浅谈信息化与企业人力资源管理的关系

[摘要]信息化是当今世界各国发展的大趋势,是推动经济社会变革与发展的强大动力。企业信息化作为我国信息化的基础和核心,既是创造经济财富的主要力量,也是推进信息化进程的重要力量。信息技术是促进企业机制转变,形成企业核心竞争力的重要手段,其中信息化人力资源管理通过降低管理成本、提高管理效率而最终提升企业竞争力。本文将主要论述信息化在企业人力资源管理中的作用以及企业人力资源信息化所面临的问题。

[关键词]企业信息化 人力资源管理 信息系统

一、二十一世纪信息时代特征

21世纪是信息社会,这已成为人们描绘21世纪社会特征时达成的首要共识。人类社会已经进入了信息化的高速发展时期,以美国为首,欧洲、日本等发达国家兴起的"信息高速公路"热,预示着第二次信息革命的悄然到来,无疑,它将对全球经济、政治、社会,人们生活和工作产生深远的影响。在信息社会,信息技术极大地促进了文化、知识、信息的传播,为人们充分表达意愿提供了技术条件,促进了民众的民主意识、民主观念、民主要求。

同时,信息技术革命对商业的影响也是十分巨大的,信息技术在商业流通领域的广泛应用,不仅改变着人们的思维观念,而且也实际改造着传统商业的环境设施,经营手段和经营方式。传统的管理层垄断信息的局面被打破,丧失了从垄断信息到垄断决策管理权力的优势,传统的科层制所固有的或衍生的理性化、部门分割的管理体制将受到冲击,工业社会所形成的代议式民主正在受到挑战。在信息社会,社会组织管理中的代议式民主、间接民主开始向参与民主、直接民主演变,由传统的金字塔型组织管理结构向网络型的组织管理结构转变。

二、企业信息化的含义

企业信息化是把信息技术应用于产品的设计、制造、管理、营销、服务等的全过程。其目的是,提高企业的竞争能力和市场应变能力。简单地说,企业信息化首先应该包括企业管理的信息化,包括MRPⅡ、ERP、CRM、SCM等,其次包括产品设计的信息化,包括CAX、PDM、DFX等,以及并行工程、虚拟制造、虚拟样机、产品协同商务(CPC)等。第三方面就是信息集成,也就是说企业的设计信息,管理信息等要集成。第四方面是企业之间的信息集成,包括网络化设计、网络化制造和敏捷供应链。

三、人力资源管理信息系统使用现状

据华信惠悦的该调查报告显示,受访的大中国区289家企业中,有42%的受访企业已经采用了人力资源管理信息系统 (包括独立或整合的人力资源管理信息系统),32%的受访企业正在着手该系统的规划开发,只有约四分之一的受访企业没有应用任何人力资源软件系统。

与2002年相比,2003年应用最多的人力资源技术仍是薪资发放流程处理/工资单信息(78%)、人事行政管理(76%)及出勤管理(66%),这些均属于员工基本信息资料维护或交易性行政业务操作处理的功能。诚然,建立一个准确的员工信息数据库,是大部分企业发展较高层次人力资源管理职能的先决条件,但是,企业亦应开始计划,将人力资源技术由一般交易性业务操作处理转向策略。未来人力资源规划、继任计划、个人职业发展规划及绩效管理与核心能力管理,将成为下一波人力资源管理科技变革浪潮推进的重点。

四、信息系统在人力资源管理中的作用

企业引入信息系统,提升了企业管理的管理精细化,优化了管理流程和组织结构,大力建设和完善各种业务的管理信息系统,转变粗放落后的企业管理方式,加快实现了精细化,扁平化管理,提高整体管理效率和科学决策水平。在信息时代的企业竞争中,响应速度慢,管理水平低下的企业必定会被淘汰,所以,管理信息系统的建立直接促使中小型企业提高自身管理水平。

信息化建设的成功实践证明,人力资源发展到新的历史阶段,必将依靠、依赖于信息化手段的使用与创新,信息化带来的变化是看得见,摸得着的,其效益十分可观。信息化前后对比结果如下:

