浅析如何切实做好档案保密工作

[关键词]档案：保密；监督

档案工作是维护历史面貌的重要事业。档案室是保管档案的基地。归档、移交到档案室的档案，必须采取科学的措施进行保管、保密，让档案发挥出其应有的作用。如何做好档案保密工作呢?从事档案工作十五年中总结出，要做好档案的保密工作，就要在保管、利用过程等重要环节上下工夫。下面具体浅析两点：

一、做好保管保密工作

首先必须明确档案库房管理中的保密工作、档案管理人员的职责、档案情况的变化，然后根据这些做好档案密级的调整工作。档案的库房管理是档案保密的重点，有一定的要求，不是任何一间办公室都可以用作库房的。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固。以防盗窃。还应尽量做到三室分开，库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度。无关人员一律禁止人内。实践证明，档案库房的科学管理’，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。

档案在保管过程中，要重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限。确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用。为今后进一步搞好规范、标准化和档案建设奠定基础。

要严格恪守“谁主管，谁负责；谁使用，谁负责”这一原则。1.计算机要“专属性”。使用、保管要有专人负责，未经单位保密领导小组批准，其他人严禁使用：经批准同意使用时，要对使用情况详细登记清楚。同时，要对有计算机上使用的移动存储介质进行检查，不符合保密要求的，负责人可拒绝其使用。2.保密检查要“经常性”。要把计算机、移动存储介质及其负责人纳入保密检查的范畴，经常检查，采取各种方式，有效发现违规现象。及时消除隐患。3.保密培训要有“针对性”。按照缺什么、补什么的要求，有的放矢地培训学习：每两年签订保密员承诺书，使每个保密员都能做学习的表率，做执行制度的规范，做保密工作的有心人。

二、做好利用保密工作

首先要做好档案利用中的监督工作。档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从制度建设、队伍建设、监督措施等几个方面实施：

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。担负利用服务工作的档案管理人员。是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的政治素质、业务素质、文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：嘴勤、眼勤、手勤脑勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

其次要正确处理好档案保密与利用的关系。日常工作中，档案管理人员要十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。机密档案应该保密。但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制和利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给单位和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

1.要进一步做好档案开放中的保密工作。要正确对待档案开放中的保密工作，一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围。是不对的；但如果缺乏保密观念，对档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此。在开放档案为领导、员工所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

2.要做好档案开放前的基础工作。一是要提高开放档案案卷的内在质量：二是要建立健全档号；三是要编制检索工具；四是要准备好副本。

档案的保密工作意义重在，任务艰巨，但只要做保密的有心人，加强安全防范，杜绝人为泄密，相信定能把保密工作做好。