地铁竣工档案整理及移交探析

【摘要】本文首先对地铁档案的发展与分类进行了初步的介绍，接着分析了其管理中存在的问题与其产生的原因，为加强其质量管理提出了一定的对策，在本文的最后则指出了档案移交应注意的要求与规范。

【关键词】地铁竣工；档案整理；移交；探析

中图分类号：U231文献标识码： A

一、前言

竣工档案涵盖了地铁建设施工过程中产生的所有信息资料，是地铁工程交付验收的核心材料，同时也为其日后的运行、维修提供了关键的技术指标，具有十分重要的意义。因此，其档案的整理和移交工作的妥善进行，是加强地铁质量管理的有效手段。

二、地铁档案的概述

1、地铁档案的发展

在地铁出现的早期阶段，其档案主要以纸质形式进行保存，并且通过管理人员进行手工的分类与管理。随着技术的不断发展与计算机网络的广泛运用，纸质档案逐渐被电子档案所取代，其管理模式也转变为数据库与信息化的管理模式。

2、地铁档案的分类

地铁档案的范畴，简单来看即为从双方签订合同开始，到其竣工验收完成所有阶段的全部资料，其包括了施工中所有的文字、影像等资料。粗略可将其分为前期资料、施工资料、竣工验收资料等多种资料。地铁档案不仅详细记录了工程建设的过程，同时也对其进行了指导工作。因此，对其档案进行有效的分类与管理具有十分重要的意义。但在实际的施工过程中，仍缺乏统一的分类标准，各个城市一般根据自身的特点与需要，形成特殊的资料分类体系。从档案分类的角度来看，其管理人员将所有形成的资料作为对象，根据其档案本身固有的特点，着重维持其档案间的有机联系。一般而言，将地铁档案分为四级系统，而第一级系统又依据其线路而分成五类；同时，第二级系统依据档案自身的性质与来源而分成三类；第三级系统将全线综合类的档案分成 7类，将施工类的档案分成 4类，同时将监理类的档案分成 4 类；第四级系统对第三级系统进行了深化，例如，在施工类的档案中，将其已分好的4类进行了进一步的细化。除了为其档案搭建出完善的系统，对其档案的编号与案卷顺序号的编排也应当做好相应的规定。

三、竣工档案中存在的问题

1、缺乏对其档案管理的重视程度。工程一旦开始施工，建设方便常常着急于施工进度、质量、安全等问题，特别是地铁工程的施工时间又受到合同规定的限制，必须在约定的时间内完成施工。除此之外，还需要对多项工作进行协调，加上施工的工程量十分巨大，因此，其往往会忽视档案工作。其经常是等到工程要进行验收时，才着手投入大量的人力和物力对资料进行汇总，以应付其验收之用，这往往会造成工程的竣工档案质量不高，对日后的归档时限带来影响。

2、档案工作的连续性较低。例如沈阳的地铁工程项目，其开工到移交档案的周期大概在5-6年时间，那么，竣工档案编制时间即为5-6年。地铁工程档案直接关系到百年大计，不仅目前需要，我们的后代对其也十分需要，因此，我们应当从思想上开始重视。在实际的施工过程中，有些档案的管理人员因中途调离岗位而无法连续完成档案的编制。若仅仅在单位内进行调动，则还有弥补的可能性；一旦直接离开原有单位，那么后果将不堪设想，有的管理人员为了达到个人目的，将资料作为要挟领导的工具，这都将对档案的完整性与有效性造成极大地损害。

3、对档案工作重要性的认识水平不高。在实际情况中，部分承包商对相关的法律法规不慎了解，缺乏对其文件材料和图纸管理重要性的认识，更有甚者在表格上填写与实际情况不相符的内容。在档案的检查过程中，发现内容填写不属实的现象时有发生。比如在对电线钢导管暗敷设的工程质量验收记录的表格内，填写有钢导管的防腐处理项，但是，在实际的设计中，并不用进行防腐的处理。但在表格中却出现了该项的填写。此外，在竣工图的绘制上也缺乏完整性，这极大的影响了其档案归档的时限。

