对外刊管理业务流程的再思考

〔摘要〕从实践经验出发，将外刊业务流程归纳为6个环节:分析需求、委托订购、订单结算、验收登记、阅览管理、装订典藏，并分析各环节的工作经验及存在的一些问题。而后总结其5个特点为:存在动与静的数据流、多个环节维护MARC、“重”采访咨询“轻”加工、个别内容可相对独立、要处理局部与整体的关系。认为业务流程梳理对招标、效率的提高均有重要作用。

〔关键词〕高校图书馆 期刊管理 业务流程

〔分类号〕G255.2

Rethink the Process of Foreign Journals Management

Tang Ganghui

Sun Yat-sen University Library, Guangzhou 510275

〔Abstract〕Starting from the practical experience, the author reduces the process of foreign journals management into six steps: needs analysis, commissioned ordering, clearing orders, checkingand registering, access management, binding and collecting. Then he expounds upon the work experiences and problems of every step and summarizes the process of foreign journals management into five characteristics as follows: ①there exists dynamic and static data flow. ②maintaining MARC is required in many steps. ③should attach importance to the acquisition and consultation. ④some individual step can be deal with independently. ⑤the relationship between the part and the whole should be right considered. At last, the author thinks that rearranging the business processes have important roles in inviting public bidding and improving the efficiency.

〔Keywords〕college library university library periodical management journal management business process

1935年，盖博尔(J. H. Gable)主张将关于连续出版物的职能集中在一个部门，得到了大多数人的认同，使国内外图书馆都出现了专设期刊部的管理模式。20世纪80年代末、90年代初，在期刊品种剧增、载体多样化、读者需求个性化的环境下，有人认为应将期刊业务进行重组，打破一体化模式，这种观点也得到了一部分人认同[1]。笔者在经历了本馆期刊部被撤销、业务职能被划分到不同部门的变革后，对两种模式下的管理利弊都有了感性认识:可以说，不论期刊管理采用何种模式，只有将期刊的业务流程剖析清楚，才能使工作上的人事及任务安排得到合理配置，业绩考核得到科学测评，使期刊的需求者继续得到高效服务。在招标环境下梳理流程，也有利于招标管理机构找到与图书馆合作的切入点。

1分析需求

全面分析需求是为经费投入寻找最佳保障线。期刊的连续性特点，让人质疑重复分析的必要性，尤其是其工作量不小；但这种形似重复的分析却蕴涵着不断跟踪需求、及时调整保障策略的重要意义。

1.1分析工具

在工具上可选择各类办公辅助软件或期刊专用的评估产品，既减轻负担，又让读者的需求分析建立在翔实的数据之上。图书馆自动化集成系统主要是基于典藏、流通的，对采访决策起不到重要作用，且外刊涉及语种较多，一般会使用不同的MARC格式，不便数据集中处理。这就需要馆员熟练掌握一、两种常用数据库软件，并结合实际挖掘深层次的应用。至于一些公司推出的乌利希期刊分析系统、Journal Use Reports(JUR)等馆藏评估和管理工具，若图书馆经费充裕，也不失为一种好的选择。

1.2相关案例

例如，清华大学图书馆于1997年对其所藏外刊进行较大规模调研分析的方法很值得借鉴：①将期刊按重要性排等级；②按复印次数筛选高频用刊；③分析被检索工具收录情况；④比对周边馆的馆藏[2]。此外，有的单位使用EXCEL软件来辅助管理[3]，或使用学位论文进行引文分析，测评核心需求刊[4]。

1.3存在的难点

包括：①要让读者积极参与调研；②要在经费与需求之间寻找平衡；③要与周边馆共建共享外刊；④要综合考虑影响因子、被检索工具收录、核心刊、高价刊、集团采购指定捆绑、一校多馆、纸本与电子版重复等因素；⑤需了解期刊销售特点(见图1)；⑥刊价年年上涨，而各学科学术刊物在世界范围内的出版数量各不相同，平均年价也差别很大，按学科进行种数、经费均衡、配置时也有一定困难。

只有在全面收集、整理有关数据后，才能合理地预算出尽可能满足需求的各种采购方案，协助馆领导进行科学的决策。

图1 2002年EBSCO公司的纸本与电子刊销售类型、比例

2委托订购

预算方案确定后，则由图书馆或招标中心委托商订购(见图2)。

图2 目前图书馆购买外刊的基本渠道

2.1订购方式

订购方式可分为6种：①会员价刊。入世(WTO)后国内银行放宽了个人购外汇的政策，允许个人直接购买国外科技期刊。对阅读人数少的特需刊，可鼓励读者以会员价购买，使用后转让给图书馆;以减轻经费支出压力。②机构价刊。一般通过招标方式委托国内商订购。有的非赢利学会还会按使用人数划分定价等级。③影印价刊。国内授权影印公司不多，可选刊也不多，且来源单一。④集团优惠价刊。通过集团联盟形式可争取更多的优惠，例如英国皇家化学学会、美国土木工程协会学会等都提供折扣销售方案。⑤套订价刊。例如Physical Review，Physical Review Letters，一共需US$21 310，套订价为US$20 255，并多赠一种电子刊($2 740)，从而节省1 055美元。⑥多载体价刊。有些刊要求纸本与电子版捆绑销售(见图1)，而且电子版的阅读年限又分为两种:阅读历年纸本订购年限、阅读所有已回溯数字化纸本的年限。用户数可分为单一或多个并发两类。

