燃气公司档案的信息化建设

现代企业要实现档案工作的规范化、制度化、体系化管理，必须建立科学的档案管理制度体系。制定适应现代燃气企业发展的档案管理制度体系，是保证档案管理工作可持续发展和管理水平提高的必然选择。今年以来，笔者所在市燃气集团应市档案局要求认真贯彻《河北省企业档案工作目标管理认定办法》，努力提高企业档案工作规范化、标准化和现代化水平，并在档案的信息化建设方面进行了探索和实践。本文结合燃气集团档案信息化建设的实践对燃气档案信息化建设提出一些探索性研究。

一、燃气公司的档案信息化管理概述

1978年成立至今，燃气集团已经发展建立起现代企业管理制度平台。回顾燃气事业发展史，档案记录已成为历史的见证。如何科学有效的管理这些珍贵的资料，成为燃气集团档案管理者一直探索和追求的事业。集团公司先后制定《燃气集团档案管理制度》及《技术档案管理制度》等相关制度确保燃气集团档案工作的开展。今年以来，为贯彻落实市档案局3A级认定标准，集团公司购置档案密集架、计算机、服务器等设施、设备，投资建立地理信息系统，为达到要求标准而努力。现今燃气集团科学的档案管理制度将更好地为适应未来燃气事业的发展提供有力的支持。

二、日常档案管理的信息化建设

档案工作信息化是当今发展的大趋势，传统的档案管理模式存在很多弊端和不足。例如，因年代久远，一些档案在利用时因为检索工具不全，或者其他方面的原因，需要大量的人力和时间去寻找文件。使用计算机档案管理后，由于计算机的运算速度快，储存空间大，计算精度高，可以及时给档案管理人员准确、全面、快速的查找相关文件和有关数据。同时计算机管理档案有利于材料的完整保存，延长了档案的寿命，节省了资源。当然档案管理工作的信息化也存在一些问题，需要我们探讨。

建立高标准档案信息化管理系统，必须要选择科学、合理的信息软件系统。

目前围绕档案信息化管理的信息软件系统繁多，技术水平参差不齐，选择一套可靠的软件系统成为档案信息化系统的关键。档案管理人员应该认真考察，实际操作，选择符合本企业档案信息化管理适应的软件系统。

（2）强化档案管理人员的档案信息化管理意识及管理水平。

档案管理人员应具备科学化和现代化管理的意识，全面实现档案信息化管理必须要有高素质档案管理人员。加强档案管理人员的政治素质培训和业务素质培训尤为重要。只有在政治素质过硬的前提下，档案管理工作才能做到保密性，只有在业务素质提高的情况下，才能实现档案管理工作的真实性和完整性。只有做到档案管理的三个特性，保密性、真实性、和完整性才能真正建设起档案信息化管理。所以现代档案管理需要学习《档案法》和档案管理知识，掌握现代信息管理技术，懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

（3）档案信息系统的维护。

档案信息系统是一个动态的系统，需要档案人员不断进行更新和维护，要使档案信息系统发挥最大作用，信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行。信息录入要准确，只有准确的数据，数据库的后期维护才会有意义。培养时时更新意识，要派专门管档人员及时对数据库进行更新和核准。只有做到这些，保证了人员信息的真实性和准确性，同时为了确保信息档案数据的安全性，对电子档案的存储设备及软件应进行专人的定期维护和升级。

三、具有燃气特色的档案管理工作

去年年底燃气集团为提升管网安全及档案管理水平投资建设了地理信息系统，用于日常管线的管理工作。地理信息系统（简称GIS系统）是一种近30年才慢慢发展起来的一种新型的计算机软件系统。它主要是将地理或空间数据信息与其属性信息结合起来，实现图与文字数据共同处理的一个软件系统，在计算机硬件与软件的支持下，结合实际信息与科学的理论，提供对规划、管理、决策和研究所需的重要的信息。通过地理信息系统，我公司可以直观的查看管线的属性信息，了解管线的所在道路、管线类型、管径壁厚、修建年代等。简化了以往管网档案信息查询的流程，为燃气集团管网的安全运行起到保障作用。

地理信息的档案管理的优点在与能够方便灵活的查询图形与属性数据信息，并能快捷的检索设备、燃气管线资料的空间信息以及运行状态;能够根据图形查询并定位任何一个位置的管网设施;具有完善的管网维护功能，充分满足管网数据的动态维护的需要;为燃气管网档案管理的现代化以及燃气管网生命周期管理奠定了坚实的基础。

四、总结

随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域。因此充分利用计算机功能，不仅能提高档案管理效率，还能节省大量的人力、物力。然而档案信息化建设依然是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作。档案工作从传统向现代信息化的重大转变，如何加速实现档案管理的信息化，提高档案的利用水平，成为需要档案工作者不断探讨和研究的问题。在开发过程中档案工作者应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越。

（作者单位：唐山市燃气集团有限公司）