浅谈企业档案如何为油田改革与发展服务

摘 要：企业档案作为油田重要的信息资源，全面真实地记录了企业成长发展历程，是企业的宝贵财富。开发利用好档案信息资源，对加快油田发展具有不可估量的作用。随着改革的不断深入，如何有效利用档案，创新管理，开展有偿服务，盘活油田信息资产，不仅是档案管理者的事，更是企业领导者应该关心的大事。文章对于企业档案信息资源的开发利用和档案创新管理工作进行了有益的探索。

关键词：企业档案 油田 改革 发展 服务

中图分类号：F270 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）03-284-02

一、问题的提出

随着科学技术的迅猛发展和知识经济的崛起，信息和知识的流动已成为全球化新浪潮和竞争的制高点。对于处在市场竞争中的企业而言，更需要广泛的信息支持。企业档案作为企业各项活动的原始记录，全面真实地记录了企业在行政管理、技术引进、生产开发、产品研制、市场营销、经营决策及财务和人事管理等方面的活动，反映了企业的成长发展历程，是企业的一种宝贵信息资源。油田档案与图书、情报等构成信息资源的基本主体，在油田进步与发展中发挥了不可估量的作用。

目前，企业档案管理工作的外部环境和内在需求都在发生新的变化。紧紧围绕服务这个主题，档案管理工作有许多新的领域亟待拓展，企业发展面临的许多难题需要信息档案的支持与破解。档案管理必须破除妨碍档案事业发展的做法、规定，革除影响档案事业发展的体制弊端，进一步拓展服务领域，积极探索服务的新方法、新途径，管好档案，用好档案，最大限度地提高信息质量，促使档案信息的增值，为油田发展服好务。

二、企业档案服务工作中存在的问题及原因分析

档案在服务油田生产经营工作中发挥了不可替代的重要作用，并创造了可观的经济效益和社会效益。随着档案的规范化、科学化管理，工作的重点也逐渐由保管转向利用，但是由于各种因素的影响，档案服务仍存在一些不足的地方，主要表现在：

1.服务方式被动，利用率低。部分单位对档案管理重视不够，重藏轻用，缺少主动服务意识，形成自我封闭、看摊守业式的管理模式，致使馆藏档案中很多“活”信息，变成“死”资源。档案利用率一直处于低水平状态。

2.服务手段落后，效率低。计算机网络技术的普及应用，大大加快了档案信息处理和传递获取的速度，这无疑为档案管理工作开辟了新的领域，提供了新的手段。然而，由于技术、人才等因素的影响，目前传统的手工操作仍然是档案利用的主要手段，计算机辅助档案管理还处于起步阶段，而且发展也不平衡，如有的单位虽然购置了计算机等现代化设备，但只用于一般文字处理或简单的目录检索，未能充分发挥设备的作用，有的单位设备闲置，造成了很大的浪费，这在很大程度上降低了档案服务的工作效率，满足不了油田建设发展的需求。

3.服务内容单一，缺乏针对性和实效性。目前的档案利用大多注重的是以原件形式的利用，服务内容比较单一。为了改变这种现状，许多档案部门也在努力想办法，如开展编研工作，依据库存档案，对档案信息进行深加工，编写出实用性强、可供参考的档案材料加工品。可是，在实际工作中，由于档案人员在选题时的随意性，忽视了编研成果的针对性，或者只是搞一些简单的汇编，忽视了编研成果的实用性，结果使开发出的“产品”，常常是束之高阁、无人问津，不仅造成了人力、物力的浪费，而且达不到有效服务目的。

