浅谈企业档案业务外包

【摘要】文章首先对档案业务流程外包的必然性及利益分析，分析企业档案业务外包的内容，探讨影响企业档案业务外包效果的因素。

【关键词】企业档案；业务外包；档案管理；信息化

引言

随着档案越来越受到人们的重视，档案及相关业务也呈增长趋势。特别是近几年来，无论企业规模的大小，或多或少都存在档案的管理不善的现象，因此，面对档案管理过程中的某些问题，越来越多的企业选择将档案及相关业务外包，以便企业提高核心竞争力，减少重复投入。

1 档案业务流程外包的必然性

企业档案信息既是企业生存和发展的信息条件之一，也是国家档案信息资源的重要组成部分。为管理好企业档案，我国各级档案管理行政部门制定颁布了许多相关的管理条例与制度，不少企业也投入了大量的人力与物力。然而，企业档案管理的现状并不尽如人意，作为我国基层档案机构之一的企业档案室无论是在人力配备、硬件设施还是在管理水平上都存着不少问题。究其原因，既有企业管理者档案意识淡薄等主观因素，也存在企业人力、物力、资金有限等客观因素，如何突破企业档案管理发展的瓶颈，走出一条符合企业发展的档案管理新路，是摆在企业档案工作者面前的新问题。大量事实表明，越来越多的国内外企业正倾向于将档案业务流程进行外包。

2 档案业务流程外包的利益分析

企业档案业务外包绝不是一个孤立的现象，它是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。具体来说，档案业务流程外包主要有以下几个好处：

2.1 降低企业档案管理成本，提高档案利用效率

企业档案管理业务外包即将企业有关档案管理业务外包给档案专业服务机构，决定是否外包的一个重要因素就是外包成本是否高于内制成本。接收企业档案管理外包业务的档案专业服务机构由于其服务内容的专一性和服务的规模化，决定了这些档案专业服务机构的服务成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本。同时，由于应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段，外包后的企业档案利用效率也会大幅提高。

2.2 可以减少企业在档案管理工作中的重复投入现象，降低企业管理风险

档案管理是一项技术性、专业性较强的工作，它需要一定的投入，这其中包括档案管理基础设施的投入、人员投入、技术投入及有关管理物资的投入。而在现实工作中，我国大多数企业，尤其是中小型企业和民营企业对档案管理的基础性投入明显不足。随着办公自动化程度和企业信息化程度的不断提高，电子文件和电子档案大量产生，这些数字化的文献对管理基础设施、管理技术和人员素质的要求比纸质文献的要求要高得多。尤其是在网络环境下，为确保电子文件信息的持续可读性，必须不断地对文件进行适时迁移，以适应新的计算机网络通讯技术，这些都需要大量的投入。这些投入对大多数企业来说，都是一笔相当大的开支。软件与设备的不断升级，使企业已购置设备和软件有逐渐被淘汰的风险。

2.3 有利于促进企业档案信息化建设

信息化是档案工作的发展趋势和方向，档案信息化建设需要大量的投入，要有专门的人才和设备。然而，在现有条件下，我国企业把主要的资金都投入到企业的生产和经营上，对企业档案信息化建设的投入非常有限，这在很大程度上制约着企业档案信息化的发展。实行企业档案管理业务外包，可借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势，加快企业档案信息化建设，促进企业档案信息化进程。

2.4 有助于提高企业核心竞争力

业务外包是企业管理的一种创新管理理念与管理方法，它的一个重要目标就是集中企业内部资源，着力提高企业核心竞争力。目前，市场竞争日趋激烈，企业需要更多专业性的组织在各个薄弱环节对其进行帮助。同样，企业也有需要档案专业机构能对其档案管理进行专业性帮助的需求。档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的日常的事务性档案管理业务中解放出来，能够更有效地运用其核心竞争力，把时间、精力和资源集中起来，致力于具有高附加值的战略环节。

3 企业档案业务外包的内容

在企业档案及相关业务中，因为涉及各种为企业发展所考虑的因素，企业对进行外包的档案业务有时也有所侧重。企业一般会将不涉及企业机密、专利等内容的非核心的档案及相关业务或与企业业务无关的档案业务进行外包。具体外包的档案业务大致可以分为以下几类：

（1）档案保护的外包。这项业务包括企业档案文献以及特殊载体档案的编目、考订、修裱修复、保管与维护。档案在长时间的日常管理和使用中会有一定的破损，特别是特殊载体的档案，破损程度更为严重，需要经常对档案进行修裱、修复。在企业档案工作人员结构中，掌握这项技能的档案人员所占比例较少甚至不存在。即使存在会技术保护的档案人员，也因为器械设备不足而无法进行修裱或修复，因此企业需要将这些业务进行外包，获取更专业的保护。对于某些小企业而言，因资源的有限，档案文献的编目、考订也是需要通过外包来完成的。

