用友―U8总账系统研究

【摘要】用友-U8是信息时代的产物，而总账系统是其中的核心子系统，因此，对总账系统的研究显得至关重要。本文先对总账系统进行分析，重点在总账系统的构建部分。最后提出常见问题与方法，面临的风险及对策。

【关键词】用友-U8 总账系统 子系统

一、用友-U8总账系统分析

（一）用友ERP-U8介绍。

ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源管理计划，是指在信息系统基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层和员工提供决策运行手段的管理平台。在信息化时代的趋动下，当前大多数中国企业均采用用友ERP-U8软件。该软件包括账务生成系统和处理系统，账务生成系统是通过总账系统和四个子系统构建完成，涉及薪资、固定资产、应收款、应付款四个子系统中完成凭证生成，并自动传递到总长系统中进行记账工作；账务处理系统自动对已登记记账的账簿进行报表生成以及账务分析处理。

（二）总账系统分析。

总账系统是用友-U8管理软件的核心子系统，适用于各行业进行账务处理及管理工作。总账系统既可独立运行，也可与其他子系统集成协同运行。总帐系统对这四个子系统均进行管理，财务系统中的各个子系统均要涉及总账系统：

从这幅图中可看出总账系总账系统的核心地位。

（1）总账系统任务：建立会计科目体系，输入和处理各种记账凭证；完成 记账、对账及结账工作；输出各种总分类账、日记账、明细账、辅助帐；

（2）总账系统提供：基本核算功能；辅助管理功能；

（3）总账系统的特征：会计流程的动态性；会计核算时点的转移；会计流程由财务部流向各个部门；④会计信息内涵和外延的扩展；

（4）总账系统流程构建：总账系统的构建包括系统初始设置、日常业务处理、期末处理。其中：

初始设置：由用户根据本企业工作需要建立财务应用环境，将用友-U8转变成本企业实际需要的专用软件系统，为总账系统日常业务处理做准备。主要工作包括设置系统参数、录入初始余额、设置凭证类别、设置结算方式等。

日常业务处理：系统通过严密的制单控制保证记账凭证正确性。包括填制记账凭证、审核记账凭证、出纳签字、凭证记账等；涉及辅助核算和管理。其中辅助核算类型包括个人往来、单位往来、项目核算、银行核算等；同时涉及出纳管理。总账系统为出纳提供一个集成办公环境，加强对现金和银行存款的管理。

期末处理：可自动完成月末分摊、计提、对应结转、销售成本结转、汇兑损益、期间损益结转等业务，进行试算平衡。对账、结账以及月末工作报告等。

二、用友U8总账系统常见问题与解决方法

（一）总帐系统常见问题。

1.初始设置

（1）帐套管理。常出现的错误有：企业类型及行业性质选择错误导致科目预置错误；客户和供应商分类标记不正确，导致无法分类或必须分类；编码规则不正确，使编码设置无法按预定方案进行；

（2）初始设置。无法进行支票登记或报销功能；凭证相关科目最新余额出现负数时，系统无给予提示；无法查询现金日记账和银行存款日记账；

（3）设置凭证类别时。期初余额录入错误；会计科目不能被删除；

2.日常业务处理

（1）填制凭证。无法查询到辅助核算的相关资料；凭证日期超过系统日期或正确设置日期但倒流；在凭证科目中输入非末级科目编码；

（2）审核凭证。已审核的凭证发现错误，直接修改；

（3）记账。在“填制功能”中查询已记账的凭证；在上月没有结账的情况下，对本月已输入凭证进行结账；不能整理凭证断号；

（二）解决方法。

1.初始设置

（1）帐套管理。新建帐套时，企业类型和行业性质一定要根据企业自身特点进行选择；建帐时在【基础设置】中对供应商和客户进行分类；编码要正确编制，避免二义性；④没有指定现金科目和银行总账科目；

（2）初始设置。在【选项】中没有勾选“支票控制”或没有使用银行科目制单和对选用的结算方式没有设置票据管理；没有在【选项】中进行“赤字控制”；没有制定“现金科目”和“银行科目”；

（3）设置凭证类别时。检查是否正确指定凭证类别的限制类型和限制科目；不是指定的现金科目或银行存款科目；

2.日常业务处理

（1）填制凭证。填制凭证时使用含有辅助核算内容的会计科目；总账系统以计算机日起为系统日期，凭证日期不能超过当前日期，在【凭证】控制选项中进行；进行末级编码的正确输入；

（2）审核凭证。已审核的凭证不能直接修改，需要取消审核后进入填制凭证功能中才可修改；

（3）记账。已记账凭证临时文件消灭，可通过【期末】按ctrl+H键确定返回总帐系统界面 【凭证】菜单 【恢复记账前状态】 确定取消记账；期初余额试算不平衡、上月未结账、有未审核的凭证时不允许进行本月结账；记账后不能进行凭证断号的整理；

（三）用友U8总账系统风险及对策。

1.总账系统风险

（1）财务数据是企业的绝对秘密，很大程度上关系着企业的生存和发展。

（2）总账系统结账后，出现非法操作或计算机病毒等原因造成数据被破坏。

（3）黑客容易盗取公司核心子系统总账系统的所有数据。

（4）总账系统内部控制制度不健全。

（5）对用友U8具有的“反记账”“反结账”功能的滥用会产生一系列问题。

2.总账系统应对对策

（1）网络环境下的用友-U8，先提高硬件的配置，再加强数据的加密措施。

（2）建立全面规范的总账系统管理制度。

（3）对在总账系统结账后出现的问题，可使用反结账功能，取消结账。

（4）建议应用会计软件开发商开发有记录“反记账”“反结账”功能的软件。