浅谈ERP系统对会计工作的影响

[摘 要]本文简单介绍了EPR系统的概念以及其对当前企业管理方式的改变,并据此提出了EPR系统的应用对会计工作产生的影响。

[关键词]ERP;会计工作;影响

ERP是当前国际上最为流行的企业管理方式,越来越多的国内企业开始引入ERP系统。ERP系统的应用势必对会计工作的各个方面带来深远的影响,会计人员必须转变观念以应对ERP环境下对会计工作新的要求。

一、ERP的概念以及对企业管理的影响

ERP是enterprise resource planning的英文缩写,中文意思是企业资源计划,是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团提出的一整套企业管理系统体系标准。ERP系统是基于ERP企业管理理念上的高度集成化的计算机信息系统,整合了企业所有资源,实现了企业物流、资金流、信息流的全面一体化管理以最大限度地发挥各种资源的效益,帮助企业实现自动化的新型企业管理模式。

ERP作为企业管理的先进思想和工具,它为企业管理的各个方面带来了巨大的变化。

1.整合企业供应、生产、销售价值链。伴随企业竞争范围的扩大,企业为了应对竞争,不但需要对自身资源信息的掌握,同时需要将供应商和销售商信息进行整合形成相对完整的供销体系信息,以共同应对变化的市场和竞争对手的多变的竞争手段,力争实现集体的竞争优势,达到共赢的目的。由于有了先进的信息技术和ERP,使企业有了实现整合价值链信息的技术平台和解决问题的手段。

2.管理思想的改变。传统的管理模式强调事前预计、事中控制、事后审核,业务的发生人为分为几个环节,而ERP的思想则是实时的跟踪,管理者可以跟踪到业务的每一步操作,随时发现存在的问题。公司的管理成了一个动态的系统,一个环环相扣的过程。

3.信息来源的变化。在原有的管理系统中,物流、资金流、信息流是相互分离的,信息来源于对物流、资金流的综合处理,而ERP系统则把三者和而为一,每一种流动都连带其他流动,而且同时分不同的渠道各自集中,信息的来源已不是业务部门出物流信息,财务部门出资金流和信息流,而是三流同时、即时流动。

二、ERP对会计工作的影响

1.会计工作在ERP系统下真正实现了由核算型向管理型全面转化。ERP系统是物流、资金流、信息流的综合,它体现了系统清晰的管理与控制思想。例如,在销售与应收账款子系统,用户可以给各客户设定赊销限额、赊销期,可享受的销售折扣与现金折扣等。输入客户订单后,系统将自动检查该客户的欠款有无超过赊销期,原有欠款加上本次订货金额有无超过其赊销限额,超过限额的订单将被ERP系统自动特别标记,直到客户归还欠款或经过有特别授权的人员批准才能发货。客户的订单通过审核后,系统才允许开出销售单通知仓库发货,仓库发货必须以销售单为依据。发货数据资料从存货管理子系统输入,一经确认,系统自支按标准编制凭证。同时,由销售与应收账款子系统根据经确认发货的销售单和已定义的各产品销售价格自动开出销售发票,并由系统根据预设的增值税率编制自动转账凭证。

2.ERP系统适应现代审计的要求,具有充分的保留和提供审计线索的功能。在ERP系统中,初始录入凭证时会留下一条记录,在改动、删除时并不是在原记录上变动,而是另有记录反映。这样,在查询同一笔业务有哪些改动、在什么时间改动的,谁操作的,均可查出。每一笔处理都留有痕迹,这就为审计工作提供了线索和方便。如果未考虑审计要求,基础数据变化也无任何痕迹,这就使得审计工作难以进行。

3.ERP系统促进了成本管理的发展。典型的ERP系统成本管理涉及产品成本核算、成本中心会计、订单和项目会计、获利能力分析、利润中心会计以及辅助管理决策的执行信息系统。它将整个系统整合为统一的整体,供应链上各个环节的信息高度集成,实时反映企业的现金流量、经营成果和运营状况,为管理决策提供及时准确的信息。该系统不仅反映财务信息,而且反映非财务信息;不仅强调信息的可靠性,而且重视信息的相关性和及时性。

4.ERP系统对管理会计的影响。ERP系统体现了先进的管理会计思想,反映了一套预测、计划、决策、控制、分析、考核的管理模式,把业务管理与财务核算延伸到供、产、销各个运营环节,财务数据随经营活动实时进入系统,动态地反映了企业的运营情况,可全方位地反映、控制和优化企业的资源,强调事前计划、事中控制和事后反馈。这些计划、控制功能已完全集成到整个供应链系统中。

5.ERP系统使会计报告模式发生了变化,具有较大弹性。ERP系统中储存了企业的整个供应链的信息,具有获取远程信息的能力,这从根本上改变了传统的会计报告模式。一方面使会计报告的编制方法发生了改变。在ERP系统中,反映经济活动的数据是以规则的结构和方式存放在数据库中,使用者只要确定好报表格式、取数方法、计算公式,ERP系统便能自动从库中采集报告所需数据。同时,ERP系统的网络功能使其数据的采集突破了时间、空间的限制,管理人员可以及时、准确、高效地编制出各种外部会计报表和内部管理报表。另一方面是会计报告披露的时间、内容、方式发生了重大变化。可以根据需要实时产生各种会计报告,披露的内容可以是使用者所关心的任何内容,不再受传统财务报告固定格式和所披露信息有限性的约束。

总之,企业ERP系统是有效、先进的管理工具和思想,但我们必须了解它可能带来的变化,包括业务流程和管理、操作思路的变化,并要求管理者具有接受新事物、调整管理方式的心理准备。如果仅仅是叶公好龙,ERP肯定无法实施。而一旦有效运转ERP系统,企业将获得无法估量的效益。

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收稿日期:2010-10-12