试论医院人事档案信息化管理存在的问题及对策

[摘 要]随着医疗卫生体制改革不断深化，医院的科学化管理水平不断提高，同时对医院人事档案管理水平提出更高的要求，人事档案实现信息化管理已成为大势所趋。为此，本文在明确人事档案信息化管理重要性的基础上，提出医院人事档案信息化管理存在的问题，并提出切实可行的解决策略，以期加快医院改革的步伐，促进医院持续健康快速发展。

[关键词]人事档案；信息化管理；问题；对策

随着医疗卫生体制改革不断深化，医院的信息化管理水平不断提高，传统的博物馆式的档案管理方式已不能满足现代档案管理需要。现阶段，要积极运用信息技术实现人事档案信息化管理建设，以提高人事档案资料的利用率，实现医院人力资源的优化配置。但是，由于部分医院领导对于档案管理的重视程度不够，导致医院人事档案信息化管理建设资金投入不足，信息化管理水平不高。为此，充分认识医院人事档案信息化管理的重要性，加强医院人事档案信息化管理建设十分必要。

一、医院人事档案信息化管理的重要性

（一）有利于人事档案资料的充分利用

人事档案完整的记录了个人的学历、工作经历、职称等相关信息，是人事部门决定是否聘用、职称评审、人员调动的重要依据。传统的纸质档案管理方式，注重档案的收藏保管，档案的管理、查询极为不方便。加强医院人事档案信息化管理建设，有利于医院领导迅速查阅员工相关信息，为医院制定人才规划、实施绩效管理、组织员工培训等提供科学依据，最大限度的实现人事档案资料价值。

（二）有利于提高档案管理工作的效率

医院人事档案数量多，信息量大。通过引进专门的医院人事档案管理软件，建立完善的数据库，不仅有利于医院人事档案的信息化管理，而且有利于医院档案管理人员以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的数据库对信息进行交叉查询、统计和分析，节省翻阅纸质档案的时间，提高档案管理人员的工作效率。

（三）有利于对原始档案资料的保护

传统的博物馆式的纸质档案的管理方式，在人员档案资料查询时，需要翻阅原始的纸质档案，不仅工作量大、查询时间长，而且不利于原始档案的保管，加快医院人事档案的信息化管理，可以减少对纸质档案的翻阅，降低因人为操作不当对纸质档案原件损害的几率，延长纸质档案的使用寿命。

二、医院人事档案信息化管理存在的问题

医院的信息化管理水平不断提高，但由于医院领导对档案管理的不重视，致使医院档案管理信息化建设步履维艰，暴露出一些问题亟待解决。

（一）人事档案信息化管理意识有待提高

美国著名档案学者谢伦伯格曾经说过：“对档案的重视程度是衡量一个国家文明水平的最好尺度。”可见，档案管理的重要性。但是，档案管理部门非医院一线科室，医院领导往往将更多的精力和资金放在医护人员培养及医疗设备更新上，而忽视人事档案工作，导致部分医院仍然采用传统的纸质档案管理方式，档案资料更新不及时，档案利用率极低。另外，部分医院尚未配置专门的档案资料管理室，档案室的温度、湿度、防蛀、防霉、防水、防盗功能不达标，导致部分原始档案资料破损或丢失，给医院人事档案的信息化管理带来一定难度。为此，现阶段，加强对人事档案信息化管理的重视十分必要。

（二）人事档案信息化管理水平不高

人事档案的信息化管理不是单纯的将纸质档案资料进行电子化，而是要根据医院人事档案的特点，引入专门的档案管理软件，对档案信息进行分类别处理，以便于档案资料的筛选、查询与对比。现阶段，医院人事档案管理部门计算机设备比较陈旧，而且尚未引进专门的医院人事档案管理软件，导致部分医院人事信息找不到相应的子数据库，而只能将人事档案资料部分电子化。而且，人事档案涉及个人隐私，对于保密性要求较高，但绝大多数档案管理软件尚未采用“三网隔离”等技术，档案信息被网络病毒感染、失窃的可能性还非常大。所以，提高人事档案信息化管理水平迫在眉睫。

（三）人事档案管理人员素质有待提高

由于档案管理部门非一线科室，加上医院领导的不重视，致使档案管理部门在人才引进时条件比较宽松，甚至部分档案管理工作人员非专业出身或由其他科室人员兼职档案管理，由于对档案管理、保养等知识不了解，致使其在档案资料更新、归档等方面经常出现问题，严重影响了档案管理效率及信息化进程。

三、加快实现医院人事档案信息化管理的有效措施

针对医院人事档案信息化管理中存在的问题，现提出如下解决对策。

（一）进一步加强对人事档案信息化管理的重视

人事档案管理是医院管理的重要组成部分，医院管理信息化普及和管理水平的全面提升，首先需加强对人事档案信息化管理水平的重视，加大人事档案管理的资金投入，引进专门的医院人事档案管理软件，以加快人事档案信息化管理建设的进程；其次，医院档案管理的硬件设备更新要及时，并且配备专门的、现代化的档案室，以方便纸质档案资料的保管与保存；最后，要成立档案管理巡视组，定期检查档案管理及信息化进程，做到问题早发现早处理。

（二）不断提高人事档案信息化管理水平

为进一步提高人事档案信息化管理水平，一方面需根据医院人事档案管理特点，专门定制人事档案管理软件，配备专业的电子存储设备，方便人事档案信息资料的全面录入及存储；另一方面，需加强网络信息安全建设。人事档案涉及个人隐私，要保证这些数据在网络上的安全性，需要设置访问身份验证，采用“三网隔离”技术，减少档案信息失窃的风险。

（三）加强培训，提高人事档案管理人员的业务水平

许多档案管理人员由于知识、能力、精力等方面欠缺，对于档案信息化管理工作方式还不适应，还存有较大的排斥心理，现阶段，首先要采用定期培训的方式，及时更新档案管理人员知识，提高其业务能力；其次，采用引进高素质档案管理业务骨干的方式，推动档案管理信息化进程.

参考文献：

[1]张尧奇.略论人事档案管理信用化改革[J].东方企业文化，2013