一是标准统一。在大型企业集团范围内,首次拥有了一种共同的语言,那就是信息化的语言,也就是管理系统提供的统一的表格、数据标准。不再需要翻译和说明,系统建设所固化下来的数据格式,已经逐步成为企业事实上的标准。

二是业务规范。系统建设的过程,也就是业务梳理的过程,通过系统建设企业必然梳理出若干规范统一 的业务流程,成为企业共同的业务规范。业务规范的效果是有效减少了管理的交叉与缺位。减少了手工干预、人为操作,也就减少了误差,使人力资源管理更加科学,更加贴近实际管理需要。规范带来的是人力资源管理效率和管理准确性的大幅度提升。

三是管理透明。某些数据显性化了,高层管理者可以清晰窥见人力资源全貌。既可以微观观察某一专业、某一区域人力资源状况,找出管理症结,又可以全面分析、掌握人力资源结构数据,掌握流动与变化规律,为人力资源决策有效实施调控手段提供有效手段。基层管理者也可以及时有效掌握上级的意图和目标,管理指标、管理数据更加刚性,可性度更高。

四是决策有谱。通过信息化数据展示平台,可以及时掌握诸如企业领导班子、组织机构、队伍结构、 薪酬建构等各类人力资源统计、分析数据,进一步提高人力资源部门的数据分析水平,提高企业人力资 源决策的有效性、可靠性和决策支持能力。

五是变革出现。信息化建设,管理系统推广应用是一个极其艰辛而又漫长的过程,群众需要教育,管理 者需要引导,传统工作习惯、传统思维方式需要打破,这一切都要付出大量的努力。但一旦步人正轨,你就会发现思维方式、工作习惯的逐步改变,系统大幅度减轻管理者工作量等优点逐步显现,使人力资源管理水平在不断提高。

五、企业人力资源信息化进程面临的问题与对策

企业信息化进程中面临的主要问题是管理基础薄弱、人员素质低下。信息技术应用效果是建立在企业的日常管理之上的。就ERP而言, 严谨的作业流程、规范的数据资料是ERP成功的关键,而任何系统也都离不开来自员工的主观能动性。一些企业管理基础薄弱、人员素质低下,也是ERP失败的原因,诞生于高新技术的ERP产品,其实更是锦上添花的应用投资,期望在缺乏管理概念的企业中成功是不可能的。

物料编码、物料账册、质量管理中的不良品率、损耗率、工程资料、生产计划资料等便是ERP系统的基础,一个企业如果没有这些资料,ERP系统也就只能是无米之炊,再好的产品、实施都没有基础可言,企业的ERP项目失败了,连软件公司也会被拖到难以自拔的泥潭中。

ERP产品是从管理完善的企业中诞生出来的,其中包含许多科学的管理思想和概念,系统中的数据也有非常严密的逻辑关系,对应用人员的素质自然有较高的要求,不仅仅需要认真的工作态度,理解ERP的管理思想也是必需的。人员素质的提高不是一时一事便能达到的,企业的人员素质低下必然也会使得ERP项目走向失败的道路。

信息和知识已成为企业提高竞争力的关键。大量信息的飞速产生和通信技术的发展,迫使企业千方百计的去获取信息和知识。知识和信息已成为企业重要的战略资源。一个企业将来是否能够实现持续的发展,取决于是否具备最大限度、最快速度获取知识和利用知识的能力。信息技术和网络技术的应用促使组织的管理由过去的职能导向型转变为过程导向型,以过程管理为中心,缩短了信息沟通的渠道和时间,提高了企业对客户和市场的反应速度。同时,信息系统精确的成本核算系统既节省了人力资源,又便于成本控制,此外还为管理者进行决策提供了系统的科学支持。这一切都促进了企业提升核心竞争力的形成,从而使企业更能以一种主动的姿态,应变信息时代的挑战。

人力资源管理信息化不仅仅要满足人力资源部门的工作,更要重视建立全企业的人力资源管理体系,关注决策层信息支撑。人力资源信息管理系统作为企业重要的管理工具,将推动中国企业人力资源管理的变革,依托并发挥优质人力资源管理的创造性和创新性,帮助企业实现“以人为本”的管理变革和提升,应对环境变化带给企业的诸多挑战,实现更快的发展速度、更高的业绩目标、更强的竞争优势。

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