2.2价位分析

预订刊可依价位划分等级，并由业务领导慎重决策是否购买高价刊。例如文摘、索引，价高却需经常检索，如何选择这类期刊的载体？笔者调研时发现，年过70的化工学院老院士都认为使用网络版查检更方便，读者也纷纷赞同取消纸本。另外要考虑的是:与商合作时，是按高低价组合还是按其他方式组合提供订单？以价格为中标决定因素的单位是否要对报价的合理性进行评估？

2.3商比较

为节省经费并保证期刊按时订到、及时到馆，要对商进行综合考察，选择服务高效者。比较的因素有结算汇率、手续费、期刊到馆时差、订到率、出错率、业务员素质等，招标时还可将其列入合同款目内。例如:某些期刊附赠电子版后，个别商家会积极协助开通使用;有的业务员在提出催缺请求后，商家会及时反馈意见;有的商家能力有限，接受订单后要转出一部分给国际商(见图2)，造成结算费用偏高。若图书馆不能完全自主地选择合作伙伴，则更应对各商的服务情况进行分析，使招标机构能配合好图书馆的专业决策。

经以上步骤的分析后，才能制定出一份令人满意的订单。

3订单结算

3.1结算单核对及统计

外刊结算时间一般比发订时间晚，期间有些期刊的出版状态会发生变更，结算时需再核对书目信息。此外，期刊的价格、到刊情况都要一一核对。核对完后使用辅助软件作多角度的统计报表。统计时也可挖掘某些字段的潜在功能，如对于中国图书进出口公司刊号，可以使用Excel软件的“left()”、“mid()”函数抽取国别、学科分类代码。

3.2统计中可发现的问题

3.2.1汇率、手续费及刊价涨幅情况例如2003年部分刊的刊价上涨幅度较大，原因是欧元和英镑汇率上调，欧洲报刊的进口费用随之大幅增加。有的刊通过集团订购，年价上涨比例、付费手续都已写入合同，则要核对是否严格执行。例如AIP、APS、MAIK数据库组团方案里明确表示:“出版社保证对集团成员的订购费用增幅不超过8%，如出版社提价低于8%，则按较低的费率计算”。

3.2.2刊价上涨的理由例如某些刊兼并其他刊或转国出版，成本增加，刊价剧增(如Library Hi Tech News，年上涨率曾高达256.5%);某些刊内容增加，页数增多;某些出版商兼并了小的出版社，形成垄断。这些变化都会引起刊价上涨，但只有统计分析后才能看出。另外也要使用出版行业的统计报告，如Scholarly Journal Prices: Selected Trends and Comparisons有很多翔实的统计案例。可用出版社之间的竞争性比较来抵制一些不合理的涨价。

3.2.3存在不合理计价有的馆因管理期刊的部门太多，没及时协调好，导致一些期刊因受集团订购影响，需打折计算，却没及时核对清楚，造成不必要的浪费。例如中山大学图书馆在2003-2005年订购的英国皇家化学学会刊大部分享受2.5折，但国内商却一直以全价结算，若不纠正则多付31 978.02美元;再如2003-2005年的John Wiley，集团订购后若不纠正商的结算价，则不能节省21.4万美元。有的刊一直延迟出版或到货不全，都要重新审核结算价。

4验收登记

4.1验收方式

从验收的操作方式上看，分为手工或机器作业。由于外刊涉及语种较多，其MARC著录若不以实用为目的，则较难开展自动化登记验收。从验收地点来看，则分为统一登记验收与异地实时验收。高校的合并与扩建，致使“一校多馆”现象变得非常普遍，有的馆先统一验收再内部二级验收，常造成任务积压;有的则充分利用网络化的作业环境，率先开展了纸本刊物流的异地实时验收。

