基于电力工程档案质量管理控制研究

摘 要：文章介绍电力工程档案质量控制管理的必要性，分析建立健全电力工程档案质量控制管理体系，提出加强电力工程档案质量管理控制措施。

关键词：电力工程；档案管理；质量控制；措施

引言

随着国内经济的快速发展，社会对电力的需求越来越旺盛，电力项目建设得到深入发展。为保障电力项目的建设管理高效化，有关电力工程档案管理也应该逐步完善，其相应的法律规划及管理标准也理所应当与国际惯例实现接轨。加强对电力工程档案管理，特别是做好电力工程文件资料的收集、整理、归档、移交等工作既是实现电力工程档案的高效化管理，也是确保电力工程项目的顺利完工的重要保障。

1 电力工程档案质量控制管理的必要性

在电力工程建设过程中，把可能造成档案质量问题的因素加以控制和消除，确保工程档案齐全、完整、准确、规范。齐全是指根据项目档案归档范围所确定的内容，结合项目建设实际情况，将建设项目全过程中应该归档的文件材料全部归档； 完整是指文件材料之间相互支撑，形成闭环；准确是指归档文件材料的内容真实反映建设项目实际情况和建设过程，原件归档，图物相符，技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备，文件材料的形成日期与工程建设同步； 规范是指归档文件材料编制和整理符合现行技术标准、规程、规范和归档整编要求。电力工程档案质量控制包括齐全完整、内容真实、数据准确、编制规范、分类科学、组卷合理和检索方便。归档文件的完整、准确、真实、规范是影响工程档案内在质量的主要因素，而归档文件记录的内容、形式、书写材料、制成材料和案卷整理的规范性则是影响工程档案外在质量的重要因素。因此，从归档文件材料形成的源头上进行有效控制，强化电力建设过程工程档案质量管理是提高工程档案质量的必然要求。

2 建立健全电力工程档案质量控制管理体系

电力工程档案产生于项目建设全过程，其形成、积累和整理应列入项目建设计划和有关人员的工作标准中。为确保工程档案编制、整理质量，必须建立工程档案质量管理体系，严格按照电力工程建设相关技术标准、规程、规范和档案管理有关规定编制形成工程档案，为日后档案信息利用提供保障。

1） 建立以建设管理单位为基础，档案管理部门为核心，各参建单位工程管理人员、专兼职档案资料管理人员为骨干的档案组织保障体系，将电力工程档案管理纳入建设管理程序、工作计划、合同管理和岗位责任制中。在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交工程档案的责任。

2） 电力建设项目法人、建设管理单位、设计、监理、施工、调试、采购（ 含招标） 、物资供应及运行单位均应建立工程档案管理机构，明确管理职责，将工程档案管理纳入有关领导、相关部门及工作人员职责范围、工作标准中，做好项目档案的形成、积累、整理和归档，确保工程档案完整、准确、系统。

3 电力工程档案质量管理控制

电力工程档案是工程竣工验收的重要依据，也是检验工程质量的法律凭证。工程档案质量如何，反映了建设管理、施工、监理等单位的质量意识和管理水平。工程档案质量控制是一个系统管理过程，是对工程档案形成全过程的质量管理，必须多管齐下。

3. 1 建设管理单位是电力工程档案质量控制管理的主体

电力工程档案是工程建设活动的真实记录，是对工程质量正确评价及日后运行、维护、改扩建等工作的重要依据。建设管理单位受项目法人委托全权负责档案管理工作，是工程档案管理的责任主体，负责收集、积累和整理项目前期、质量监督和竣工验收等归档纸质、声像、电子等不同载体的文件材料。按照工程进度，适时开展工程档案日常检查、指导工作； 组织各参建单位对所有应归档项目文件材料按档案管理要求进行整理、组卷、编目。

1） 工程之初，建设管理单位应明确参建各方对档案编制形成质量的管理要求，对于归档文件材料规格、书写材料的耐久性及竣工图编制等都应做出明确规定，并在工程合同条款中加以明确，确保各参建单位对工程档案质量管理，职责明确，做到心中有数。

2） 项目实施过程中，应分别对工程准备、施工和竣工验收等阶段加强工程档案编制质量控制管理。准备阶段虽然大多归档文件尚未形成，但却是控制工程档案质量的关键时期。事实上，很多工程档案质量问题都是由于事前重视不够或缺乏基本知识造成的。所以，从工程立项开始，档案管理人员就应提前介入，对工程档案的质量进行预控。首先，要加强对工程管理部门分管领导（项目经理） 档案意识的宣传，如果分管领导对档案工作不重视，工程档案质量就无从谈起，也不可能建立起有效的质量保证体系，质量保证措施就难以落实到位； 其次，要加强对现场技术人员档案知识培训和档案法律法规的宣传，现场技术管理人员对工程档案的质量起着至关重要的作用，只有工程参建人员按照相关规程规范和档案管理要求各负其责，才能有效实现工程档案的质量控制，不断提高工程档案编制质量。

3） 竣工验收阶段，应建立电力工程档案三级审查制度。即工程竣工后，建设管理单位在接收工程档案前，应按照施工单位自检、监理单位审查和建设管理单位审核验收的移交程序对档案的完整、准确、系统、有效和案卷整理质量进行全面检查，先由建设管理单位组织本单位工程管理部门技术人员对工程档案进行全面审查，后由档案部门按照GB / T 11822―2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T 28―2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和南方电网公司电网建设项目档案管理办法的相关规定进行审核验收。验收合格签署验收意见，办理移交手续。

总之，加强电力工程档案质量管理，首先建立工程档案质量保证金制度，把档案保证金纳入合同管理； 其次建立工程档案资料协调会制度，明确档案资料工作的内容、职责和归档要求，协调各方关系，形成会议纪要，作为全过程开展档案工作的基本依据，再次，抓好工程建设薄弱环节和重要阶段的检查和指导。如项目建设前期文件的形成和积累，质检文件和隐蔽工程检查验收、中间验收，设备开箱、竣工验收，重要合同、协议及声像材料拍摄采集等。第四，对检查中问题较多的单位，要直接与该单位主管领导沟通、交换意见，共同研究解决工程档案管理工作中存在的突出问题。