存在上述问题的主要原因，归纳起来大致有以下几点：一是档案人员囿于传统的思维定势，墨守成规，安于现状，缺乏开拓创新的精神，而且不少同志认为，只要按时接收，及时整理，认真做好查档利用工作，工作上就无可挑剔。主张以保管好档案为前提，至于如何开发利用好档案想得较少。二是缺乏开发档案信息资源的高层次人才以及掌握计算机技术的管理人才，缺乏对档案自动化管理进行设计、研制、开发的专门人才。这是制约档案事业发展的一个重要因素。三是档案管理模式落后，主要体现在对档案服务工作的目标模式、基本思路，还缺少一个明确的整体工作构想，缺乏创新意识，束缚了档案信息资源的开发利用。四是由于企业对档案管理处于一种比较松散的状态，档案部门与其他部门的联系往往只是在每年的收集、归档、交接方面和借阅查档方面，平时则较少交流，致使信息闭塞，不能及时掌握企业相关情况，保证不了档案服务的及时有效。五是由于手工操作、重复劳动和工作效率低下，档案人员往往因此埋头于大量繁琐的案卷装订和整理工作中，无暇顾及档案信息的开发利用。

从油田现实的档案服务情况来看，由于主动服务不到位，服务面窄，档案利用率低等诸多问题的存在，档案信息的作用没有得到充分发挥，在一定程度上削弱了油田档案的地位，弱化了社会档案意识，档案工作“说起来重要，抓起来次要，忙起来不要”的现象仍十分普遍。这不但不利于提高油田档案工作的水平，而且也会对油田的改革发展带来非常大的负面影响。

三、适应油田发展的需要，企业档案工作要着重抓好几个方面

在油田深化改革、加快发展的新形势下，积极主动地研究和探索档案管理服务的新思路，是油田企业和档案管理部门面临的新课题。

1.转变思想观念，树立新型的档案服务意识。思想是行动的先导，思想解放的程度决定着企业档案管理创新的力度。面向新世纪，档案工作者要把开拓创新意识贯穿于整个档案工作中，在遵守档案工作客观规律的前提下，解放思想，实事求是，勇于冲破旧的条条框框，紧紧抓住油田加快发展的良好机遇，高度评估人事档案信息服务在油田发展中的地位和作用，切实增强档案服务意识，把档案管理的重心由“以藏为主”转移到“以用为主”的轨道上来，破除封闭半封闭的状态，以勇于进取、敢于开拓的精神，拓展档案信息服务的发展空间。

2.转变服务方式，积极开发利用档案信息资源。“信息就是财富”早已成为人们的共识。档案管理者应努力找准档案工作为油田发展服务的切入点，及时调整服务方向，扩大服务空间，大力开发档案信息资源，把技术信息、生产经营等各种信息及时、准确地采集加工出来，为油田管理等各项工作提供借鉴和参考，使油田档案真正成为油田领导和各部门实行正确决策、做好现实工作的合格参谋和得力助手。

在服务方式上，应根据利用目的和利用对象的不同采取不同的服务方式，变被动服务为主动服务。档案借阅、制作复印本、档案咨询、印发目录、举办档案展览等都是油田档案服务的有效方式方法。实践证明，油田领导和各部门迫切需要的是加工、提炼过的系统性、专题性的档案信息开发成果，这就需要加强档案编研工作，改进服务方式，变“守门等客”为“送货上门”。密切关注油田的中心工作，深入调查研究，主动了解油田领导、各部门及各专业人员需要，科学预见、有针对性地开发档案信息资源，编制实用性强的各种汇编成果。如科技成果简介、基础数据汇集等，做到经济建设发展到哪里，档案服务工作就延伸到哪里。

3.强化服务手段，提高档案利用效率。传统的管理是将档案实体作为管理对象，注重的是对档案的收集、整理、保管和以原件形式的利用。档案信息的收集加工、存储和开发利用还处在低效率的手工操作阶段。随着计算机网络、多媒体等高新技术的广泛应用，现代企业普遍建立自己的局域网，网上办公、网上信息传递使得文档一体化管理成为可能。各种信息的逐渐网络化、数字化以及电子文件的大量产生，给档案利用带来了新的发展空间。企业档案工作要适应新形势的发展需要，必须紧跟时代步伐，努力加强档案现代化管理基础性建设，进一步提高档案工作中的科技含量，强化服务手段，运用新技术，建立档案信息服务网络，实现计算机辅助立卷、目录检索以及开展网络信息检索咨询服务，将有限的档案信息资源为更多的用户所利用，足不出户就可以通过计算机获得远在异地的档案信息资料。同时，有效降低大量重复劳动和手工操作，提高档案部门的工作效率和服务效率。

