现代信息技术与档案管理先进理念的契合

摘要：随着信息技术在社会生活中的全面应用，对档案管理工作也产生了重要的影响。现代信息技术和档案管理先进理念在资源共享和人才需求方面达到了高度的契合统一，同时，档案管理工作又可以借助现代信息技术，更新管理观念，建立现代化的信息数据库。总之，两者的结合统一，为我国的经济建设起了重要的推动作用。

关键词：信息技术；档案管理；社会发展

中图分类号：TP3文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2012) 07-0000-02

科技时代的发展，不仅改变了人类的生活方式，而且为人类信息的传播和储存，也提供了新的载体。随着信息社会的到来，现代通信技术、网络技术和计算机技术的普及，使人们对社会信息的需求日益增大，越来越多的人由于科技条件的更新，其工作方式和学习方式也随之发生变化，现代信息技术对社会生活的影响是方方面面的，对档案管理也产生了重要的影响。无论是在国内，还是在国外，也无论是政府机关还是企业高校，都非常重视档案管理工作，与每一个人的生活都有着密切的关系。随着现代信息技术的发展，档案管理也提出了先进的管理理念，两者在某些方面达到了高度的契合和统一。

一、实现社会资源的共享，促进社会经济的发展

（一）现代信息技术是现代经济发展的动力

现代科技的发展动力，究根结底就是为了解放和发展生产力，改善人类的生存环境和提高人类的生活质量。现代科技在传播过程中讲究全球共享，所以其传播速度很快，能在短时间内被人们所接受和熟练掌握，反过来又会对人们的生活产生重要的影响。因此，现代科技的发展特点是面向大众化的，是在人们的需求中不断改进和发展，在促进经济发展的同时，又为现代技术信息提供了变革的空间。信息化作为现代社会的发展趋势，已经不可阻挡。现代科技提高了信息的传播速度，加快了信息的利用效率，促进来了社会经济的变革和发展。

（二）现代档案管理理念为经济的发展提供保障

档案是一个民族保留民族文化的重要手段，对人类文明的保存和发展，具有重要的作用。同样，档案管理对数据的保密，对于一个国家安全来说，也同样至关重要。随着改革开放的深入和国际交流的日益频繁，现代社会对档案管理也提出了新的要求。现代社会人们普遍重视的是信息的容量，迫切需要大量的社会信息。与此同时，先进的档案管理理念也被引入国内，改变了传统的档案管理单一为政治服务的功能，扩大了档案管理在社会中的影响力，更好的为人们的生活、学习和工作提供便利。

因此，正是基于信息化的基础上，档案管理工作有了新的发展方向和管理理念。先进的科技手段打破了传统的档案馆的物理时空的限制，使人们对资源的查找有了快捷、便利和及时的方式，同时又建立了现代化的信息库，加强了档案馆之间的联系和交流，为不同的用户需求提供了多样化的选择空间。因此，面对社会化的需要，及时更新档案管理观念，更好的发挥档案在社会中整合资源的优势，又可以促进信息化的发展，两者互为动力，共同促进社会的发展和进步。但是我们在实现档案资源共享时，也必须做到遵守国家的相关法律法规，自觉维护国家的安全。同时，对有商品属性的档案，需要注意专利所有权的问题，尊重他人的智慧劳动成果，做到依法传播档案资源，促进社会发展。

二、借助信息化的科技手段，促进档案管理理念的提升

（一）现代信息技术为档案管理提供新的媒介

现代信息技术的发展，实现了办公自动化和生产智能化，提高了生产效益，为社会创造了更多的社会财富。传统的档案管理主要采用的是人工采集，以纸作为媒介，对数据资源进行整合和保存。受自然环境的影响，纸质材料具有一定的寿命和保存条件，加大了档案管理工作人员的重复工作量，同时传统的档案管理对于普通用户来说，资料数据不全面，查找方式单一，而且数据更新速度慢，严重的影响了人们对数据的运用效率。而现代科技的发展，为档案管理工作提供了新的媒介，用计算机技术代替人类手工抄写，保证了数据的真实和有效。

（二）依托现代信息技术，建立档案数据库

网络技术的发展，为档案管理工作提供了便捷的工具，我们要以信息化的科技手段为依托，建立档案数据库和数字图书馆，实现档案管理工作的信息化管理。在建立数据库的同时，要制定与之相适应的管理条例和管理方法，提高档案管理工作的效率。先进的科技手段和设备的应用，在一定程度上节省了大量的人力、物力和财力，促进档案馆朝着现代化的管理方向发展。但是信息化的发展不是孤立的，档案馆的工作人员要用联系的、发展的、变化的眼光去看待与档案管理普遍存在联系的事物。注意到科技更新换代的速度，加强同技术人员、科技设备公司及时做好沟通交流，把维护数据库的安全和促进数据库的更新结合起来，避免出现“档案信息孤岛”的现象，影响档案的基本功能。

