浅析OA协同办公系统的应用与实施

【摘 要】随着当今企业信息化的快速发展，办公方式发生着日新月异的变化。人们的生活与办公已从使用单台计算机的基础上向计算机网络化迈进，主要核心方式为网络支撑的办公自动化系统在多个领域得到了广泛的应用和实施，高效的工作节奏，推动网络办公系统的高速发展。

【关键词】企业信息化；办公自动化；OA协同办公系统；无纸化办公

当今社会，政府机关和企业的办公事务基本上纳入到网络办公一体化中，使其通过编写好的计算机程序自动处理日常事务和解决传统办公方式中无法完成的任务与问题，并广泛而深刻地改变着人们的办公方式和理念。所谓OA协同办公系统（Office Automation），就是通过自动化水平处理日常办公事务，它利用先进的网络技术和软件技术，让人们在日常的各种办公业务活动逐步由不同设备、不同的人机信息系统来协助完成，充分利用工作信息，提高工作质量和工作效率，将企业的信息化转变为企业的生产力。目前，政府机关、事业单位、上市公司的OA协同办公系统开发建设完成后，没有进行有效的使用，出现协同办公系统使用人的抵触现象，部分企业，指重视企业信息化硬件的投入，而忽视了信息数据采集的需求，而信息采集、整理、分析对数据、文件的资料数字转化上没有引起足够的重视，因此，OA系统办公系统变成一种形式，无法顺利的实施，以上种种问题，本人从信息管理制度，信息数据、公文流转审批权限划分、系统操作员培训方面提出一些个人建议。

1 建立规范化信息系统制度

OA协同办公系统所涉及的对象是单位各个部门的工作人员，涉及层面较广，在单位各个部门突然推行一种新的管理理念及工作模式，在一定程度上会改变部分员工以往的工作习惯，在系统实施过程中，难免要出现意想不到的困难，必须在单位信息化规章制度上加以保证。首先，OA协同办公系统的实施变成一种制度，制定OA协同办公系统运行的规定及一整套系统实施细则，明文规定系统的使用权限，尤其要渐渐废除不必要的传统纸质信息流转公文模式；同时，在人员方面，单位领导要带头使用OA系统办公系统，规定审批环节时效期间，而各部门之间也要相互配合，利用OA协同办公系统的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA协同办公系统平台上充分使用起来，从而使OA协同办公系统迅速、有序地使用起来。

2 OA协同办公系统信息平台的数据迁移与数据共享

在大部分企业信息化系统建设中，数据是一个企业的核心，处于重中之重的地位。因此，保证企业数据安全势在必行。OA协同办公系统建设的目的就是要打破以前传统的信息孤岛现象，对企业多个系统数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立OA协同办公系统共享的数据中心。在OA协同办公系统实施的过程中，需要整合往年的历史相关数据，在整理过程中可能会存在结构复杂、数据不全、数据量大、、数据录入有误等诸多因素，如果不能对已有数据进行正确的分析整理和迁移，会使新的OA协同办公系统变成一种形式，无法支撑企业日常业务工作的顺利开展。而整理数据的工作量往往时间紧任务重，因此，建议系统实施单位成立专门的数据项目小组、专业化、系统化、有序的实施。同时，针对一些单位存在一个业务部门分管多套企业信息系统，并进行信息上报的情况，OA协同办公系统作为企业日常办公的基础业务平台，允许用户自定义各种业务流程模式及工作表单，和其他系统进行数据整理，生成相关统计报表；同时，为以后系统的数据提取，预留出相关的系统接口，方便信息数据的导入导出，从而最大限度地减少使用者的劳动强度。

3 注重OA协同办公系统的公文流转及审批权限的划分

一般企业公文分为收文和发文两种形式，收文又分为上级来文和其他单位来函两种。发文则是指本单位对外或对内的发文。由于OA协同办公系统往往要求公文的来往单位要有相同的OA协同办公系统，因此，本文将主要论述集团公司下属具有相同OA协同办公系统的单位之间，OA协同办公系统在文书办理过程和管理工作中的应用。在OA协同办公系统条件下，公文处理的流程和权限都是事先设置好的，不同级别的人员拥有的权限是不一样的。一般情况，级别越高，权限也就越多；越是关键岗位的人员，权限也相应越多。比如，一般的办公人员可能只能看到自己经办的事务的公文的有关情况，其他人员办理的公文内容及其流转情况就无权查看了。当然，这些人员的领导因为权限较高，则能看到所有公文内容以及现在所处的办理环节的情况。

公文具体办理过程中，可以利用OA协同办公系统公文处理模块来实现公文的拟稿、审核、批阅、签发、登记、传文和归档。OA协同办公系统，根据隶属关系和职权范围，逐级行文，不得越级请示和报告，而且一般不直接送领导个人。同时，OA协同办公系统不但保留了以前办公系统中的一次输入，多次输出的优势，还因为计算机日志文件的广泛应用，办理过程被一一记录在案，从而拥有了与纸质公文相同的原始性和凭证性。

4 要进行全面的用户培训

在企业中，OA系统办公系统的使用者往往是相关的业务工作人员，为了让业务工作人员更好的使用该系统，必须对业务工作人员进行专业化、系统化的培训，换句话来说，培训决定了OA协同办公系统软件的使用程度，业务工作人员的培训是成功实施OA协同办公系统的重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行，针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户），不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制定相应的培训方案。通过理论、系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训，使培训人员明确OA原理、相关管理理论和具体的OA协同办公系统实施方法，从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是，要通过培训提高全员对实施OA协同办公系统项目的认识，提高工作人员的积极性和主动参与意识，增强工作人员的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。

5 结束语

总之，随着OA协同办公系统的不断推广与应用，在实施过程中需要重点关注的有制度的保证、数据的支持，审批权限的划分，人员培训，让OA协同办公系统的使用，为企业提高内部工作效率、提高企业竞争力、规范企业管理、节约运营成本、加强员工凝聚力的作用。