远程办公:先弄清楚六大问题

据美国人力资源专业人士协会声称，2008年以来提供远程办公方案的雇主要比去年多出40%。IT企业要不要赶这趟潮流呢？对于这个问题，肯定的答复绝对是占到了大多数，理由包括节省燃料和资金，减少交通堵塞和二氧化碳排放量，减少雇主办公设施的场地和能耗等。

事实上，很多企业的雇主通过远程办公发现由此可以提升办公的灵活性，并带来更高的工作满意度，从而能够更有效地吸引及留住有才干的雇员。市场研究公司扬基集团的企业研究主任Josh Holbrook表示，远程办公的这么多好处促使了大量公司前来咨询，它们期望部署更有系统性、更有针对性的远程办公计划。

但是也有企业对IT远程办公说“不”。2006年，惠普公司就停止了数百名IT员工的远程办公方案。2008年年初，英特尔公司也开始要求其IT部门一半以上的远程办公雇员每周至少有四天要到办公室报到。两家公司都表示，远程办公对IT雇员的生产力和协作带来了不利影响。

虽然这些反对远程办公的案例纯属个案，但它们也在提醒那些赞成远程办公的管理者们，“切勿仓促行事，一定要三思而后行！”

Holbrook认为，为什么会出现这样的情况，原因在于那些部门经理甚至整个业务部门都“肆意妄为”，远程办公相应的技术、政策和规程还没有落实到位，就允许雇员在家办公，结果情况很糟糕。

日前，《Computerworld》采访了远程办公专家和IT经理，希望找出左右员工成功地执行远程办公策略的一些微妙之处。

问题一:

全部工作时间

都实行远程办公明智吗？

事实上在一些时候，实施远程办公的条件并不理想，有些模棱两可，而且有些IT工作根本不适合远程办公。例如需要雇员本人到现场为客户维修硬件，或者是他的工作需要与其他人进行频繁沟通、联系和协作。

Gartner公司的分析师Scott Morrison表示，远程办公最适合那些从事不太需要面对面沟通工作的人员。“雇员不用离开办公桌就能完成一天的工作量吗？如果能，他们就可以远程办公。”

另一方面，即使这些员工能够进行远程办公也并不意味着就必须这样做，并且一直这样做。Morrison认为，比较合理的远程办公方案是至少有一部分时间让员工到办公室完成工作。

Dennis Cromwell是印第安纳大学布鲁明顿分校负责企业基础架构的助理副校长，他允许手下75名雇员当中的10人至12人远程办公。这些人主要是那些系统和数据库管理员，完全靠电脑办公，主要通过电话和电子邮件来沟通。当Cromwell的做法收到了良好成效后，他又把手下另外一支工作团队所需的办公室人员从6个减少到了两个。不过，他不允许他们全部时间都远程办公，因为他希望能保持那种在办公室中的“非正式”沟通。

问题二:

如何评估

工作绩效？

大多数经验丰富的经理都强调，必须为远程办公雇员确定“明确定义的工作成果”，然后进行相应的绩效评估。

乍一看，这种方法似乎很简单。对一些工作而言，很容易通过最终的产出来评估绩效。例如，对于IT支持服务人员，可以跟踪他们每天处理了多少张故障单，以及客户问题的解决率。

但是这样的办法也存在着弊病，例如员工完成工作所需时间就显得不重要了，这就带来了很棘手的一个问题，雇主到底应该根据产出还是时间，或者综合两者来给雇员支付薪金？

在家办公的时候，有些员工效率很高，工作时间比以往要短，有时一名雇员每天只要工作4个小时就能完成原来需要8小时完成的工作，这是双赢的局面？还是说他以前没有好好利用公司的营业资产？

软件公司XTS的CEO兼创始人Eric Spiegel表示，作为管理者，他也想知道那些远程办公的雇员是不是每天只工作很短一点时间。以前在担任IT经理时，Spiegel在允许雇员远程办公方面就有过惨痛经历。“手下的雇员有时在工作时间找不到人，也很难安排会议时间。”

Spiegel表示，为了避免这样的问题，不能认为只要最终能够拿出工作成果就行了，或者简单地要求雇员某个时间段一直守候在电话或电脑旁边，而是要实行目标管理，。

问题三:

雇员创造力

会受到影响吗？

除了时间与工作结果之争外，还有一个更重要的问题，那就是管理者从远程办公的雇员那里得到的智力投资，与他们在办公室工作时所得到的一样大吗？

比如在软件设计方面，创新和创意可能是最宝贵的产出，雇主如何根据创造力来评估业绩？员工在家工作创造力会更大还是更小？

在这个时候，管理者可能就要根据质量而不是数量来评估员工的工作。构成高质量工作的要素又有哪些呢？答案取决于工作类型和雇员类型。重要的一点就是，允许雇员远程办公之前，要坦诚地讨论一下预期目标，包括像创造力这样无形的东西。双方彼此要明白，一旦达不到约定的评估目标，这种办公方案可能会有变化。

