浅谈机关文秘人员修养与业务素质的提升

【摘　要】文秘是党政部门和企事业单位必设的工作岗位，在新时期作为一种工作职务，不仅仅是传统意义上的抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用；同时，就一般情况而言，机关、企事业单位的文字秘书又是文书档案的管理者。因此，文秘的自身素质决定了文书档案的价值。

【关键词】机关；文秘；素质；提升

目前，文秘人员素质和修养存在的主要问题是：一些机关和企业文秘综合素质不够全面，能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少，只能完成传统意义上的秘书工作，与新时期需要的适用型、技能型、复合型的高素质综合性人才还相距甚远。如何提高机关文秘人员的素养，笔者认为因从以下几个方面做起：

一、机关文秘人员修养重在“德”“谋”“书”三个方面

（一）重德。“德才兼备，以德为重”。一个文秘人员，若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“王佐之才”，也不能算是一个合格的秘书。如果没有“富贵不淫、贫贱不移”，“宁公而贫，不私而富”，“君子修道重德，不为困而改节”的思想品德，廉洁奉公、勤政为民、一尘不染的政治本色，艰苦奋斗、任劳任怨的工作态度，是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“体现”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”，要求文秘人员必须具备诚实正直、心明步正，谦虚谨慎、兢兢业业，恪尽职责、严守机密，互相补台、竟而不妒的道德修养。

（二）善谋。由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补充，因而人们常称秘书为领导的“外脑”，当好“外脑”就是秘书“善谋”的应有之义。那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢？首先，要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张。其次，要深刻领会领导意图。要“参”到点子上，“谋”到关键处，必须准确理解和把握领导意图。第三，注重进言技巧，要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉，含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。

（三）擅书。擅长书写文稿，应该是秘书人员最基本的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量，要特别抓住四个环节：一抓学习练内功。在学习内容上侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学科技知识，以拓宽知识面，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿血肉俱全。二抓锻炼能力。秘书人员要深入基层调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充自身的“资料库”，增强写作能力；又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为己所用；文秘人员要利用赴各地学习考察的有利条件，不断开阔视野，增长见识、才干。四抓管理促效率。要建立健全各项规章制度，实现管理的规范化、制度化和科学化。

二、增强秘书人员“六种意识”，适应新时展的客观需要

（一）自我意识。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点，但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体。如果没有自我意识，何言“参与政务”？又何言“管理事务”？因此，作为一个秘书人员，应该锻炬和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。

（二）信息意识。当今时代是一个信息时代，增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。

（三）超前意识。超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书人员科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用；反之，则有可能影响领导决策的正确性。

（四）创新意识。在新形势下，要发挥秘书人员的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手；领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持，不要仅在收发文本或文字材料上提要求，而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

（五）竞争意识。目前，秘书人员的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多，这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平，所以，秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中，才能加快工作节奏，提高工作效率。

（六）责任意识。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处理果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。

三、切实加强新形势下对文秘与文档管理人员的教育培训

由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础。为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。第一，以公务员基本素质要求为基本条件，在配备文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员；第二，对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；第三，在所属业务管理部门的指导下，对机关文字秘书、文档管理人员，特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴，鼓励他们作好本职工作。