浅谈如何做好监理项目部办公室主任工作

摘要：随着企业管理组织机构的革新、发展，办公室主任这一角色已成为企业中的精神、动力核心，它起着承上启下，协调各方的纽带作用。

关键词：监理 机构 办公室 管理 工作

中图分类号：C93文献标识码： A

监理项目部办公室作为监理项目部的核心机构，应做到“统筹安排抓重点，落实责任求精细”，提高服务意识，明确组织责任，弘扬企业文化，落实管理方针，办公室主任作为一个上级组织的领导者，在整个监理项目部中体现并发挥着重要的地位和作用。

一、监理项目部办公室的性质、特点

监理项目办公室是由工程监理企业在所承建项目中设立的多职能管理机构，它在项目总监理工程师的直接领导下，负责处理监理项目部日常事务的综合性职能部门。它承担着监理项目机构日常行政事务管理、信息上下沟通、对外协调联系等多方面的任务。

监理项目办公室具有与其它单位办公室同样的性质和特点。但是它有着其自身的特殊性。它不是纯粹的一个综合办事机构，它不仅要处理监理项目机构内部的文秘、财务、人力资源、后勤保障、信息化应用、负责内部的沟通和协调等方面的日常事务；而且要负责办理公司各个部门和建设单位或者质量监督部门交办的事务，同时还要承担施工单位与监理项目机构之间的协调和沟通。

办公室工作的性质和特点，决定了对办公室工作的一些基本要求，同时对办公室工作的完成，提出了许多的条件限制。概括地讲，就是“想事要周全，行动要利索，落实要迅速，结果要圆满，口风要严实”。

二、监理项目部办公室的主要职能、作用

办公室作为综合管理部门，其职能涉及许多方面，范围十分广泛。一般而言，主要有沟通协调、信息处理、督促办理等职能。

1、沟通协调职能

沟通协调是办公室的首要职能，它渗透到办公室工作的方方面面，并在一定程度上影响着其它职能的发挥。在一个单位的组织机构中，办公室处于承上启下的地位，了解领导意图和基层需要，使它具备了发挥沟通协调职能的条件。这就要求办公室通过多方沟通协调以达到全面平衡，从而使单位外部有一个和谐宽松的社会环境，使内部配合密切、高效运转。一般说来，单位社会化、专业化程度越高，对沟通协调工作的要求也越高。沟通协调工作应遵循的原则：

⑴总体性原则。通过协调、沟通使内部的工作统一步调，为单位的总体目标服务。在协调时，应从全局出发，做到主次有分，急缓有别。当局部与全局发生矛盾时，必须要局部服从全局。

⑵上下一致原则。指对上对下的一致性。办公室既要为领导服务，也要为基层服务。

⑶不干预原则。办公室在为领导决策服务中，应只致力于信息收集、协调矛盾、督促检查、催办实施，为领导提供决策备选方案等事务，而不是干预决策。办公室必须按照领导的意图办事，决不能有“越位”行为发生。

2、信息处理职能

主要任务就是在于通过对与单位有关的各种信息进行去伪存真、去粗取精的筛选，为领导正确决策提供依据。工作步骤包括信息收集、信息加工、信息传递、信息储存、信息输出和信息反馈。

3、督促办理职能

管理决策或上级交办事项一旦付诸实施，必须自始至终予以监督检查，保证按质按量按时完成任务。

从上述的职能看来，办公室的作用主要体现在四个方面：助手作用、参谋作用、耳目作用和服务作用。

三、如何做好监理项目部办公室主任工作

1、提高自身素质，强化学习，练好基本功。

理论成熟是政治成熟的标志，业务精湛是树立声威的根本。加强政治、业务学习，是胜任办公室主任岗位的前提，办公室主任既是办公室队伍中的一员,又是办公室工作的领导者。要当好办公室主任,意志、责任心、工作经验以及吃苦奉献精神固然重要,但仅仅如此,是不够的,还必须具备较高的素质,有一定专业知识,并懂经营、会管理。因此,必须加强学习,才能不断提高工作水平。

⑴提高综合分析和判断能力。

监理站办公室主任要具有较强的思维能力、认识能力、综合分析能力和总结归纳能力。而这一切，最终体现在判断能力上。办公室主任要善于全面观察、分析事物，透过现象看本质，做出正确的判断，为总监理工程师或副总监理工程师决策提供科学依据。

⑵具备较强的组织协调能力。

监理站办公室作为综合办事机构，本身就具有协调职能。沟通协调在监理项目部中起着举足轻重的作用。

⑶要有独立处理问题的能力。

监理站办公室作为领导的参谋、助手，虽然有一定的被动性，但是它经常性的工作是办公室事务的实施、反馈和监督。因此，监理站办公室主任要有独立处理问题的能力，而且办事果断利落。

