对电子档案的保护技术研究

摘 要： 电子档案保护技术的对象是电子档案的载体及其记载的档案信息，本文对电子档案的保护技术进行了研究。

关键词： 电子档案 保障技术 保管技术 修复技术 传输技术

当今世界正走向信息社会，面对飞速发展的网络，面对日新月异的电子计算机技术，档案工作急需解决的问题是如何迎接电子文件带来的挑战，如何保护电子档案的真实完整，如何有效地保存二十一世纪的社会记忆。

电子档案同纸质档案相比较，其物质形式发生了很大变化，多种不安全因素干扰并威胁着电子档案信息的安全，在电子档案利用的过程中，由于电子档案对计算机软件设备具有很强的依赖性、非直读性和易改性等特点，纸质档案的保护技术已不能适应电子档案的保护要求，探索、研讨电子档案的保护技术已迫在眉睫。

1.电子文件的保障技术

在电子文件的形成、处理、归档，乃至电子文件转为电子档案后的保管、利用等各个环节，信息都可能被更改、丢失，因此，我们必须建立一整套科学、合理、严密的管理制度，完善信息安全保护技术措施，以确保电子档案的原始性、真实性。

1.1加强对电子文件制作和管理人员的管理

要不断增强电子文件管理人员的责任心，使其具有忠于职守的责任认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。要保证电子文件在制作阶段的真实性，就必须明确职责范围，特别是在合作制作的电子文件或大型辅助设计项目中，每个参与人员分工范围要明确，职责要分明，避免制作人员的相互推诿。不相关人员因工作需要借阅时，可允许用只读式的载体调阅，以防由于误操作或有意增删等造成电子文件的失真。

1.2健全电子文件全过程管理的制度

从电子文件的形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，任何一个环节职责不清、制度不明、管理不严，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。因此，建立健全电子文件全过程管理制度，从电子文件的收集、整理、归档到电子档案的保管利用，各个环节都要有明确的要求，严格落实规章制度，使工作人员有章可循，各司其责，确保电子文件的原始性。

1.3建立电子文件的记录系统

电子文件管理系统应具有实时记录功能，随时将需要保存的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息；对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。

2.电子档案的保管技术

电子档案的保管与纸质档案的保管有很大差异，对环境要求也较高，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰土和污垢；避免阳光直射；环境温度为14―24℃，相对温度45%―60%；远离热源，酸、碱等有害气体和强磁场，保持良好的保存环境。这样，不仅可以延缓载体自身的老化，而且可以减慢载体上所存储信息的自然衰减。在给电子档案提供良好的保管环境的同时，我们还要注意检测和维护工作。

《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：电子档案应每五年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝；如软、硬平台发生改变，则应及时转换；还要注意电子档案载体的转换，旧载体不为新的软、硬件所兼容，应将档案信息转录到新的电子档案载体上，使电子档案能够长期地处于可理解、可准确提供利用状态。

3.电子档案信息修复技术

电子档案在保管和利用过程中，不适宜的保管环境会使盘片变形、长霉；光盘在读取利用的过程中高速旋转，易被划伤；不正确的触摸方式会污染损伤盘片，从而影响电子档案信息的安全有效，这就需要对破损的载体进行修复。光盘的修复较软、硬盘而言更为容易。光盘修复机能够修复光盘的划伤、污染、长霉等破损现象，修复效果较好，是修复光盘的理想工具。对于变形的光盘，可用软布将光盘包好，水平夹在两块厚重物之间（截面必须平滑），进行矫正。

4.电子档案利用传输保护技术

电子档案提供利用的基本原则是：一方面要方便查阅利用，另一方面要保证信息安全。在电子档案利用传输过程中，我们应采取以下保护技术：

4.1多做备份

电子档案应制作三套，一套封存、一套提供利用、一套异地保存。其中提供利用的一套应为只读文件。

4.2加密

对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证进行加密管理，确保电子档案信息的安全。

4.3呵护光盘

采取相应的措施，保证提供利用时光盘不受损害。提供利用时要规定严格的查阅程序，不得超越权限利用，不可随意复制和传播电子档案等。

参考文献：

［1］赵淑梅.电子档案保护技术学初探.档案学通讯，2001，（4）.

［2］山东省档案局教育处.档案文秘专业毕业论文写作参考资料.2002.9.1