4.2验收中的常见问题

4.2.1查缺平时期刊的查缺应由验收人员直接向供货商跟踪催缺，并充分利用各种通讯软件来实现有效的沟通，尽快解决缺刊问题。由于所订外刊基本为精品，价格昂贵，查缺是不容忽视的，但遇到的问题是:有的验收员排斥现代办公软件，不能营造一种现代化的协同办公方式;有的将查缺推给上游采购环节，造成内部协调过多，影响进展;有的没有认识到查缺的重要性;还有的则是对外刊出版方式不甚了解，遇到延期出版的，容易登记出错。笔者曾对华南地区2002-2005年Springer集团采购后指定存放于中山大学图书馆的全套期刊进行抽样统计，发现415种刊里有273种全部到齐，剩余142种(占34.2%)则有不同程度的缺失，在一定程度上影响了期刊的后期装订及使用。这142种刊在册数上缺了434册，若按正常价(非优惠价)计算，损失约￥82万。此缺刊统计数据可使我们了解到外刊及时催缺的重要性。

4.2.2编目期刊出版状态时常发生变化的，应由验收人员验收时直接在MARC上进行修改。期刊订购品种比较稳定，需维护的数量有限，可根据收到的实物进行即时编目，对于期刊的拆包、盖章、贴防盗磁条等比较简单的工作，则可由勤工俭学的学生协助完成。

5阅览管理

期刊从编辑部始发，历经各级环节后来到图书馆，接着还要通过登记验收、加工才能进入阅览室，与读者见面。中间的时差若能尽量缩短，则可让期刊及时、快速报道科研动态的特性得到充分发挥。每年期刊装订成合订本后，也需要及时返回阅读室，让期刊的连续性报道功能得以体现。但目前在电子刊的冲击下，部分馆员甚少考虑纸刊的及时到刊问题，也没有重视过刊装订后及时上架的问题，除非该刊在网上不能见全文，或读者不习惯使用网上数字资源，才会留意纸本现刊及过刊。

虽然期刊的阅览常被划分到流通部管理，似乎跟其他环节无关，但实际并非如此。期刊采访回来的目的就是要利用，首先应让期刊及时上架，要催验收人员(或装订典藏人员)加快工作速度，急读者所急，及时将期刊(现刊或过刊合订本)在馆内提供查阅使用，当期刊质量出现印刷问题或装订问题时，也需要及时解决。其次，阅览管理过程中要思考期刊的利用率问题，使用传统的复印统计、问卷调查或各种新改进的统计方法来分析纸本刊利用率，从而为外刊的续订工作起到一种辅助决策的作用。

由于外刊多为电子与纸本并存，在纸本阅览管理中不能因管理的实物是纸本刊，而不了解电子刊的馆藏情况。读者不会因为图书馆将电子刊引进划分到数字资源部、纸本刊采访分到采编部、现刊及过刊分到流通部而改变自己的咨询问题，他们始终是在问:所需要的期刊有没有？能否提供？怎么查找？对读者导引时不是将读者的需求进行踢皮球，让读者兜圈子。因此面对读者时，阅览管理的一线馆员很自然地要担当起重要的参考咨询角色，对外刊的采访渠道、出版状态、各种载体的馆藏情况、目前利用状况都要非常熟悉。至于阅览室里的其他一些简单工作，可以让学生助理协助完成，以使馆员腾出时间为读者作一些力所能及的咨询工作。

6装订典藏

基本上每个馆都会将外刊按年度集中装订，这一工作外包给图书加工公司，或自设部门加工。在典藏装订中需注意的是:①确定好装订加工标准;②对装订成册的合订本要计算好费用;③能顺利统计典藏数据。对于过刊的处理，工作人员也要使用期刊MARC，并在其中加注或修改馆藏说明的概述字段，以便每年将馆藏数据提交给有关的联合目录制作中心，满足馆际互借的外刊共享需求，也便于各学科馆员统计学科刊物的收藏年限。

7结论

通过以上环节的阐述，我们可比较清晰地了解图书馆员围绕期刊从馆外到馆内所进行的一系列准备工作、加工工作，对外刊的管理业务特点也会有深刻的认识。其特点表现在:

存在“静”与“动”两种状态的数据流。例如提交的订购委托单为静态数据，应不作修改，以备查核。而将所有委托单或结算单进行汇总后形成的委托期或结算期的动态数据，需动态修改，以便统计数据能及时更新。再如期刊的编目，基本是动态、不稳定的，因为刊名、刊号、出版周期经常变化，直到停刊才处于静止状态，需长期维护。有的馆员没掌握这种特点，则容易造成忙闲不均，在大批量录入外刊订购记录时，未能选择批处理作业方式，影响下一环节的业务开展。

期刊MARC的使用及维护涉及到几个环节。分散化的处理方式让各环节的馆员都能充分、及时地利用MARC进行统计、应用。不过，CALIS管理中心曾要求42所高校馆提交馆藏数据制作西文期刊联合目录，结果仅有少数单位能及时提交，其余则有一定程度的欠缺。另外，各环节的数据本有不同的应用目的，但有的馆理解不到位。例如有的管理中心使用预订报刊数据制作联合目录，致使数据准确率不高，在一定程度上影响了馆际互借满足率。

