浅谈高校督办工作的技术思考

摘要：高校督办工作是提升学校行政办公效率、推进学校工作任务落实的重要环节。文章简要阐述了高校督办工作的重要性，分析了高校督办工作内容、工作原则及工作程序，从督办工作体系、工作措施、工作关系等方面对高校督办工作进行了深入思考。

关键词：高等学校 督办工作 思考

1、加强高校督办工作的意义

1.1 高校督办工作是领导工作的需要

领导作出决策和制定政策，事情只是做了一半，如不真正把决策和政策变成群众的自觉行动并加以落实，再好的决策和政策也是一纸空文。因此，学校领导层面作出决策后，必须通过发挥督办职能，保证决策方案得到细化和实施，方能达到预期目标。

1.2 高校督办工作是提高效率的需要

管理学认为，工作效率的高低，在很大程度上取决于决策督办的及时性。学校决策往往是因某种急需或为解决某种特殊问题而作出的，如不及时落实就会失去决策的意义，更谈不上效能。因此，只有及时督办才能提高效率，达到事半功倍的效果。

1.3 高校督办工作是完善决策的需要

高校领导者的决策并不是都是尽善尽美的，有的需要在实施过程中加以完善。督办工作正是协助领导完善决策的重要形式之一。在决策实施过程中，督办机构和人员可以发现决策的不足和新问题，及时向领导报告并协助领导完善决策。

2、高校督办工作的内容、原则及程序

2.1 高校督办工作的主要内容

根据多年工作实践，本人认为高校督办工作内容可概括为以下五个方面：一是上级党委和政府及其职能部门下达要求学校执行的重要事项；二是学校决定并下达的发展规划、工作计划（要点）、重要工作部署和重要文件等需要执行的事项；三是学校党委会、党政联席会及学校领导召开的专门会议决定需要办理的事项；四是教代会、工代会提案及群众日常来信、来访需要学校解决的事项；五是学校领导批示需要督办的事项。

2.2 高校督办工作原则

一是实事求是原则。在督办工作中应做到有喜报喜、有忧报忧，既不夸大成绩又不掩盖问题，全面、准确、客观地了解和反映学校领导决策的贯彻执行情况。

二是分流承办原则。督办部门不能直接处理或代替职能部门承办所督办事项。属于职能部门职能范围应该解决的问题，必须由职能部门负责处理。做到分级负责、归口办理、及时反馈。

三是注重实效讲求时效原则。开展督办工作的目的，是保证学校决策落到实处，收到实效。一个再好的决策如果贯彻落实不了，就会前功尽弃，变为一纸空文。同理，督办工作就在于高效率的解决问题，防止出现“公文旅行”、“踢皮球”等推诿扯皮的现象。

四是突出重点原则。督办工作不能“眉毛胡子一把抓”，要突出重点，集中力量抓好学校的重大决策、工作部署以及对全局有影响的重大事项的督办落实，达到重点突破，以点带面。做到适时督办、定期督办、急事急办、特事特办。

