浅谈如何做好档案的管理和利用工作

摘要：档案记录了时代的智慧，社会的发展它与我们的生活息息相关做好档案的管理和利用工作尤为重要。

关键词：信息资源；服务领域；利用效果；社会效益

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）07-0096-01

档案真实地记录了一个国家一个民族一个地区的发展进程，记录了时代的智慧，社会的发展，历史的经验，是我们现实社会中的一个有机组成部分。档案管理工作的最终目的是开发档案信息资源，提供档案为有关单位的各项工作、为领导的重要决策服务。以充分发挥档案资料在经济建设和文化建设中的作用。随着社会的发展，档案在我们生活中越来越重要，档案资料的开发和利用是档案工作中的中心环节。同时，服务性作为档案工作的基本特征之一，这要求档案工作部门要始终不渝的抓好管理和利用这个环节，档案工作才会有活力、有生气、有地位、有作为，做好上述工作我认为以下三点很重要：

第一，领导要充分认识到加强档案管理和利用工作的重要性，要求他们具备思维的超前性、广阔性、敏锐性和灵活性，明确专门领导负责，国家专人管理，提高所需经费，添置必要的办公设施，有条件的还要逐步引进先进的科学技术，实现现代化管理，摸清家底，重视业务，改变陈旧的观念，创造更多的机会接触各国、各省的档案工作者，获取经验信息，与档案工作者面对面的交流与切磋。及时更新知识，深化信息化及网络知识，档案工作者必须拓宽知识领域、完善知识结构，走复合型人才的道路。

第二，加强政治理论学习和业务培训工作，努力提高档案人员干部队伍的素质，只有他们的素质好，搞好档案工作才有保证。

1.档案工作人员要有坚定的政治方向、熟悉业务。在任何时期，档案工作者必须志存高远，旗帜鲜明地拥护中国共产党的领导，高扬“三个代表”的伟大旗帜，以十精神统领档案工作，发扬主人翁的历史责任感，在不同的历史进程中发挥主力军的作用，开阔眼界思路，研究探索规律，努力学习，探索规律，提升个人能力，勤于学习思考，善于调查研究，加强实践锻炼，遵守《行为规范》，切实把各项要求落实到实践中，体现在工作内。档案工作者应具备正确的工作态度，良好的职业道德素质，已实现档案工作的最高目的，对档案的利用者没有丝毫的怠慢、冷淡。尽可能地为档案利用者提供方便。可以在思想上改变以往的“定时开馆”的服务方式为主动深入下去，了解社会的档案需求动态，进行有针对性的服务，处理好档案工作的经济效益和社会效益之间的关系，同时，还要加强对档案管理人员的业务培训工作，努力提高他们的业务水平，使他们精通本职业务，熟悉馆藏的主要内容及相关知识。牢记相关法律，健全查档和利用效果等级及信息反馈等制度，不断总结工作总积累的第一手资料，所以，有坚定的政治信念，丰富的业务知识，无私奉献的精神以及热情的服务态度是一个档案管理人员必备的条件。档案工作人员要具有全心全意为人们服务的精神，尽量为提供利用者着想，无论是谁来查阅档案，是领导干部也好、是普通同志还是下岗工人，我们都要一视同仁，都要一样的对待。做好基础工作，首先要把应及时接收进馆的档案及时接收进馆，丰富馆藏量。其次是及时编制检索工具，提高查全率和查准率，有时领导利用档案有可能在周六或周日我们的休息时间，这样要求档案工作人员要牺牲个人的时间为利用者提供档案，对待利用者要热情微笑、服务周到，双辽市档案馆做到运用礼貌用语“您好”、“请坐”“再见”等等，态度和蔼，在查不到的情况下也能给利用者指出能查到或者需要去的单位和部门，尽量地做到“让他们高兴而来，满意而归”，才能做好服务工作。“服务”是档案工作人员的基本行为准则，只有为人民服务才能让广大群众知道档案工作存在的意义和价值，才能支持和关心档案工作，档案工作才能得到发展。

2.开拓进取，与时俱进。档案工作者要以新的视野认识新的事物，以新的理论回答新的问题，以新的思路建设新的档案，在档案工作该项业务活动中，开辟新途径，新的技术、方法，走出新路子，不仅要改革档案文件的整理方法，而且要拓宽档案业务工作的路子，要直接主动地面向市场，努力在进一步创新中实现档案事业的跨越式发展。

3.要有较强的综合能力。提高档案队伍的综合能力，面对大量的档案文件要快速地分析、提取永久、定期保存的档案，做出去粗取精的判断，需要档案工作人员提高思维判断能力、处理事务能力、理解分析能力，首先，档案工作人员要对档案的内容有分析能力，对待厚厚档案要迅速的拟出标题，双辽市档案馆现存最古老的档案是清朝时期的档案，它包括清代的政治、经济、军事、司法、文化、宗教、外交等，体现了社会的情况和历史的变迁，这部分档案纸张非常脆，有的已经破损，而且这部分档案的字迹都是繁体字，和我们的书写方式也不相同，看起来很吃力，对于这部分档案要能体会其中的内容，概括出标题，进行系统的分类、组卷，这就要求档案工作人员在实践中不断摸索、总结经验、掌握规律，与同志及时沟通，及时发现新情况、新问题。不断总结和改进工作方法，提高工作水平与工作效率，必须掌握基础知识，能够给工作带来方便，其次还要掌握一些语言比如清代档案涉及一些日文和大量的蒙文，这就要求档案工作者懂得语言方面的知识。最后档案工作人员要有爱岗敬业精神，爱岗敬业是最起码的职业态度，档案工作人员对自己所从事的职业的热爱，表现在忠于职守，不计较个人得失，不在乎个人利益，坚持诚实守信，发挥自己的才能熟悉业务，树立良好的对外形象，工作中细心负责、坚持原则，树立良好的职业道德形象，遵守行为准则，维护历史的真实面貌，档案是历史发展的真实记录，维护档案的完整性、真实性、可靠性，要用唯物主义思想去对待档案文献，骈弃庸俗的名利思想，驻守清贫之地，甘为无名英雄，耐心周到的接待每一位利用者，创造新成绩，打开新局面，从而向成档案事业不断发展的良性循环。

第三，完善档案的管理和利用方面的制度，满足社会经济建设对档案的需求，还要做好保密工作，明确档案的利用范围。随着档案数量与门类的增多，其服务领域得以不断的扩展，这就更要求有完备的法规制度，使档案工作纳入法制化的轨道，同时，也为档案管理人员提供了强大的法律武器。

档案工作是我们党的一项重要工作，它对我们正确地总结过去、指导现在、规划将来具有十分重要的意义，我们作为档案的管理人员，应忠于职守，不计较个人得失，乐于在平凡的岗位上默默奉献，不断学习新知识用先进的理念做好档案的管理和利用工作，为推动社会进步做出贡献！