浅谈涉外事务管理中外事文书的作用

摘要： 随着社会的不断发展，涉外事务管理在社会中的应用越来越广泛，从政府机关到涉外企事业单位的日常事务中，都发挥着不可替代的作用。其中，外事文书 是对外交往的书信形式，是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规，所以起草和发送对外文书是政策性很强的工作。

Abstract: Along with society's unceasing development, the foreign business management is getting more and more widespread in society's application, from the Governmental agency to the foreign Enterprises and institutions's everyday concerns, displays is affecting unreplaceable. And, the external affairs copy clerk is the letter form which develops foreign relations, is carries on the foreign negotiation and the etiquette intercourse one important means. Each kind of copy clerk manifests national the foreign general and specific policies and the related laws and regulations, therefore drafts with the transmission foreign copy clerk is the policy-type very strong work.

关键词：涉外事务管理 文书

Keywords：Management of foreign affairs documents

一、外事文书的特点和作用

1.外事文书的特点

(1)语言表达的准确严密性。外事文书的表述，主要包括经济贸易往来、事务交涉，军事、文化、科学，礼仪和友好交流活动等，涉及面较广，环境复杂，影响巨大，它关系到国家、民族的重大利益以至根本利益。若稍有不慎，就有可能造成不可弥补的损失。因此，外事文书写作，讲究文字的表达要准确无误。

(2)写作格式的国际习惯性。 在国际上，外事文书的文体和格式并无统一的文字规定，它是在长期的国际外事实践活动中，逐渐自然形成的撰写和使用的格式，是大体固定的并约定俗成的，国际法上称之为习惯法。外事文书是有明确的承受对象和应用范围的，由于承受对象、文章内容的变化，便产生了各种不同的体例和格式。同时，外事文书写作，也有一些习惯性用语，若使用得恰当，可以增强文体感。

(3)时效性。外事文书具有很强的时限要求，因此在处理外事文书时，应将收到的公文及时查看，并要表述清楚按其时间限制严格撰写。

(4)业务性、事务性。外事文书属于专用公文中的一类，具有很强的专业性。涉外工作在很多时候体现为一些经常性的事务工作。

2.外事文书的作用

外事文书的写作，是外事工作的重要组成部分，外事工作的任何一个环节，都离不开外事文书写作。从总体来说，外事文书在世界各国之间起着联络关系、处理问题的纽带和桥梁作用，把国家之间和国家与国际组织之间、国际法人之间紧密地联系起来，使整个世界成为一个不可分割的有机整体。从外事实践看，外事文书的作用是多方面的，具体表现为：

(1)指导作用。外事工作中的计划，如接待计划、出访计划、参观计划等，就是指导外事工作的行动准则，要想去做就得写请示，批准后才可以去做。有些外事文书，如请示、报告、计划、总结等，对于外事工作有指导作用。总结也有指导作用，在一次接待或是一个月的工作中所总结的经验教训，也是今后外事工作可以加借鉴的地方，也具有指导意义。

(2)联络、沟通作用。外事文书可以通知、联系、交涉、办理事务，具有联系工作、组织接待的联络作用，它是外事工作中不可或缺的工具和手段。外事工作往往是部门和单位之间互相联系和沟通。

二、外事文书的办理

1.处理程序

外事文书的程序，除了基本的处理程序以外，还需要外事人员具备处理问题和解决突发事件和复杂事件的能力。因此，外事文书的内容与世界性形式和事态发展有着紧密的联系，处理程序也比一般公文要求的质量更高。外事文书的处理程序是一环扣一环的，一个小小的失误都有可能造成对国家利益的损失。

2.处理要求具体分为以下几点：

(1) 准确及时的掌握国际形势的发展。要求在处理事务时要做到准确及时的掌握各种信息，并分清其中的关系。

(2)谨慎严肃的处理外事文书。处理外事文书是政治性、政策性和法规性很强的工作，这就要求外事人员在工作时，具备高度的责任感和严肃的工作作风，要有较全面的科学知识和工作经验。

(3)周密安全的保证外事文书质量。外事文书的安全性是整个处理过程的前提和保证，因为它的内容涉及国家机密的安全处理和传递。

(4)庄重大方的处理风格。外事文书处理的不仅体现了一个国家的外交政策，更体现了国家的风格。因此，在处理外事文书的时要体现出庄重大方的处理风格和办事效率。

三、外事文书的写作原则

外事文书的写作要求很高，原则性也比较强。外事文书的写作有以下几个基本原则：

(1)和平共处五项基本原则。我国的一切涉外活动均是在此原则基础上进行，也就是中国一贯奉行独立自主的外交政策。

(2)实用有效的原则。外事文书的写作比一般的公文，要本着实用有效的原则进行处理。

(3)真实具体的原则。外事文书与文学创作不同。外事文书写作，所写的一切内容必须是真实、具体的，不能夸张、虚构等，所遵循的是生活的真实性原则。它与文学创作之间有着本质的区别。

总之，外事文书可以保障外事工作的情况沟通及时，使外事工作成为国家工作的有机组成部分。要想做好外事工作，离不开外事文书这个服务工具，更是做好外事工作的基本保证。虽然现代社会的科技越来越发达，外事人员在处理事务时可以使用如电话、电子邮件、传真等方式沟通与对方沟通，但外事文书是无论社会发展到何种程度都不可替代的一种沟通和联络的方式。