2.3 高校督办工作程序

科学的运行程序是保证督办工作取得实效的基础。所以，督办工作必须实行科学化、规范化的管理，建立一整套行之有效的工作程序。高校督办工作程序分为一般程序和简易程序。

（1）一般程序；一般程序可分为立项、交办、承办、催办、反馈、办复、归档七个环节。一是立项。在学校党委、行政作出重大决策、重要工作部署之后，或在接到学校党委、行政和校领导的指示、交办事项之后，由督办部门拟写《督办通知单》，并提出拟办意见，呈报有关学校领导审签后立项登记。督办立项坚持一事一项，不得多事一项或一事多项。二是交办。由督办部门将《督办通知单》及相关材料交由主办部门和协办部门签收办理。交办时要求做到任务明确、时限具体、责任清晰，符合承办部门的职责范围，具有可操作性。三是承办。承办部门接到督办通知后，应按照督办要求和时限认真办理，不得推诿拖延。承办部门的主要负责人为第一责任人，多个承办部门联合承办的，牵头部门的主要负责人为第一责任人。四是催办。《督办通知单》发出后，督办部门要及时跟踪了解督办件的运行和办理情况，对久拖不办或超过时限尚未办结，又不能说明原因的事项，要采取发放《催办通知单》或口头催办等形式，适时加以催办。做到紧急事项跟踪催办，重要事项重点催办，一般事项定期催办。催办中要积极协助承办部门解决工作中遇到的困难，发现重大问题及时向有关领导报告。催办情况均作详细记录。五是反馈。承办部门在规定时限内通过《督办事项反馈单》向督办部门如实书面反馈办理结果。两个或两个以上部门联合办理的督办事项，由牵头部门负责反馈。反馈的内容要实事求是、简明扼要，由部门负责人签字并加盖部门公章后上报。未能如期办结的，应在规定时限内反馈办理进展情况，说明未能办结的原因并提出加速办理的措施。六是办复。承办部门在工作任务完成后，应及时回复办理情况。督办部门（人）将按照交办时所提的要求对承办部门的回复情况进行审核。审核办理结果是否符合交办时所提出的要求，事实是否清楚，问题是否解决，工作是否落实，结论是否准确，处理措施是否符合政策、法律规定等。对不符合要求的，退回承办部门从速补办或重办；对符合交办要求的，要及时办结并呈报领导阅知。七是归档。督办事项完成后，应将各种有关的文字材料，包括领导批示、书面通知、反馈单等按照文件处理的要求整理归档。对有查考和保存价值的文件，年终要移送档案管理部门存档。

（2）简易程序；内容清楚、任务单一、办理迅速的事项，可通过简易程序进行督办。简易程序包括立项、通知、反馈、归档四个环节。一是立项。适用简易程序立项的事项，由督办部门确定。二是通知。由督办部门制作《文件办理情况反馈单》或采用电话、口头通知等方式通知承办部门。三是反馈。承办部门在接到通知后，应提出拟办意见，并及时反馈处理结果。四是归档。承办部门办结反馈后，由督办部门把立项时间、督办事项和《文件办理情况反馈单》等材料进行归档整理。

3、加强高校督办工作的思考

督办工作是有管理的学问，又有公关的艺术，因此要在实践中不断总结工作规律，完善督办机构，强化督办职能，才能有效提高督办效能，确保学校各项目标顺利完成。

3.1 健全高校督办工作体系——建立机构、完善制度、明确责任

（1）成立专门机构；根据实际情况，高校应成立校党委领导下的督办工作小组，明确党委分管领导任组长，办公室、组织、人事、监察等部门负责同志为副组长，组员可由相关部门肩负督办职能的同志组成。同时，设立督办机构，配备专职督办人员，强化督办工作力量。

（2）完善工作制度；高校督办工作制度应明确督办工作的范围、原则、程序、方法、考核办法与奖惩措施，明确督办工作小组成员及职责，同时建立各管理部门、教学教辅单位兼职督办员队伍，进一步规范和完善检查监督组织体系和考评系统。

（3）明确督办责任；为确保高校党委、行政议定的事项不折不扣地得到落实，高校领导应把督办工作作为重大决策事项和重要工作部署贯彻落实的首要保障，明确履行督办工作职能的专门部门。每一次重要会议纪要后都应附有议定事项责任分解表，明确办理事项、办结时限、责任部门、责任人、分管领导、督办人，以便督办部门按照办结时限督办反馈。

3.2 强化高校督办工作措施——狠抓队伍、制定规范、注重考核

（1）完善督办工作网络；健全高校督办工作网络，切实做到督办工作有人管、有人抓、有人干。成立专门督办工作小组，明确各部门、各院 （系）主要领导为本部门工作落实的第一责任人，建立部门兼职督办员队伍，形成覆盖全面的督办网络，为督办工作的有效开展提供强有力的队伍保证。