（2）档案的数字化。大量公司、企业面临着将档案数字化的问题。这个过程对于许多企业来说需要大量人员及必需的设备，而这些人员和设备在数字化之后又面临闲置的问题。因此，许多企业将这项工作交由专业机构或单位完成，通过外包的形式解决数字化过程中所遇到的各种问题。例如太平洋保险（集团）股份有限公司从2007年8月起，进行长期的档案业务扫描外包工作，从而达到将档案数字化，提高业务档案利用率，更好的保护原始的纸质档案，为档案利用提供安全便捷的服务等目的。国泰君安公司为减轻各营业部的档案电子化处理压力，降低档案在分散情况下因调阅、存管情况下造成的损毁、遗失风险，特别将档案电子化业务外包。

（3）档案的日常使用业务。档案的日常使用业务也可以进行外包。例如上海仁通档案管理咨询公司就开展了寄存、整理、查询、快递、销毁业务，除此外还包括对备份文件的保存等工作。特别是到期销毁的档案业务，许多企业为了方便，更为了销毁档案的专业性，将此项业务交由其他专业机构或有专业设备的企业完成。

（4）档案馆后勤业务外包。后勤业务包括：物业管理、运输业务和其它后勤服务等。包括企业档案馆内及周边环境卫生、借阅室清洁消毒、库房温湿度调节、杀菌消毒、档案馆安全保卫等。这些工作与档案相关但与企业业务无关，为了避免其影响企业的工作，往往采用外包来完成这项工作，充分利用外部资源，利用外包企业的专业优势，将自身的薄弱环节交由外部完成，提高档案的整体业务水平。

（5）人员的培训和教育工作外包。包括档案馆工作人员的岗前培训和继续教育。档案事业在不断前进发展，档案业务因此也不断丰富，档案工作人员特别是企业内档案工作人员因为企业的发展也面临着对档案更高的工作要求，因此，需要对企业内档案工作人员不断培训，岗前培训是为了使员工更好的适应企业的工作环境，继续教育是为了使员工在企业发展中更出色的完成工作任务。

（6）档案管理的现代化建设外包。科技的进步带动的不只是技术的进步，同样也带动管理上的发展。这促使企业不断进行着现代化建设，档案的管理也不例外，在这个过程中，企业会将这项工作外包，交给更懂得这项任务的企业或单位帮助企业对档案的管理进行现代化建设，更好的辅助企业的发展。 4 影响企业档案业务外包效果的因素 企业档案业务外包的目的，是为了更好的减轻企业在档案方面的负担，对企业档案提供更完善的档案服务，但为了达到较好的档案外包管理成效，企业在选择外包机构时也应考虑以下几个问题： （1）外包的档案工作业务的确立。在档案业务中，有些档案是涉及企业自身利益的，而有些只是可有可无的业务，因此面对重要性不同的档案业务应予以明确的划分标准，以对企业经济、获取最大利益为目的给予不同的投入，分配不同的资源，考虑确定是否需要将这部分档案业务外包。 （2）安全保密性的保障。无论是企业档案网站的建设，还是日常企业档案的保管，这些业务如果外包都需要注重企业档案的安全保密性，特别是包含企业专利、产品生产、科研开发、财务会计及人事方面的档案，往往涉及企业的技术、资本、人力等信息，选择外包公司或外包过程中更应该注意外包公司是否会泄露档案信息、对这些档案采取怎样的保密措施等问题。 （3）选择合适的外包单位。在企业里，所有的活动都是围绕企业的利益而运行，因此应该考虑选择的外包单位选定合适的外包单位，明确企业档案业务外包的目标后，就需要及时投入，提供资金、管理、人员方面的支持，以保证外包业务顺利的完成。 （4）建立监督控制机制，随时考察外包情况。除了要选择有信誉、服务好的外包公司外，还应该制定严密的外包合同，在档案业务外包过程中，实施测评监督外包公司，减少外包本身所带来的各种风险。 5 结束语 企业档案外包业务近几年来得到很好的发展，不仅使企业更好的完善自己的内部结构，也促进了以档案业务外包为目的的企业机关的发展，更好的让档案走入生活，提高档案的利用率。 参考文献： [1]黄力,李圭雄.档案关业务外包策略研究[J].档案学通讯,2004(4). [2]段小平.档案信息化技术业务外包可行性研究[J].兰州科技,2007 (12). [3]沈涛.论档案管理电子化外包[J].山东档案,2005(5).