浅谈新时期人事档案管理`

摘要：目前在人事档案管理的过程中，信息是相关管理过程中主要的一个来源。因此就目前人事档案管理来看，人事档案是对于人才管理的一个重要工具，是识别人才的一项关键步骤。优化人事档案管理模式、更新人事档案内容、合理开发人事档案信息资源，为人力资源建设提供有效服务具有十分重要的现实意义。本文就相关人事档案管理的资料进行了研究，主要就人事档案管理过程中存在的一些问题进行探讨。

关键词：人事档案 管理 建议

人事档案是目前而言，在管理活动过程中，由于相关保存而产生一定的管理活动出现的一种历史管理方法。在人事档案中可以看出人才的相关经历和个人工作能力等。这也从很大程度上为相关的保管工作做了提前准备。准确、齐全、完整的人事档案能反映一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息，是知人善任、选贤举能的重要工具。

1.人事档案管理工作的重要意义

随着事业单位人事制度改革的推进，人们的就业自由度提高，人才流动变得更加频繁，因而，就目前管理工作来看，人事档案已经逐渐走向社会化。单位用人机制的改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，很多人对人事档案的处理有着一定的错误理解。其实人事档案并不是只有手头上的抄写工作，很多人认为在相关的人事档案工作中，只需要把普通的保管工作做好就行，这样只是突出了人事档案管理工作的一小部分。在人事档案管理工作中，要根据相关工作的紧要性来进行排序。目前档案管理人员缺乏专业知识，在一定程度上影响人事档案的使用价值。现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此我们必须重新认识人事档案、人事档案管理工作的作用和重要意义。

2.当前人事档案管理中存在的不足

2.1干部职工所填写档案材料不规范，有些人事部门也未能及时将表彰、处分和年度考核等资料进行归档，多年后想收集归档就难上加难。甚至相当一部分领导认为只要档案不丢失就行。因此档案管理工作的重要性得不到充分的体现。

2.2人事档案保管的硬性条件不能完全符合档案安全保管的要求。大部分档案室档案安全保管要求差距很大。档案库房多是普通办公用房，而且有的库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用。

2.3档案管理人员有的甚至没有参加过专业知识培训，业务都不熟。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响档案管理水平。

2.4人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位。在目前的管理档案过程中，很多管理工作，并不能做到真正被实施。因而在操作的结果上往往会有很多不及时的情况发现，就目前的归档材料来看，很多东西都是互相借鉴。因而，给人的感觉就是雷同。并没有起到之前想要达到的目标，而是在相关的材料上多采用套话等方式来进行敷衍，不能反应每一个人才的相关真实材料。这就是对于档案材料质量的一大损害，也在目前的档案使用过程中被立为一种弊端。

2.5目前很多部门的计算机仅局限于打印档案的目录，而无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平不高，人事管理效率有待提高。

3.新时期人事档案管理的几点建议

3.1提高认识，进一步加强对档案工作的领导

干部档案人事管理工作是人事管理工作的重要组成部分，管好干部人事档案是直接关系到管人用人的重要环节。一是在人力、物力、财力上给予大力支持，使人事档案管理工作得以顺利进行。二是加强人事档案的宣教工作，切实提高广大干部职工的人事档案意识，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。

3.2加大资金投入，夯实档案工作基础

就目前的资金投入而言，在档案工作过程中应该投入大量的资金来使相关的管理工作更为完善。在这一点上可以提高管理工作过程中的一些配备，例如，对于其中的相关设备进行添置，空调，电脑等都是提高相关管理信息化水平的关键。只有这样，才能够使得档案在更加优秀的环境中被保存，提高档案管理信息化的工作水平，使得相关的档案信息在保存的过程中更加完善。

3.3增加人员配备，不断提高人员业务素质

提高人事档案工作人员的素质是做好档案工作的关键。首先，人事档案部门应该指定专人负责，根据档案册数的增长配足专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。其次，人事档案工作必须熟悉与档案工作相关的政策和法律法规，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务。档案工作者要认真钻研业务，不断提高自身的政治思想及业务素质。

3.4健全制度，进一步规范档案资料管理

建立健全人事档案管理制度，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。建立健全人事材料递交制度，收集登记制度，通过人事、党、团、纪检监察等部门收集人事材料，确保人事档案的完整齐全。对于相关的管理工作，必须要把材料统一到档案室，从而在档案室的管理过程中，加强档案保管工作。在相关的管理过程中，对于其中一些疏忽职守的情况，必须要严惩，从而使得管理工作能够在有条不紊的情况下进行，保证相关的档案资料得到充分的管理。

严格执行人事档案的查阅规定，做好人事档案的安全保密工作。一是，查阅人事档案的单位必须出具组织介绍信，并填写《查阅人事档案登记簿》。二是，人事档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经主管处领导批准，并严格履行登记手续，限期归还。三是，查（借）阅档案要妥善保管，严格遵守保密制度和查（借）阅规定，不得擅自转借他人。严禁涂改、圈画、抽取、撤换、污损档案材料。四是，查（借）用档案的单位或个人，未经单位主管批准不得擅自拍摄、复制、复印档案内容。

3.5加强人事档案管理现代化和信息化建设

信息化建设要求档案管理部门提高人事信息管理的时效性，不断提高实行计算机辅助管理。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过建立网络平台，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

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