现代物流企业内部审计与内部控制常见问题解析

摘 要：现代物流企业作为制造业的延伸、服务业的重要组成部分，其内部控制体系与风险防范能力对企业实现战略目标有着重大的影响。健全有效的内部控制体系已成为现代物流企业加强经济管理、提高经济效益、保护资产安全、保障财务信息可靠保证的有效手段。针对国际物流企业内部审计中出现的经常性问题并由此涉及到的内部控制要点进行分析与建议，供相关人士借鉴使用。

关键词：物流企业；内部审计；内部控制

中图分类号：F239.0 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）24-0169-02

一、现代物流企业内部审计与内部控制常见问题

1.公司治理结构不够完善。（1）总部与各分子公司之间责权不明，导致各分子公司诸侯割剧、各自为政，自主决定经营方针，搞“一言堂”，擅自分配利润；财务部门完全受分公司总经理支配，按其意愿出虚假报表。（2）业务操作人员因能力与素质的问题不能够按照业务流程操作，导致业务虽操作完毕但无法证明为之提供的服务，引起纠纷。（3）因中外文化、企业理念的差异，国内的员工无法与外籍的员工达到一致，无法做到融合，在公司的经营过程中产生矛盾。

2.货币资金控制较弱。（1）现金收支业务手续不是很完备。借支单未按规定及时入账，形成“白条抵库”现象；借支单没有内部审核签字，只有经办人签字，也不符合内控要求；（2）没有按照登记现金、银行存款日记账；每月现金盘点没有书面记录，未填制“现金盘点表”。（3）现金坐收坐支，没有按照收支两条线进行管理。（4）支票等银行票据的领用、作废无备查，未按规定存放保管，空白支票签发时未封金额、抬头、日期，付款印鉴没有分离保管。（5）网上银行支付未进行分级审核或对支付金额进行授权。（6）实际为提现后支付的业务，制作成银付凭证，产生套取现金的情形。（7）不相容岗位没有分离。凭证编制与审核由同一岗位完成。

3.资产管理环节薄弱。主要表现在固定资产和低值易耗品的管理上。（1）新增预算内固定资产未报总部审批，还存在预算外购置固定资产的现象。（2）固定资产新增入账时，原值的计算及折旧的计算有误。（3）未定期针对固定资产进行盘点，并做好书面记录备查，造成固定资产账实不符。（4）固定资产未及时清理。（5）未设置低值易耗品台账，管理使用混乱。

4.合同签订和履行存在缺陷，导致应收账款存在风险。（1）合同签订率低，无合同或业务委托书。如抽查某公司应收账款其中余额较大的前10家客户，占应收账款总额62%，仅有1家有合同，其他均无合同。抽查业务档案，发现业务委托书上无客户公章或合同章。对于可能发生经济纠纷的控制偏弱。（2）签定合同要约不清或不全，或未按合同履行。（3）通过转入其他科目方式核销超期应收账款，少计坏账准备。（4）部分超期应收账款已无法收回，存在坏账风险。（5）员工离职时，未及时催促其负责的应收账款，导致后续无法收回产生坏账。（6）没有建立坏账备查簿，管理上还存在缺陷坏账审批手续不规范。如某公司在审计期内发生坏账，无总部及分公司经理审批的书面文件，财务将应退客户的佣金直接抵消此笔应收款，但财务没有建立备查簿。

5.会计核算上的不规范。（1）收入的确认不及时，收入及成本不具完整性。（2）成本归集不规范。业务统计账与财务核算存在差异。抽查某公司近三个月的数据，业务统计的预估成本和财务核算成本差异达120万元。还存在使用其他单位名称的发票入账，如为货主代垫的费用，发票抬头为货主，财务用该发票列支成本入账，这是不符合财务规定的。（3）费用管理、财务凭证管理缺失。如用于政府机关的交际费，或购置储值卡等用于交际的，未设置备查簿。费用报销无支付凭证，无法证明有相关人员审核；折旧、摊销等凭证无证明性附件。支付年度奖金无签收。（4）债权债务核销不规范。应收、应付账款对冲凭证后无附件及客户确认等证明文件，且冲销金额与提供的发票不能一一对应。

二、现代物流企业加强内部审计与内部控制对策

1.完善公司治理结构。公司治理结构是根据权力机构、决策机构、执行机构和监督机构相互独立、权责明确、相互制衡的原则，由各级管理层组成，来决定公司内部决策过程和利益相关者参与公司治理的。因为没有一个良好的治理结构，导致各分公司权责不明，管理人员。内部控制机制的运作还必须在这严密的组织框架下设立满足企业生产经营所需要的职能机构。所采用的组织结构应当有利于提升管理效能，并保证信息通畅流动。这样才不会产生分公司总经理权力过大，搞一言堂，影响了企业管理效能的提升。全面梳理公司治理结构的同时，重点关注内部机构调协的合理性和运行的高效性，以及管理层的运行效果。协调公司内部不同主体之间的经济利益矛盾，形成科学有效的职责分工和制衡机制。对各分公司在管理上加大力度，建立科学的管控制度，通过合法有效的形式予以资金划拨，维护总公司的权益。进行全面预算管理，对待大额资金使用、资产购置处置、重要人事任免等方面要重点关注。人力资源方面应建立和完善人力资源的激励约束机制，设置科学的业绩考核指标体系。建立员工培训长效机制，营造尊重知识、尊重人才和关心员工职业发展的文化氛围，加强后备人才队伍建设，促进全体员工的知识、技能持续更新，不断提升员工的服务效能。中外文化差异方面应该求同存异，优势互补，积极进行文化整合，促进文化融合，减少文化冲突，以中外双方的文化为基础创建全新的优秀企业文化，要在组织架构设计环节考虑文化整合因素。要以统一的企业精神、核心理念、价值观念和企业标识规范企业文化，保持企业文化的统一性，增强企业的凝聚力、向心力，树立企业的整体形象，实现企业文化的有效对接。

