了极大的促进作用。政府管理部门通过网络等现代化的信息传递系统，可以及时对企业的生产经营活动进行监督与管理；客户、供应商可以通过电子商务系统加强与企业的沟通和联系，实现网上营销；投资者和债权人可以浏览企业网站，了解企业的财务状况和经营成果。借助于ERP系统，企业极大地增强了与外界的联系，开拓了生存空间，广泛参与到世界经济竞争之中。

二、中小企业 ERP管理系统的应用现状

（一）投资不够理性，盲目上ERP项目

一些中小企业的领导者对ERP缺乏正确的认识，对ERP的思想内涵和实施过程理解不全面、不准确，认为实施ERP就和花钱买来一套办公软件一样，买回来就能用，而没有意识到ERP 的核心是管理。这种认识上的错误导致许多中小企业将ERP项目预算的绝大部分都花在购买功能齐全的ERP软件系统上，而忽视了企业自身的需求，忽视了对人员的培训和系统流程的调整。这种本末倒置的做法必然导致ERP 项目最后以失败而告终。

（二）ERP项目管理不力

ERP应用实施工程相当复杂，不仅包括软件配置、网络建设，还牵涉到企业的管理体制和工作方式。由于建设周期长、资金投入大，而ERP应用却不能产生立竿见影的效益，对于中小型企业而言非常不利，将提高企业的经营风险和项目实施成本，甚至导致最终建成的ERP系统不能适应企业发展的需要。而很多中小企业没有认识到ERP项目工程的复杂性和系统性，缺乏有效的项目管理，这是造成ERP工程进度拖延、预算超标的直接原因。

（三）ERP项目专业人才缺乏

实施ERP一方面需要具备掌握一定计算机知识，熟练运用ERP系统的人才来保证系统的正常运行；另一方面需要有计算机技术知识和企业管理知识的复合型人才对系统进行管理、维护和二次开发。我国很多中小型企业管理和业务人员的素质无法适应ERP的要求，企业管理层通常局限在原有的管理体制和思维的基础上，从而造成了在引入ERP系统时，给予了企业错误的引导方向，对于新的管理思想和技术知识接受力不强、了解不深，缺乏相关的专业人员。

（四）操作ERP系统的关键员工更替频繁，新人缺乏培训

中小企业由于待遇和管理的问题，致使ERP系统操作人员离职率较高，甚至离职无交接。新人在无培训或培训达不到要求的时候就上岗，就会造成ERP系统的模块内容操作错误。ERP系统是个整体的链条，每个使用的部门，即使出现一两个问题，时间一长就会造成财务数据不准，结果可想而知。

三、中小企业有效实施ERP 管理系统应用对策

（一）企业领导重视。作为领导，一定要支持和鼓励ERP项目负责人。实施ERP系统是很辛苦的事，实施过程中出现一些状况，要鼓励项目负责人，而不是训斥。因为出现状况的因素不是项目负责人所能左右的。这个时候，领导的鼓励和支持显得非常重要。在公司领导的支持下，项目负责人才更有信心和勇气继续执行和完善下去。另外领导重视，并不是领导口头上说说，就算重视了。在具体实施过程中，会遇到很多意想不到的问题，会遇到很多阻力，会遇到很多企业以前的陋习，有些人口头答应得好好的，就是不按要求做，还有的人拿各种理由不执行，比如，这样做降低了工作效率啊，要按照以前的做法有多快等等，这个时候，领导要有力地支持和维护实施ERP项目的负责人，要给他信心和力量推行下去，否则失败的可能性很大。

（二）规范基础管理。成功实施ERP必须要进行基础管理规范化和数据规范化，这是中小企业的现实所要求的。在实施ERP系统之前，一定要先根据公司的具体情况，规范公司的业务流程，健全公司的核算管理制度。如，销售发货制度、退货制度、维修制度、仓库管理制度等。尤其是生产性企业，加强生产管理、优化生产流程尤其重要。没有规范的生产流程，ERP系统中的成本核算是不可能准确的。

ERP项目的实施，是利用技术手段将先进的企业管理思想融入企业经营管理中，而在这个过程中要实现财务、物流、流程控制、成本核算、客户关系、供应链衔接等环节的科学管理，以及实现各种量化指标，就必须规范企业的各种业务流程。只有这样才能利用 ERP 系统，最大限度地利用企业各种资源，真正实现管理创新。

很多实施ERP系统的中小企业流传着这样一句话：“企业不上ERP是等死，上了ERP死的更快！”我想告诉大家，这句话的背后，反映了中小企业的管理水平问题，也就是说基础管理很差。没有真正规范基础管理的基础上就实施ERP项目，势必会造成失败的结局。

（三）要保持关键岗位人员的稳定性。ERP的实施是一项系统工程，操作ERP系统的企业关键人员要保持一定的稳定性，这是成功实施ERP系统的基础保证。人员经常变动，势必会影响ERP系统的实施的稳定性。

（四）实施ERP系统负责人一定要非常熟悉企业的实际情况。新入职的人员，不管水平有多高，也不管以前是否有此经验，都不适应立即实施ERP系统。因为实施ERP系统，需要非常熟悉公司实际情况，才能二次开发和优化ERP系统，使之符合企业的需求。

（五）在满足前几项的基础上，才可以实施ERP项目，对员工进行全面培训，并多次进行培训。

（六）制定规范的ERP系统流程。此流程要经多次完善，将企业优化的管理流程镶嵌在ERP系统流程中。任何人都不得随意改变流程。

（七）ERP系统操作人员更替一定要办理交接手续，不能随便离开，要让新人通过再培训才能上岗。

（八）要有专门合格的网路管理维护员。网路的稳定性，对实施ERP系统也很重要。一般局域网内操作ERP系统，网络稳定性不成问题。但是，企业要是通过远程登录的来操作软件的人很多，网路的稳定性就显得尤其重要，它会直接影响企业使用的效率。需要有人专门维护和分工。最好不要让项目负责人来兼做这项工作，这样会分散项目管理人的精力，会影响他对系统操作的关注。

综上所述，结合本人多年多次实施ERP系统的经验，只要做到了以上几点，中小企业成功实施ERP系统是不成问题的。

参考文献

[1] 魏玲，田世海.我国中小企业实施ERP的问题及解决方法[J].科技与管理，2010（1）.

[2] 赵风景.企业导入ERP时机的反思[J].中国管理信息化，2007（4）.

作者简介：李海玲（1974-），女，河南淮阳县人，现任职于河南乐普生会计师事务所，审计经理；研究方向：企业内部财务管理。