“重”采访及参考咨询，“轻”加工。外刊购进后的加工工作基本是为“财产登记”服务，并没有对期刊这一知识产品添加附加值。而图书馆要在期刊原有功能上发挥更重要的知识管理作用，就要重视吸引读者，充分利用馆藏期刊资源，也就需要让馆员了解期刊的出版特点、收藏情况，跟踪、了解利用情况的变化，充分起到参考、指引的作用。

有的内容相对独立，可划分到不同的部门，或不同部门都可处理。例如分析需求、预算经费的内容可划分到经费预算管理部门，独立使用辅助软件为期刊的采访做决策分析。有的期刊是整库引进，在“阅览管理”时，可方便不同部门的馆员及读者在线查看符合COUNTER标准的使用统计报告，因此分析使用统计报告的内容在不同部门都可顺利完成。

馆员只有对期刊的前后环节有整体性认识，才能理解局部工作的重要性，并处理好局部功能与整体效应的关系。期刊不是一本书，而是一册一册不间断、连续性发行，各处理环节系在一条线上，馆员如没有整体性认识，则难以理解所从事环节的重要性。另外，大部分期刊虽分成两种载体来出版，但也需要加强整体化管理，发挥整体效应。有的馆认为电子版外刊有别于纸本外刊(少了验收、装订等细节)，而将其归入数字资源部，并且在网站上不设直接的期刊入口，而是设置时兴的“电子资源”或“数字图书馆”;将期刊的检索分割成几大块，查找时要入馆藏书目、期刊联合目录、数据库或数字图书馆中来回转，似乎让读者优先去认识图书馆的部门设置，而非方便其查检期刊资源。

而当我们登陆一些国外出版社网站时，却会发现“Journal”字眼清楚地展示在面前，查检时无需再找所谓的“数字出版社”或“电子资源”。另外SWETS公司已提出新的期刊管理理念，即让用户在馆藏期刊资源导航栏目下输入检索项，就可在检索结果中清楚地列出该刊的可用层级(全文、文摘、目次或纸本)以及内容链接[5]。这些都在启发我们:在电子与纸本外刊并存时代，要继续重视期刊的整体化管理，使用先进的期刊管理软件，对各类载体的期刊统一管理，统一导航，为读者提供“一次到位”的检索服务，不要让读者围绕载体、部门来绕圈子检索资源。纵使分部门处理，也要让期刊资源最终统一呈现给读者。

如果我们忽视外刊业务流程运作的规律，忽视各个环节的工作内容及意义，则会产生一些消极影响。例如有的馆不区别对待期刊，不设相应岗位及职责，使外刊工作的重要性得不到体现，出版变化时则无法让外刊环环相扣地维护，一个环节出问题会引发一连串反应，事后修补比较费力。有的馆按载体来平行管理，当外刊需要结合各种合同(招标、集团订购、专款专用)结算核对时，却因出现多头管理等于无人管理的局面，变为工作盲区，造成一些不必要的资金浪费。

有的馆没有梳理新时期的外刊业务流程，却照搬国外哈佛大学图书馆(90多个馆)的做法，不考虑自身管理模式、特点及工作量，也不考虑外汇统一使用管理的国情，盲目学习，效率低下。有的馆招标时未向招标中心反馈期刊管理的流程及特点，致使招标中心仅重视与国内商之间的结算价，忽略其他管理环节，例如到刊服务跟不上，影响读者对期刊的使用;忽略外刊在集团订购的优越性，则阻碍图书馆与出版社、国外商之间的集团订购谈判，不能争取更多节省外汇支出的途径。

综上所述，不论外刊工作是否设在同一部门，设置多少岗位，都要让外刊的整个管理流程始终保持连贯，让各环节能前后协调、流畅运转，并重视各环节的工作意义，才能从本质上提高外刊工作的效率，为读者提供高效服务。倘若业务重组之后，失去外刊工作的管理线索，则会影响外刊工作者的积极性，也最终影响利用率的提高。这也是笔者在大多数高校采用招标方式进口外刊，而一些图书馆又因取消期刊部并忽视期刊工作流程特点的背景下所要阐述的值得再思考的问题。

参考文献:

[1] 唐品,黄晓鹂.图书馆期刊管理体制研究综述.图书馆建设,2004(1):81-83.

[2] 杨毅.期刊订购原则的重新评估.大学图书馆学报,1999(3):24-28,17.

[3] 汤罡辉.高校外刊采访工作的统计技巧.新世纪图书馆,2005(2):45-47.

[4] 刘勇敏,秦长江.提高外文期刊采访质量的策略研究.洛阳工学院学报(社会科学版),2001(12):89-90.

[5] SwetsWise Title Bank Lanched. [2006-11-03]. www.省略/web/show/id=46021/langid=42/contentid=107.

〔作者简介〕 汤罡辉,男,1978年生,助理馆员,8篇。