浅谈人事档案与企业人力资源开发的关系

[摘要]在企业中，人事档案管理与人力资源管理是企业提高管理不可分割的有机组成部分，人事档案为人力资源管理提供了大量有效数据信息；反过来，人力资源管理中的一切活动又进一步完善了企业人事档案的信息组成，两者相辅相成，共同促建企业的稳定发展。

关键词：人事档案，企业人力资源开发，关系

中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号：

一、引言

人事档案是一种特殊档案，是在人事管理活动中形成的，记录和反映职工个人经历和德能勤绩表现等情况，它是以个人为单位集中保存的、备查考的原始记录。人事档案反映个人的成长轨迹，反映其学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、奖励惩处、家庭及社会关系、政治面貌等诸多方面，其定义阐明了它与人力资源管理工作的密切关系和它的基本内容构成。人事档案作为人生经历的记录，在一段时间里被视为人的“生命线”，神秘而严肃。然而近年来，随着我国人才管理制度和就业形势的变化，人事档案的神秘性被打破，人事档案离我们每个人越来越近，并且人事档案作为人力资源管理的内容之一，被赋予新的含义，我们应从新的视角来了解人事档案。

二、人事档案与人力资源建设的关系

企业是社会生产的基本经济单位，企业在提高社会生活水平的过程中起着至关重要的作用，企业越是发展，就越应该重视人事档案的作用。企业的人力资源管理主要包括七大职能：工作分析、人力资源需求、招聘录用、培训开发、绩效管理、薪酬管理、员工关系管理，人

力资源管理的各项职能都与人事档案有着紧密的关系：

（1）工作分析是将每项工作的具体岗位、职务、任务、职业生涯等制成工作分析表，根据表格对不同员工委以不同的工作，而对一个员工的了解，要首先从员工的个人人事档案人手。

（2）根据工作分析得出相应的结果之后，需要把公司的人力资源供需情况预测清楚，根据不同的工作分析表确定企业的人员需求情况。而预测企业的人力资源需求情况需要清楚地了解企业每个岗位已有多少员工，缺少多少员工，这些都需要从企业的人事档案里获取真实结果，才能科学地为企业预测人力资源需求。

（3）在确定人员需求之后就要进行招聘录用工作。在招聘录用过程中会收集大量的个人简历，而个人简历是建立人事档案的第一步，收集到的简历要经过严格的筛选、甄别，通过面试确定最终录用人员。从招聘到录用每一步产生的信息都要记录详细，这些信息就是建立人事档案所需要的前期资料。

（4）录用到合适的人才后，就需要对员工建立起个人人事档案，接着要对员工进行培训以及开发员工的潜能，这些工作部需要根据个人人事档案的记录来进行，才能更好地完善员工的发展，为企业本身创造更好的效益。

（5）每个员工在一个企业工作一段时间之后，会产生一定的绩效成绩，这些成绩会原原本本地记录在个人的人事档案中，这样才能真实、科学地确定每个员工的绩效成绩，也为薪酬管理做好准备工作，确定工资水平、奖励待遇问题。

（6）薪酬管理是与企业每个员工息息相关的重要问题，它关系到员工的付出和报酬是否公平，影响员工的工作情绪以及生活水平。而科学地确定薪酬，则是要从人事档案的记录中获取相关信息，把整个人事档案中记录的员工工作所存在的问题以及优势综合起来，确定员工属于哪个薪酬级别，这样也使员工心服口服。

（7）在管理员工关系问题上，根据员工在工作期间形成的人事档案，确定员工的优缺点、成绩和差错等问题，确定每个员工的管理办法，真正创造适合员工发展的空间。

三、提高人力资源管理中人事档案作用的策略

1、增强服务意识，积极主动的提供利用

人事档案管理是人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径，是知识管理的基础。因此要改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为人力资源管理提供信息服务，服务于人力资源开发，促进入力资源管理。

2、增强合作意识，充实人事档案内容

人事档案信息主要来源于人力资源管理活动。人事档案管理作应作到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门，加强与人事部门的沟通、协作。在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。

3、增强人事档案的真实性

真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建市人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式，信息内容较少，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信息，这样，可以扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高整体使用水平。

4、树立竞争意识，增强人事档案时效性

知识经济时代，时间是竞争的重要决胜性因素。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，应缩短反馈信息收集、再利用的时间周期。不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性，加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况。

5、拓展人事档案管理方式

随着新形势的出现与发展，人事制度也开拓了新的服务形式，实行“人事派遣”制度，对于用人单位而言：一是用人单位便捷用人，打破人事关系与劳动关系一体管理的局面，租赁单位用人，专业机构管人。二是通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展，可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人，规避用人风险。四是可突破编制限额，满足用人需求。

6、创新人事档案工作的现代化管理模式

摆脱旧有模式，改变手工操作对策，大力引入现代科技手段，将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在单位内部局域网上建立平台，形成资源共享，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。加快人事档案管理工作科学化、现代化进程，实现人事档案管理手段与理念的科学化、现代化，要建立一个以职工人事档案信息为基础的、建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案计算机管理的员工信息系统。

四、结束语

完善合理的人才管理机制对企业的发展具有积极地促进意义，所以，对企业而言，应该创建科学的人才流动服务机构，提高对人事档案管理的工作力度，培养企业人力资源的档案构建意识，正确处理人事档案与企业人力资源开发的关系，丰富人力资源管理的信息和数据，只有这样才能全面地发挥人事档案的作用，更好地为企业人力资源管理工作服务。

参考文献

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[2] 黄庆辉.人事档案管理在人力资源管理中的作用初探[J].中国新技术新产品.2011

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[4] 王学文.发挥人事档案作用与提升人力资源管理[J].科技信息.2007