如今，Spiegel手下的7名雇员都在远程办公，他们都是Spiegel自己招聘过来的高级雇员，由于享有股票期权和股东权益，他们的工作积极性很高。即便如此，Spiegel认为还是要建议其他企业的经理们要慎重行事。“如果我去管理一家《财富》1000强公司的IT支持队伍，则会采取不同的做法，我会希望对远程办公员工的工作加强控制。”

问题四:

远程办公对协作

会有什么影响？

对于这个问题，应当考虑一下企业自身的文化，以及雇员适应公司文化的情况如何。

Robert Keefe是信息管理协会会长，也是穆勒集团的高级副总裁兼CIO。他强调，有些人天生就很有创新意识、很有灵感，他们能够引发讨论、拿出想法，别人也喜欢与他们共事。

Keefe说: “他们就像是胶水，能把公司上下粘合起来。如果这样的人全部时间都远程办公，那么公司会有所损失。这种人是公司的无形资产，但在团队环境下常常被人忽视。”

扬基集团的Holbrook特别欣赏那些注重沟通问题的经理。他表示，有些公司更依赖非正式的沟通，例如雇员亲自到IT部门来解决某个问题，或者探讨某个想法。要是办公室少了一名重要的IT雇员，可能会打破原先的这种微妙平衡。

据英特尔CIO Diane Bryant声称，英特尔就依赖高度协作。日前英特尔就发现，要是所有IT员工都在一个地方工作，而不是分散在两个或更多地方，完成项目的效率就相当高。

问题五:

有没有考虑过

留在办公室的雇员？

伦塞勒理工学院拉里管理技术学校的副教授Timothy Golden在今年早些时候发表了一份调查，调查表明允许一些雇员远程办公会削弱留在办公室的同事的工作满意度，并且增加同事离开公司的可能性。

Golden对一家中等规模公司的240名专业雇员进行抽样调查。调查发现公司里面远程办公的雇员越多，留在办公室的雇员的满意度也就越低。

Golden表示，这可能有几方面原因。首先，员工相互了解的机会减少了，这可能会影响良好的工作关系; 其次，留在办公室的员工可能会发现需要自己进行调整，以适应远程办公同事的需要。比方说，他们不得不把会议时间安排在远程办公同事会呆在办公室的时间段; 第三，留在办公室的员工更有可能被派去处理某些紧急任务，因为他们随时都在，而远程办公员工不必操这份心。

Cox通信公司负责信息系统工程的助理副总裁John Bell表示，虽然总体上来说一些公司远程办公开展得很顺利，但是大家对远程办公雇员到底在不在时刻工作有着误解。

Bell说: “你要是经过办公室，发现门关着、灯灭着，就以为这个员工不在，打电话到对方家里吧，又觉得可能很唐突。”为了解决这个问题，Cox已开始要求远程办公员工在办公室门上张贴工作日程表，那样其他同事就知道什么时候可以找得到他们。

Golden建议采用其他方法来确定留在办公室的雇员是否感受到在家办公的同事给他们带来的不便，包括要求所有雇员在某个时间段或者某几天都呆在办公室; 重新分配工作责任，那样留在办公室的雇员就不会依赖远程雇员; 还有就是安排非正式的社交时间（与正式会议错开来），以加强整个工作队伍的信任和团队精神。

问题六:

是否可以中止

远程办公的对策？

Keefe等专家建议，在准备批准远程办公方案时就应该考虑到中止的策略。

Keefe在详细讨论有关雇员隔多久来办公室报道的细节内容时，他就对远程办公方案做了时间上的限制。他说: “不希望让人产生一种错误的想法，远程办公就是始终要采用的工作方式。这其实完全取决于雇员目前担任什么角色，而角色是会发生变化的。比方说，一名新的部门经理也许更喜欢员工呆在办公室; 同样一个IT咨询项目可能要求雇员回到办公室工作。”

对某些员工来说，远程办公可能是再好不过的一个工作方式――表现优异的员工可能会放弃提升，甚至离开公司，以便能够继续远程办公。Keefe强调: “对他们而言，远程办公成了一种生活方式。我手下就有几名重要雇员离开了公司，所以现在我对远程办公比较谨慎。”

出人意料的是，也可能会出现截然相反的情形，当初竭力要求远程办公并获得批准的雇员可能会发现，远程办公其实不如自己所预料的那么理想。他们可能会觉得迷失了方向，失去了原先熟悉的工作场所和办公室环境。

据IDC公司的分析师Sean Ryan声称，实际上如今IT企业远程办公雇员的流失率比过去更高了。统计数字表明，不管出于什么原因，远程办公都不是长久之计。Gartner公司的Morrison表示，2005年发表在《管理杂志》上的研究表明，要是允许某些不自觉的雇员远程办公工作三天以上，就会导致生产力和员工士气长期减弱，还会增加员工更替率。

总之，对远程办公深有体会的经理们一致认为，远程办公不是绝对的。无论最终决定了允许雇员全部时间、部分时间还是不允许在家办公，只有认真考虑了雇员、其同事及管理者的需要后，才可以做出决定。