浅谈如何加强文秘人员职业素养建设

摘要 文秘工作是企业办公室一个不可或缺的重要岗位，其主要职责是通过办文、办会、办事，为领导服务、为部门服务、为职工服务。文秘工作人员应正确认识自己所处位置，加强职业素养建设,提高业务能力，充分发挥文秘岗位的作用，做好服务工作，促进企业工作顺利开展。

关键词 文秘人员职业素养建设

一、引言

文秘工作的主要工作职责大致有：辅助决策、协调关系、接人待物、文件管理、文书起草、会议组织、督办查办及协助领导处理日常事务等。文秘工作的重要性决定了文秘人员必须加强自身职业素养，提高业务能力，具备良好的个人形象、较高的文化素养、扎实的专业技能；具有较强的社交、组织、协调能力和心理承受能力、复杂环境下随机应变的能力；具备较强的职业道德和责任心。

二、文秘工作人员应具备的素质

（一）良好的个人修养。

文秘人员要强化角色意识，找准自己的工作坐标，淡泊明志，乐于奉献，不追求名利地位，不计较个人得失，不越权办事。要严于律己，保持平和的心态，坚持自警、自省、自励，做到面对委屈误解泰然处之，坦荡为人，安心做事，甘心幕后，默默奉献。在接人待物时一定要文明礼貌，举止大方，谈吐文雅，常带微笑。

（二）良好的思想素质。

1.较高的思想政治觉悟。文秘人员要贯彻学习党和国家的各项路线、方针和政策，坚定正确的政治立场，热爱祖国，忠于职守，站在党和人民的立场来想问题、办事情。

2.较高的团结意识和大局意识。办公室是协调企业各方面工作的“窗口”，文秘人员作为办公室的重要一员，更是单位的“耳目”和“喉舌”，理所当然地应该具备较高的团结意识和大局意识，与各方面人员搞好团结，服务好大局。

3.较高的工作激情和热情。文秘人员要尽忠职守、爱岗敬业，满怀激情和热情地来做好各项工作。要积极主动地为领导搞好服务，全方位、多角度思考和解决问题；要及时传达职工的呼声，做好领导和基层沟通的纽带；要讲求实效，形成自身独特的工作作风，全身心地投入到工作中，使自身价值得到最大化体现。

（三）健康的身体素质和心理素质。

文秘人员应具备健康的体魄和良好的心态，能够胜任和担当“工作多、加班多、琐事多”的文秘工作特点；文秘人员在劳动强度大、事务繁琐、工作任务重的工作中，坚持企业的基本原则，掌控工作事务的弹性，平和、冷静的处理办公室的日常事务。

（四）扎实的业务素质。

1.较高的业务政策水平。文秘人员要认真学习本单位业务相关的政策、法规，全面掌握公司进展情况，了解单位、部门、基层员工的真正所需，务实高效的服务领导和单位。

2.语言文字运用能力。文秘人员是信息交汇的中心，工作联系的枢纽，应具备较为全面的语言文字运用能力：首先，要熟练掌握各类公文的写作能力，能够迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、表达流畅、格式规范的各类应用文；其次，要具备较强的速记能力，能够准确做好领导的重要讲话、会议内容等记录工作；第三，要具有良好的语言表达能力，能够语言得体，准确表达。

3.熟练掌控网络能力。新时代的要求下，秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、外部网和内部网的通信等，要求文秘人员必须熟练掌握计算机操作能力、电脑网络的运用、办公自动化的应用。

4.组织协调管理能力。作为一名文秘人员要具备组织各项会议、活动的能力，能够将会议的各项会务工作组织到位；搞好协调也是文秘人员的一项经常性工作，协调上级要站得高、看得远、想得深。横向协调要互相沟通，互相商量。协调下级要和蔼可亲、言传身教，不摆“官架子”，做好监督指导工作。同时，文秘人员要具备较强的管理能力，要立足全局、综合分析、准确判断、严格管理，灵活、果断地协助领导工作。

5.保障维护保密能力。文秘人员一般都是在领导身边工作，和领导接触的机会比较多，因此要了解领导的工作习惯和工作方式，保障其工作的顺利开展。同时，要对领导忠诚，保守各项机密事情，绝不在任何场合向任何人炫耀或泄漏领导在决策或管理活动中的一些暂时不宜公开的事项。

三、文秘工作人员要强化五种意识

（一）强化学习意识。文秘人员要在思想层、思维层给领导提供高层次、有价值的参谋服务，必须不断加强学习。在工作中，不但加强政治、业务学习、还要扩宽知识面，学习财务、法律等知识，同时向领导、同事学习，注重调查研究和积累学习资料，全面充实和提高自己，争当办公室工作的多面手。

（二）强化主动意识。文秘人员在完成政务性工作时应具有超前意识，及时调研，提供信息，供领导决策时参考。对于大量庞杂而又琐碎的常规性、业务性和事务性工作，文秘人员都应把他们安排的得井井有条，忙而不乱。总之，要以积极主动的态度和强烈的责任感去完成各项工作。

（三）强化服务意识。文秘工作是一项服务性较强的工作，秘书的使命就是做好“三服务”，即为领导、部门、职工服务，分别让领导、部门、职工满意。在工作中，文秘人员要充分认识服务性质、服务对象、服务内容、服务要求、切实做到各项服务有的放矢。

（四）强化效率意识。办公室不仅日常服务多，而且临时性事务多，并且工作时效性较强，文秘人员必须提高工作效率。要强化时间观念，养成雷厉风行、快事快办、急事急办的习惯，保证在时限要求内完成各项工作任务。

（五）强化创新意识。作为企业上情下达，下情上传的中间者，要敢于创新，要大胆独立思考，大胆提出新问题、新建议、新思路、新任务、新方法、新举措，促进工作的优质高效完成。

四、结语

文秘工作是一项实践性较强的工作，文秘人员只有不断完善自己，并结合时代要求和企业实际要求，适时改进，在实践中不断进取，方能使自已成为一名合格的职业工作者，为企业发展和社会主义现代化建设贡献绵薄之力。