企业电子文档管理工作的建议研究

【摘要】电子文档管理是一个复杂的系统工程，企业要保证电子文档管理质量、制度得到落实，必须实行电子文档管理的科学化、规范化管理。 1.建立健全电子文档管理制度，实行全过程的监控 电子...

随着社会信息技术的飞速发展，企业网络化的普及，电子文档管理融入企业业务管理，从而产生的电子文件和电子档案空前数量庞大、种类繁多。电子档案反映了以企业经营特色为主要内容的活动，也是企业电子商务、各类电子业务信息中的精华。企业要在激烈的市场竞争中取胜，往往通过电子文档为媒体推介自己企业经营特色的的优质品牌和业绩成果。也就是说，电子文档管理质量的好坏，直接关系到企业市场竞争的成败。因此，企业档案部门如何才能管理好电子文件档案，是企业非常重要的基础性业务。本文将结合笔者的实际工作经验，对于企业电子文档管理工作进行深入地探索和研究，提出以下建议。

一、对企业电子文档进行风险管理

所谓对企业电子文档进行风险管理，就是在着手于企业电子文档的形成阶段，对企业电子文档管理过程中存在的风险进行识别、估测、防范、应对，同时，有效地控制风险，切实将风险控制在能够接受的最小程度，从而能够最大限度地确保企业电子文档的安全性，避免企业电子文档受到损坏。

根据企业电子文档的管理现状，从电子文件的生成开始，到企业电子文档利用的一系列的环节，存在着很多影响企业电子文档管理的风险因素。这些因素中除了人力不可抗拒的自然灾害因素之外，也涵盖了保管条件、法规制度等一系列的客观因素，其中也包括工作不规范、抵触、懈怠等主观因素，从而导致了企业电子文档资源的流失和损毁，对于企业电子文档的真实性、完整性、可用性和安全性等造成非常大的影响。另外，由于信息技术的飞速发展和自然环境条件的变化，新的风险会不断出现，因此，必须建立企业电子文档风险管理模式。

二、电子文件档案的科学化、规范化管理

电子文档管理是一个复杂的系统工程，企业要保证电子文档管理质量、制度得到落实，必须实行电子文档管理的科学化、规范化管理。

1.建立健全电子文档管理制度，实行全过程的监控

电子文件从形成到电子档案归档、保管和利用开发，中间经过很多环节。哪一个环节的责职不清、制度不明、处理不当，都有可能影响电子文档的原始性、真实性和准确、完整性。因此建立健全电子文档的管理制度，就显得非常重要。企业档案部门可根据国家《电子文件归档与管理规范》、《企业档案工作规范》等标准，制定切合实际的电子文档制度，指导工作、明确职责、规范管理。如：电子文件形成后，按照文件归档整理规范，及时进行收集积累工作。收集的电子文件内容必须真实、准确，并确保其安全性，保证电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。在收集积累基础上可参照企业档案分类办法等制度，对电子文件进行整理、鉴定与归档。整理时应遵循电子文件自然形成规律，保持其有机联系及便于电子档案保管和利用的原则进行。电子文件归档前的鉴定，对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。鉴定其真伪、鉴定其保管期限、鉴定其元数据与内容信息是否一致。电子文件档案归档，可按照纸质文件材料归档范围规定实施，必须完整、准确、系统地反映企业经营活动的全过程。归档后的电子档案进行技术检验、汇总，按规定定期向有关主管部门移交。电子档案归档后，进入电子档案管理的保管与利用环节。定期将在线的电子档案转存为脱机保管，在规定环境下存放。定期对电子档案检查，设备更新后必须进行载体转换、转存，迁移时要进行数据校验，确保电子文档有效的存储。电子文档的利用，可根据企业的实际编制各种检索工具，在安全情况下提供在线利用和信息开发服务。电子档案鉴定和销毁，应按照国家有关规定执行，销毁前完备审批手续后方可实施。规范这一系列管理规定，对电子文件和电子档案进行全过程的监督和控制。

2.运用以企业主营为特色的电子文档网络管理系统，实行科学化管理

当今网络时代，很多企业为了经营发展的需要，开发并使用各具特色的协同办公信息化平台系统。企业档案部门可在本企业信息化平台上，根据电子文件和电子档案管理的规范要求，建立完善的电子文档网络管理中心，形成电子文档管理和服务网络，实现电子文件从形成到归档、保管、利用到电子文档著录及数据的管理，实行科学化管理。电子文档网络管理中心，将各类电子文档接收并保存于信息系统中，把企业文档一体化数据和各种载体档案信息数据衔接，形成对内进行电子文件的收集、归档、管理、利用；对外连接上级档案主管部门，如，上报档案年报、电子文档的移交、各种档案数据的移交等信息沟通中心。该管理中心，以企业库存的纸质档案和电子档案为信息资源，以企业经营的特色为主要内容，实行网络化、数字化管理。例如，企业根据市场竞争的需要，把推介企业形象图文并茂的优质品牌、业绩成果、科技精品等，通过电子扫描、图片摄影、音像刻录等方法，从传统纸质档案向电子文档、档案数字化转换，以提供多元化利用服务。电子文档快速、有效的利用，也可通过电子档案著录规范的管理来实现。电子档案著录是网上档案检索的工具，它能够揭示企业电子档案的内容、形式特征以及重要业务项目。依据国家《档案著录规则》、《档号编制规则》及参照有关电子档案著录的新标准，著录的层次由高到低：企业全宗类别案卷文件，从总体到部分多级的完整著录，实现电子文档分类、检索、利用、统计自动化和档案信息资源共享。

三、开展电子文档目标管理与绩效考核

人员的职业素质和专业技能的高低，直接影响电子文档管理的水平，因此，企业可推行电子文档目标管理。目标管理，是企业一种有效的提高员工绩效、提高员工积极性和专业技能的现代先进的管理方法。企业应结合相关管理制度的要求，对电子文档管理部门和人员的工作目标、管理权限以及岗位职责进行细化和规定，建立一套健全的企业电子文档管理岗位责任制，实行工作目标管理制度。

在此基础上，建立企业电子文档管理绩效考核制度。在考核过程中，坚持公平、严格、结果公开、客观考评及结果反馈的原则，可采用目标管理法（Management by Objectives， MBO）、叙述法等，定期监督和检查企业电子文档管理情况，开展绩效考核，将企业电子文件和电子档案管理绩效纳入管理人员年度工作考核指标和评优标准范围，把考核结果与薪酬收入和职位晋升挂钩。从而，增强电子文档管理人员的责任心，提高工作积极性，提高电子文档管理水平，激发管理人员的潜能，为企业创造更优秀的业绩。

企业电子文档多元化有效的利用，是当今网络时代企业推介社会形象、优质品牌、业绩成果、科技精品的主要手段，也是企业在经济市场激烈竞争中生存和发展必备的条件。因此，企业必须加强重视电子文档管理，采取与企业经营相适应的先进管理方法和措施，从而提高企业电子文档管理的效率和水平，为企业的经济效益和社会效益提供优质的服务。

（作者单位：广东省佛山公路工程有限公司）