电子政务建设环境下档案工作的对策

档案工作在电子政务环境下的当前要务，就是把电子文件完整、安全、规范地接收归档，建立档案文献信息库，在网络上推出数字化的档案信息，这项工作亟待加强、加紧、加速。因此档案部门要积极参与电子政务建设，研究出对策。

电子文件全程管理，实现文件与档案管理一体化

档案部门把电子文件从头至尾运行、保管、维护、利用和对外服务的全过程加以控制，这是电子文件的“全程管理原则”。在我国现行的管理模式下，文件与档案是分开管理的。政府业务部门主要履行自身的主要工作职能，所关心的只是电子文件的现实作用，而一般不会关注到其“档案价值”，因此即使将电子文件管理的职责列入其岗位责任制中，也不会受到业务部门的充分重视，而档案部门最关心文件能否保持其原始性和凭证价值，为此档案部门必须承担起电子文件全程管理这项工作，从一开始就从“源头”提前介入文件管理工作。

业务文件和档案是在办公自动化系统（OA系统）中形成的，由于受我国传统档案观念的束缚，业界普遍认为OA系统与档案管理系统应该是两个相对独立的系统；目前许多名为“文件管理与档案管理一体化”的信息系统，其实就是如此，仅仅将OA系统产生的数据实现自动导入档案管理系统而已。这决非真正意义上的文档一体化管理。文档一体化在电子政务环境下，传统意义上的文件与档案的界限难以截然分清。归档文件的真实性、完整性、可读性要在文件生成阶段就加以控制，鉴定、著录等工作也要在文件生成、流转的各个环节进行，即在电子政务系统中建立覆盖电子文件全部活动的控制体系，将部分“档案管理工作”前置到“公文处理工作”中，实现真正意义上的文档一体化管理。

电子文件管理实现前端控制

“前端控制”是现代文件管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程，它要求把一切能够提前进行的、使文件能够作为档案进行管理必需的控制措施，一律提前到文件生命过程的最前端进行。不论是归档、鉴定，还是包括信息整理在内的标引、著录和编目等档案管理行为都完全融入文件办理运行程序之中同时进行。这也就是我们所要追求的文件管理与档案管理高度、彻底一体化，使“文件”与“档案”，“文件管理”与“档案管理”阶段再也不能明确区分开来。

电子条件下的业务文件归档模式是“实时归档”，也就是业务文件一经形成或者外来文件一经收到，立即通过网络逻辑归档。如此一来，档案部门得到的将是最权威的文件版本，即使后来业务文件在处理过程中添加了新信息，也能通过再次进行的物理归档和元数据的记录得到捕获。前端控制是把保障电子文件可靠、完整、安全、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损坏和破坏。

保障电子档案真实、完整、安全

电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。完整性是电子文件价值的重要保障。电子文件的完整性是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件形成部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程管理，保证管理工作的连续性和电子档案的质量，确保其信息的真实性、完整性和安全性。

在电子文件收集和积累中，应当将记录了行政办案的主要过程或重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件保留，与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。保存与纸质等文件相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件。电子文件一旦形成，立即向档案管理部门物理归档，档案管理部门必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档、电子文件的更改应收集积累、登记，并应在检索系统中体现出更改情况。

电子文件经整理、检验归档后，已归档的电子档案在提供查阅时，应当设置利用者的利用权限，以保护电子档案的安全和保密要求。