（2）规范工作程序方法；督办工作要制定领导责任制度、程序规范制度、限时办结制度、奖惩考评制度等规章制度，从督办立项、协调督办、结果上报、信息反馈、立卷归档等方面提出闭环式的规范程序，创办督办刊物，专题反馈督办情况，对群众关心的重大问题在网上公布，接受群众监督。

（3）加强考核奖惩措施；高校应制定《督办工作考评标准》，建立相应的奖惩措施和督办通报制度，将各职能部门工作落实情况与奖惩措施挂钩。依据《督办工作考评标准》，每年对有关职能部门事项办理情况进行考核。年终督办工作考评结果予以公示，并由组织、人事部门记录在案，作为各责任部门负责人将来任用的重要依据之一。督办工作小组负责对承办部门的事项办理和反馈情况进行认定后实施奖惩。

3.3 提升高校督办工作水平——抓住重点、树立权威、讲求时效

（1）明确督办工作重点；随着高教事业的不断发展，督办工作的重要性日益显现，督办任务也越来越重。在人员配套无法跟进的情况下，要不断改进督办工作方法，抓住督办工作的重点。高校督办工作应始终围绕学校党委、行政的中心工作和头等大事，围绕主要领导的工作思路抓落实。

（2）强化督办工作权威；各级领导是督办工作的第一责任人，是抓决策落实的第一推动力，这是树立督办工作权威性的重要保证。校党委、行政主要领导亲自过问和督办有关事项，就能有效地维护党委的权威，确保政令的畅通。作为具体负责督办工作的办公室在具体督办有关事项的过程中，也应注意树立权威，严格照章办事，确保督办反馈件的质量和工作落实的质量。

（3）提高督办工作时效；督办工作要做到力度大、行动快、情况准、落实好，才能确保督办质量。因此，要在第一时间做好有关事项办理情况的督办反馈，为党委、行政决策管理提供高效服务。要注意搭建督办反馈“直通车”，缩短办件期限和督办反馈周期。对于领导的重大紧急批示件，要安排专人在第一时间专项督办，并按照明确的时限要求做好落实反馈，有效提高督办工作时效。

3.4 正确处理督办工作关系——重点与一般、督办与服务、督办与协调

（1）重点和一般的关系；督办工作无小事。然而，督办工作往往纷繁复杂，千头万绪，不可能眉毛胡子一把抓，需要从突出工作重点、掌握工作节奏、确保工作效果出发，对督办事项作轻重缓急区分并采取有所区别的工作方法。对于直接关系学校中心工作、重点工作和一些涉及敏感热点问题的重要事项，应集中精力重点督办，而对于一般性的事项则采取一般督办。

（2）督办与服务的关系；新形势下，高校督办工作必须以更高的要求、更广的视角，牢固树立服务意识，坚持督办与服务的统一，以服务推动督办工作的开展，才能取得良好的效果。一方面，督促与被督促，表面上看似对立，本质上却是统一的，都是为了推动工作的落实，促进学校的建设和发展；另一方面，在督办事项中，有相当一部分是师生员工反映的在教学、科研、师资队伍建设等方面存在的实际困难和问题，通过督办的形式帮助有关部门及时加以解决，实际上也是为师生员工和承办单位做好服务工作。

（3）督办与协调的关系；在督办工作中，督办部门应积极发挥自身在组织协调上的优势。由于领导批示事项有时需几个部门共同办理，而职能部门在某些职责上可能存在交叉之处，主办与协办的区分有时不是非常明确，对需办理事项的理解也可能产生分歧，甚至出现部门间推诿扯皮现象。为使督办工作及时高效运转，督办部门应积极发挥组织协调职能，在与相关部门充分协商的基础上，明确分工，理顺关系，协调一致，共同完成承办任务。

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