浅谈社会保险档案

摘 要：社会保险案管理在我国是一项极其重要的工作，档案记录了一个人参保详细的基本信息和过程，而且档案管理涉及到一个人养老、医疗、失业、生育、工伤已经退休等大问题，不管是个人还是企事业单位都应该对社会保险档案的保管给予最大的重视。一切社会工作都被计算机技术和网络技术给彻底颠覆，这种颠覆促进了社会的文明和历史的进步。在企事业单位档案管理的过程中，信息化技术同样不能缺少身影，而且这种技术的应用对于档案管理具有极大的促进作用。信息化管理的档案，给管理者、使用者都提供了极大的方便。所以深化社会保险档案管理的信息计划建设，是新时期社会保险档案管理工作发展的趋势，也是一种科技文明的必然结果。下面就谈谈社会保险档案管理的问题。

关键词：社会保险；档案；管理

近几年，随着近几年社会保险的扩展覆盖面越来越广几乎是全民覆盖，要求保管的档案量也随之增大，根据保管的重要性和价值性年限的要求也各不相同，种类也变的越来越多。包括声像档案、实物的档案、科技档案以及专业档案等等各种信息。档案的种类在逐渐的增加，那么查找信息的时间也就会随之大大的增加，这就需要社会保险档案的管理者与各个保险的管理职工都应该以一种全新的管理方式来提升过去的服务模式。目的是能够满足广大参保用户们可以快速便捷的查询到自己所需要的信息。除此之外，社会保险管理局单位在平日的工作中，不但会产生许多的纸质版的档案，而且还会有大量的一些电子类的档案文件，这就会造成档案室接收的文件变得越来越多。档案的存储量会大量的上升。基于以上几点可知，扩大社会保险档案资料的收藏与管理工作是势在必行。

1 目前社会保险单位档案管理工作中存在的不足

（一）社会保险档案管理工作缺乏一定的实施力度，并不能对其进行充分的利用。

当前的社会保险单位对这些档案的管理工作的作用以及意义基本上有了一个正确的认识，而领导也提出了员工要加强对档案工作管理。但是实际的情况却因为部门不同而存在一定的差异。很多的员工知识单纯的认识到档案管理这项工作的表面作用。认为档案的管理是为了即在单位的日常琐事、保管工具记录。与此同时，对于已经建立的档案资料，其管理者与员工并不能对其进行充分的利用，这就使得档案出现了形式化的一些色彩，造成档案管理的价值也就不能得到很好的体现。如何才能加强激光档案的管理工作，不但是当前形势其发展的要求，同时也是我们档案管理工作者必须面对和解决的问题。

（二）档案管理人员的素质普遍较低。

档案管理的工作只是作为社会保险单位中日常工作的一部分，因此在人员的配置方面是缺乏一个专业的档案管来人员。几乎所有的档案管理的工作人员他们在专业技能和素养这两方面都有很大的不足，对于档案资料的搜集、分类与管理等等的工作是缺乏一个专业的知识与相应的工作热情。这就使得他们在档案的管理随意性相对来说大一些，会对档案的价值产生一定的负面影响。

2 如何有效的做好社会保险档案管理工作

（一）对现在的档案资料做进一步的深入与完善。

随着社会保障事业的发展，社保业务主管单位及时主动与档案行政管理部门沟通、协作，开展社保档案信息化建设。通过信息管理系统、社会劳动保障信息管理系统和最低生活保障信息管理系统，从而实现了社保档案管理与开发利用由手工操作向计算机管理的转变，积极为社会服务。

社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用”年度-业务环节”或”年度-险种-业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。确定整理的程序要统一。这样可以在一定程度上减少了其手写借阅信息而花费的时间确保归档材料的完整性、安全性，同时还能够避免了因为借阅资料的损坏或者是丢失的情况。不但能够提高服务的质量，而且还能够提升档案的工作人员的一些专业技能。

（二）引进和充分的利用信息化的技术管理与档案保存，保证档案能够通过网络而进行一个在线的服务与信息资源的共享。

各级档案行政管理部门继续加大对社会保障档案业务指导的力度，与各社保单位合力加强社保档案管理队伍的建设。通过接受档案行政管理部门上门指导督促、定期培训相关业务人员等形式，各单位查漏补缺，提高了档案专业人员的管理水平。我市绝大多数社会保障档案、新型农村合作医疗档案等都走上了标准化、规范化的轨道，做到有明确的分管领导和档案管理网络，档案收集基本齐全，配置了专门的档案人员，按时完成每年的整理和立卷工作，档案保管基本具备独立的档案室并符合“七防”标准

首先将纸质版的档案原件做一个扫描，将这些档案能够以电子图片的形式对其做二次的保存、管理与使用。通过此种方法，不但可以对档案进行了备份，而且还能够避免其纸质版的档案在保存的过程中因为天灾或者是人为的事物而造成的文件丢失、损坏或者是被污染。除此之外，还能够避免因为过多的借阅以及使用的过程中出现的档案的损坏等等的一些现象。进行电子档案的保存不但可以保护了一些贵重档案的源头文件，与此同时也可以为企业减少了一些没必要的损失。其次，社会保险可以开展一个在线服务的系统。档案的工作人员完全可以通过电脑将一些费隐私的、重要性不是很强的档案的电子信息，通过使用关键词或者是其他的一些搜索的条件，将电子的档案做一个科学的分类。也可以将档案的资料做归类，，或者是直接将一些信息资料依照部门、属性以及作用等进行分类。这样可以在需要一些相关的资料做查找的时候，工作人员能够及时有效的从大量的档案资源中迅速的查找到正确的信息。工作人员再对档案的资源进行归类与整理之后，完全可以借助网络的连接，而实现电脑上资源的共享。同时需要对档案做实时的更新和维护，员工们可以通过自己的计算机而查找所需要的信息与资料，这样就能够减少了借阅资料而需要的时间，提高了查找资料与办理手续的效率。

（三）社会保险领导要加强对档案管理工作人员的执行与监督

一般情况下，员工在工作中的重点与方向几乎都是以另外的指示与态度来作为风向标的，领导除了要加强对档案管理这项工作的关注与投入，更重要的是要做好对员工的监督与执行的工作，真正的将其进行贯彻与落实，而不是一句口号而已。提高报关信息设备的安全可靠性。企业和事业单位的信息部一定要完善处理，保管信息的设备，提高信息管理工作需要的硬件以及软件设备的水平。高水平的硬件，软件设备不仅能够提高信息利用的效率，同时还能够提高对信息的保护层级，防治外来黑客对信息进行窃取。

档案见证了各个社会保险单位的成长历程，与此同时更是我们管理工作中必不可少的组成部分。随着经济的快速发展，面对新时代、新的挑战。社会保险中的档案管理者与工作人员应该在工作的过程中不断的提升自己的专业技能与职业素养，积极创新、努力进取，提升社会保险档案管理部们的综合素质与服务的水平，进而为社会保险单位未来的发展而打下坚实的基础。