4.丰富馆藏，为油田改革发展打好档案信息物质基础。在服务油田改革发展中，档案管理的思想认识到位了，切入点找准了，还必须有丰富的相关档案信息作基础。市场经济条件下，特别是中国加入WTO以后，油田面对的是国内、国际两个市场的竞争，越来越需要更为广泛的信息支持。近年来，尽管油田档案部门在拓宽档案的收集范围方面做了一些工作，但由于局限性，收集到的只是油田内部各项工作中产生的档案资料，对油田外部信息基本没有收集贮存。这种状况很难满足油田进入市场后对信息的需求。油田档案必须丰富馆藏内容，优化馆藏结构，打破时空界限，全方位、多渠道地搞好档案信息的收集和积累。不仅要收集企业重组改制中新形成的各种档案资料，如：资产评估申请、批复、评估报告书、合同协议书等，而且要注意收集光盘、软盘等新型载体的档案资料；同时，还要组织专门的力量，广泛收集与本企业生产、经营活动有关，可能对领导科学决策产生作用的市场信息，以满足油田发展的需要。

5.加强制度建设，建立健全档案服务工作机制。首先要建立健全档案服务的管理制度，包括登记、统计、考核、评估、奖励制度等，并狠抓落实。如：通过设立档案信息开发奖、档案利用效益奖等，将其同提职、晋级、年终评优挂钩，形成一套激励机制，这样不仅能够推动油田档案事业的发展，而且有利于调动档案人员做好工作，特别是主动服务的积极性。其次，要将档案管理纳入油田信息管理之中，建立图书、档案、情报为一体的信息资料中心，解决油田档案管理与油田信息管理脱节的问题。档案人员可以作为信息情报人员，紧跟油田改革的步伐，适应油田发展的需要，及时准确地把适用于油田的信息材料加工出来，提供给领导参考。

6.建设高素质的档案工作队伍，为做好档案服务工作提供人才保证。档案事业的发展，服务质量的提高，关键是提高档案人员素质。特别是随着档案工作新理念、新方法、新观念的出现以及计算机技术、信息技术等为主要内容的新技术革命的出现及其对档案工作的渗透，对档案人员提出了更高的要求。首先要努力提高自身的思想政治素质，热爱档案工作，甘于寂寞，淡泊名利，兢兢业业，以饱满的工作热情和高度的工作责任感投入到档案工作中去。其次，要进一步提高专业素质，档案人员不能仅仅满足于应知应会，而是要不断学习新知识，掌握新技能。在这方面要继续组织好档案教育培训工作，坚持从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地搞好档案培训，使广大档案人员不仅掌握档案专业知识，还能了解掌握现代企业管理知识和各种信息处理与研究的技能，努力建设一支与现代企业发展要求相适应的“复合型”高素质的档案工作队伍。

21世纪是新事物、新知识、新发明层出不穷的时代。新的时代为档案工作提供了广阔的发展空间和良好的发展机遇，围绕油田改革和发展的中心工作，发扬与时俱进、开拓创新的精神，积极探索新形势下档案工作的新规律、新特点，深入搞好档案信息资源的开发利用工作，可以说，油田档案工作大有可为。

参考文献：

1.王文华.拓展服务领域 开创崭新局面.中国档案，2003（6）

2.马玲.浅谈企业档案服务面临的问题及对策.齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊，2009

（作者单位：中海油能源发展采油技术服务公司国际公司 天津 300452）（责编：贾伟）