2.货币资金管理方面。货币资金是企业的重要有形资产，其具有流动性大、易流失等特点，财务日常工作量大。务必要加强货币资金内部控制管理，严格按照内控制度执行。（1）现金的使用应严格依照规定做到收支两条线，不得产生坐支情况。（2）现金应每日结清，每月末盘点清查，并形成《现金盘点表》。（3）严格控制现金的使用范围，对大额支出应通过银行转账支付，以减少现金的使用频率及金额。（4）提现支付业务应如实分银付及现付两笔凭证记账，不得合并成银付凭证。（5）银行票据支付、保管手续应确保完整性。领用的空白支票，应限定期限、金额及用途等，降低空白支票的使用风险。作废的支票应依照规定留底备查。（6）记账凭证要求全面、完整、准确地记录所发生的经济业务，在记账中要做到“账账相符、账证相符、账实相符”的基本原则，保证每一份记账凭证的附件齐全、内容属实、记录清晰。（7）不相容岗位分离原则。岗位设置应符合会计准则，保证相关岗位职责分离。按规定，凭证编制和审核不得由一人完成。一人兼任，存在控制上的严重缺陷，并容易发生连贯性差错，所以该工作要求岗位分离，有利于提高控制力度。

3.资产管理方面。固定资产定期盘点要有书面记录。固定资产盘点每年至少盘点一次，并做好盘点记录，发现问题马上处理。待清理的固定资产，应经过报批手续进行资产清理，减少固定资产账面价值和累计折旧。在加强固定资产管理的同时，审计认为还应提高对耐用低值易耗品的实物控制，建议建立耐用低值易耗品清册，安排专人保管，视同固定资产管理。

4.合同签订与履行风险。审计部门认为应加强经济合同履行，提高风险意识，建议分公司针对固定客户、长期客户、重要客户签订经济合同，尤其是一些特殊客户更需要以合同形式明确双方权益、义务，同时应认真履行合同事项。其次，接受客户业务委托书时应审查是否盖有客户公章或合同章，保证委托书的有效性。严格执行坏账申报、审批制度，建立坏账备查簿。发生坏账时，有关人员必须对每笔坏账查明原因，追究责任，要有确凿的证据证明是坏账，并进行必要的报批手续。财务人员进行账务处理时必须认真审核申请报告及相关审批手续，确实收不回才作为坏账处理。坏账转销后应在备查簿中登记，以便随时查阅。

5.加强规范的会计核算。财务部门应加强开票环节审核力度。有关人员每月月末应对未开票业务做出分析报告上报，同时督促业务部门及时开票。发票不仅是收取运费的依据，而且也直接影响应收账款的回收。及时开票送达客户，能加快资金流动，提高资金使用效率。同时对于开票滞后问题也应予以关注，避免坏账。财务人员应与业务部门经常沟通，学习业务方面的知识，在核算成本时应提高正确性，保持业务统计账与财务核算数据一致，相互印证，不得存在差异。成本归集应严格按照财务制度和公司规定核算，成本范围包括运费、业务退佣等与业务直接相关的支出，与业务无关的支出不得作为成本列支。发票是证明成本的依据，是抵扣税金的基础。非本单位的发票不得入账。原始凭证中不得有非本单位抬头的发票入账。将不是本单位的发票入账，存在很大税务风险，同时按财务制度规定，非本公司资产所发生的费用不得入账报销。应收、应付账款冲销时要有证明文件。审计要求进行债权、债务冲账时，应获得客户确认书及相关证明性附件，不得做无依据的会计凭证。至于审计中发现办公场所装修费计入固定资产核算问题，建议按照财务核算要求立即进行调整处理，转入营业费用。

6.公司经营管理上的建议。应将营业费用开支与业务规模挂钩，机构设置、岗位安排、业务招待费使用、办公费用开支、商务车修理等应本着发展业务、节约开支的原则，开源节流，努力做好降本增效工作。同时强化财务控制，规范财务核算。加强学习，提高财务人员业务能力。在办理支付业务时，要严格实行支付申请、支付审批、支付复核、办理支付步骤，并由相关人员签字确认，不得擅自越权办理。

参考文献：

[1] 上海国家会计学院.高级会计实务考试辅导用书精讲[M].大连：大连出版社，2012.