（三）借助现代信息技术，加快数据检索速度

现代科技的发展，在加大了信息的传播速度的同时，也为人们寻找自己所需的信息造成了一定的障碍。因此档案馆在建立现代化的数据库的同时，应该完善目录检索功能。对于不同的信息按照词性、功能、类别和用途进行分门别类，节省用户搜索资料的时间，为现代化的发展提供迅速便捷的服务。由于网络是面向大众服务的，因此档案管理员必须对数据库上的资源去伪存真，辨清数据资源的真实性，净化网络资源环境，保障用户信息的安全。由于数据库与信息化的科技手段相结合，加速了数据的传播速度和面积，更广泛的在影响着人们的生活和工作。因此必须及时的、认真的对数据库上的资源进行审查，只有这样，才能更好地拓展档案网络数据的发展空间，更好地为社会发展服务，在保存人类文明的同时，促进人类智慧的提升。

三、培养优秀的专业人才，更好地促进两者的发展

（一）培养科技创新意识，改变传统观念

现代信息技术的飞速发展，加快了社会变革的脚步，现代社会急需的是具有创新意识的人才，档案管理需要的人才也是如此。面对国际出现的新挑战和国内环境的新形势，我们必须改变落后腐朽的观念，以现代化的科技手段，武装自己的头脑，培养自身的创新意识和改革魄力，迎接世界的挑战。众所周知，现代信息科技的发展是需要具有创新意识的人才的推动，档案管理工作也是如此，没有创新意识，就没有档案的新发展。因此，档案管理工作应该借鉴现代信息技术需要人才的模式，培养工作人员的创新意识，接受现代社会的新思想、新技术和新方法，在工作中培养自己对档案管理工作的热情和责任感。在实践中鼓励工作人员要勇于创新，大胆改革，在提出问题的同时，培养解决问题的能力。总之，借助信息社会发展的机遇，加大对工作人员的观察力、想象力和记忆力等基本能力的培训力度，促进档案管理工作理念的提升。

（二）提高科技技能，提升业务能力

现代科技的变革，对人们的工作管理方式提供了先进的科技手段。随着我国经济的发展，档案管理工作量也越来越繁重，需要处理和搜集的数据日益增多，这就需要档案工作人员提高自己的科技水平，借助先进的科技手段，提高自己的工作效率。现代信息技术和档案管理都是人类智慧的产物，想要推动二者的结合和发展，必须发挥人的主观能动性，在实践中提升工作人员的业务水平。随着信息社会的发展，在档案管理工作中日益凸显工作人员的专业素质的重要性，他们不仅需要档案管理的综合素质，而且还需要对社会的科技水平有所了解和运用。面对时代变化发展的新形势，档案管理工作人员必须做到与时俱进，提升档案管理工作的效率和服务水平，更好的发挥档案管理对社会发展的促进作用。

（三）调整档案人员构成比例，提升档案管理的水平

在以前的档案管理工作中需要的多是人格素质较高的人员，要求严格的保密性和服从性。随着科技的发展和时代的进步，一部分的档案开始面向公众，开始为社会经济发展而服务。而现代社会是科技的时代，档案管理也应该朝着现代化的管理方向发展。因此，档案馆必须积极调整工作人员的构成，引进具有先进科技技能水平的网络技术人才、电子信息处理人才和电子数据分析人才，在引进人才时，应该优先考虑一些既懂档案管理业务，又能够熟练运用计算机技术的复合型人才，提高档案管理人员的整体科技素质。未来的档案管理工作应该与信息化的社会趋势相同，向电子化和数字化的方向发展。因此，档案管理工作必须明确自己的发展方向，在加强对已有人员技能培训的基础上，积极引进高素质的复合型人才，共同提升档案管理的水平，促进我国参与经济全球化的水平。

四、结语

总之，现代信息技术的飞速发展，为档案管理工作提供了新的历史机遇。在当今社会发展过程中，现代化的档案管理工作中的收集、统计、整理、编目、索引和最终的面向社会用户，都可以借助先进的科技网络技术，实现档案管理工作的自动化和智能化。为了适应国际形势的变化，我们要及时更新自己的观念，提升档案管理工作的服务意识和创新意识，在实现资源共享的同时，积极传播优秀的中华文化，提升中国在国际上的形象，扩大对世界的影响力，推动我国综合国力的提高。

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