四、加强竣工档案质量管理的对策

1、加强法律法规教育

为了提高参与地铁工程建设的监理与施工人员的档案法制意识，加大对法律法规的学习教育力度，将其法律法规的规章要求内化为工作人员自身的行为规范和工作准则，让他们在学习的过程中真正意识到，作为地铁工程的施工者与建设者，严格控制其工程的施工质量与竣工档案质量是十分必要的。

2、通过行政、经济手段使各参建单位加大对档案工作的重视力度为了保证地铁工程竣工档案的完整性与准确性，我们应当对企业行为和管理机制进行严格的约束。第一，应当在工程建设部门中实行档案责任制，确定每一个工作人员的工作职责，将责任落实到责任人。第二，通过经济手段对参建单位进行制约，这需要通过在合同制定的过程中，明确规定竣工档案整编的内容、要求与责任，尤其是对于第三方进行审计的地铁工程，除此之外，对于是否按时移交了档案的各参建单位，需要由地铁公司档案室对其进行结论和意见的签署后，方可对其进行决算，由此使各参建单位加大对档案工作的重视力度。

3、加强对其质量管理过程的监督和指导

着重对监理、施工技术人员、档案整理人员进行档案的基础知识、签证操作方法、竣工文件整理等内容的培训与指导。通过走进施工现场进行检查，及时解决各个参建单位遇到的困难等形式，加强对其形成过程的监控和指导。除此之外，在对各分部的工程进行验收以前，需要严格控制档案的收集和整编工作，从而确保各个参建单位依据规定章程对竣工档案进行整理与检查。

4、严格控制竣工档案验收的质量关。竣工档案完成项目所需要求是实行竣工验收的重要条件。因此，档案管理人员与监理应当严格控制审查关，对每一个参建单位所编写的施工文件、竣工图的完整性与准确性进行严格审查，同时，应尤其注意对隐蔽工程的验收记录是否属实、设计变更是否反映在竣工图上的检查。五、竣工档案的移交要求

其竣工档案的移交，简单而言即是地铁工程中的监理方、施工方与其他参建方，在完成自身承担的施工任务之后，向其建设主体上交其自身负责工程的地铁档案。从表面上来看，其工作责任的主体十分明确，并且交接工作也较为简单，每一个参建单位只需在建设的过程中管理好档案的记录与整理工作，那么在进行档案的移交时都可以得到顺利的完成，但在实际的情况中，档案移交工作存在着较多的问题。

存在的问题主要有：在移交档案中，其目录标题的表述不甚准确，例如，在会议记录中，缺少对会议主要内容的记录；其档案内容清晰度较低，没有根据施工的顺序进行排序，并常常出现某一项资料还没用整理清楚便对下一项资料进行整理的情况，从而造成在进行查询的时候十分混乱；除此之外，常常在卷内档案附上辨识度很低的复印件，以敷衍了事，造成档案长期保存的不便；其档案号没有根据规定进行编写，造成其没有形成完整的体系，为搜索带来困难；在其外壳上缺乏站名与区间的标注等等情况。竣工档案的移交是其进行汇总的重要环节，它对档案内容的完整性和是否能通过验收等具有决定性的作用，因此，每一个参建单位都应当对其给予足够的重视。在实际移交过程中产生的大部分问题，主要是由于部分档案管理人员缺乏对其档案重要性的主观认识，因而造成其在移交的过程中没有达到主体单位的要求，从而浪费大量时间进行档案的修改，造成了竣工验收的延迟与较大的经济损失。因此，在实际建设的过程中，每一个参建单位都应当对其移交工作给予足够的重视，避免时间的浪费和经济损失的产生。六、结语

加强对地铁竣工档案的质量管理，加大档案管理人员对法律法规的学习力度，提高参建单位对档案质量管理和移交工作的重视程度，对实现地铁工程的顺利竣工和提高经济效益具有十分重要的意义。

参考文献

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