⑷要有较强的表达能力（口头表达和文字表达）。

办公室主任经常起草各种文件和材料，负责项目工作的对外宣传，不仅要熟悉各种公文格式和文章体裁，而且要文字准确、优美、精练，力求做到中心突出、观点鲜明、层次清楚、语言流畅。办公室主任还要经常担负接待、办事、会谈以及参加各种会议等任务，因此，也要有良好的口头表达能力。

⑸要具备一定的办公手段（包括电脑、网络等）和一定的办公管理能力（如文件资料管理、设备管理等）。

⑹要有较强的适应能力。

监理站办公室主任以往有着不同的经历和工作环境，对担负的角色可能会产生不适应的感觉。这里讲的适应，一是要适应领导的工作风格和工作方法；二是要适应不同人群的文化冲突和语言沟通；三是要适应项目的工作环境。

⑺要有一定专业知识。

当今社会,知识更新急剧加快,我们不懂的不熟悉的东西很多,只有勤奋学习,特别是工程、经济、管理等专业知识的学习,才能不断积累新知识、丰富新理念、拓宽新思路、富有创造性,以适应新形势下企业快速发展的需要。

⑻要刻苦钻研业务。

了解掌握信息、调研、文书、、档案、行政管理等方面的业务知识和办公自动化系统等新的办公手段。同时,要致力提高科学办事和综合协调能力。要学用结合,学以致用,增强知识素养,提高综合素质。

⑼要有较高的职业道德素养。

办公室主任在领导身边工作,一言一行,关系着领导同志的形象。因此,实事求是、廉洁奉公、公道正派、谦虚谨慎等尤为重要,一定要重视自己的职业道德修

2、明确管理目标，树立岗位责任。

监理项目部办公室工作的多样性和复杂性，决定了办公室主任的职责同样具有多样性和复杂性。因而，为满足公司管理要求，适应项目健全发展，要求办公室主任考虑问题必须周全、详细，未雨绸缪，超前思维，处理好每一件事物。

⑴不以事小而不为。

办公室工作无小事，所有事物本身有大小、主次之别，办公室主任面对大量繁杂的日常工作事务，要处理好这些事务首先要分清主次、大小、难易，这样可避免眉毛胡子一把抓，事事不断，事事不清的现象。其次要小中见大，小事孕育着大事，这是办公室的显著特点。如会议通知、后勤服务、接待等等这些“小事”，稍有不慎就会造成很不利的影响。最后要严细缜密，不出纰漏，针对某项事件明确专人负责，细抓严管，盯死不放，直到事情完满完成为止。

⑵不以事杂而乱为。

办公室工作头绪繁琐，任务琐碎繁杂，作为办公室主任应对要完成的工作一清二楚，并梳理层次，分清主次，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲，遇事不乱为，就要知上知下，只有吃透了上情原理，办事才有正确方向。没有规矩不成方圆，办公室更应成为讲规矩的楷模，不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能违背规矩，该请示的要请示，该报告的要报告，要懂得大小，切勿忘乎所以，贻笑大方。

⑶不以事急而盲为。

办公室常态为固定式、程序化的工作，但偶尔会有些突发性事件出现。办公室主任往往是急事和突发性事件的第一知情者，及引导者。在这种情况下，办公室主任必须具备较高的政治敏感度、冷静且清醒的大脑意识。要沉着应付，切忌自乱阵脚。不管事情多么突然，多么紧急，首先要冷静地进行分析，及时策划解决方案，报送领导商议，并按领导指示要求协调相关单位，组织力量进行集中处理。其次要胸有主见，切忌唯唯喏喏。面对急事或突发性事件，不能退缩，也不能随意表态。

⑷不以事难而怕为。

一个称职的办公室主任，就必须坚持：“不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦”。要做到这些，一是讲职责，遇到的事情不管多难，都应义无反顾，挺身而出。二是讲品质，身先士卒。办公室主任在关键时刻，就应该代领导冲锋陷阵，替领导分忧解愁。三是讲艺术，处世得体。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法，既讲原则，又讲灵活。四是讲精神，敢于碰硬。办公室主任处事要讲究柔中有刚，特别是在原则问题面前，要敢于碰硬。

四、结束语。

总之，办公室主任以服务意识为重，积极发挥助手、参谋作用，顾全大局，发挥管理层的引导职能，组织带领监理项目机构的全体成员，领悟企业精神，明确管理目标，落实管理方针，实现现实与目标一体化，责任与成果一体化的能满足当今时代前进步伐的精英团队。