浅谈企业公文信息化管理技术及应用

摘 要：文章主要阐述了企业公文信息化管理的主要作用，从而进一步针对企业公文信息化管理技术措施进行了详细地分析，着重从公文管理信息工作平台、系统功能及信息化管理要点进行论述，并提出了目前公文信息化管理技术的应用及创新，旨在有效地实现了信息的共享和集中管理的工作平台，提高企业单位的工作效率和质量。

关键词：公文管理信息化工作平台系统功能

中图分类号：C29文献标识码： A 文章编号：

1 企业公文信息化管理的作用

（1）企业推行信息化管理是为了不断优化政府治理结构，减少管理环节层次，提高行政效率，降低行政成本，更好地为社会公众服务，建设服务型政府。从行政管理改革上看，由于信息化管理应用于各级行政机构的最高层次，主要是为领导人的办公业务服务的。因此，政府管理上的任何重要变革都不可避免地体现在政府领导人工作方式的变化上，公文运转管理必将随之而变。因此，建立跨部门的“公文管理系统”将是重要的突破口。如某市已经响亮提出：“开发一体化系统，实现一网式办公；建设一体化政府，实现一站式服务”，他们建立的首要的应用系统正是以跨部门公文管理为主体的“一网式协同办公服务”。

（2）信息技术的进步已经为我国电子政务的继续发展照亮了道路。

（3）在建设理念上，软硬件性价比飞速提升，集中化大型信息系统建管模式正在成为新潮流，为建立面向政务全流程而不是面向机构的跨部门电子政务指明方向。通过电子政务持续地支撑政府管理创新和机构改革的技术条件完全成熟，需求十分迫切，任重道远。

2 企业公文信息化管理技术概述

随着SOA软件开发的“公文管理系统”在我国已经诞生并试用。它是按真实的行政管理体系，由真正的各级行政领导以“职务任命”和“分配工作”的通常方式向属下授权，实现由行政管理者建立、管理和运行“公文管理系统”平台。工作人员使用权限和信息操控将随各级领导的“职务任命”或“工作分配”的变动而变动。这将使公文信息化管理工作更加贴近实际，更加安全、可靠、可信、简单、高效和易于普及。

2.1 公文管理信息工作平台

按照“一体化”的建设思路，建立统一的信息工作平台，实现“一体化”协同工作，信息资源共享，如图1 所示。各功能平台统一建在一个技术支撑平台上： 采用B/S结构， SUN480、SUN280、SUN240作为服务器，平台数据库采用ORACLE 关系数据库管理系统和具有内容管理功能的文档数据库。

图1总体信息工作平台

2.2 系统功能

公文系统主要包含收文子系统、办文子系统和发文子系统三部分功能。

收文子系统功能：负责收文的单位收到需要办理的公文后进行审核，对符合规定的公文编号登记，提出拟办意见并送负责人批示后，对文件进行批分；对收文传阅件走阅文流程；对收文办文件走办文流程，并明确主办业务机构。

办文子系统功能：主办业务机构收到交办的公文后进行签收办理，由承办人承办，经各级领导审核、签发后交核稿；涉及其它业务机构业务的，要进行会签，会签单位提出意见并由会签单位负责人签字；若需与外部有关部门会签时，送出会签。

发文子系统功能：发文文稿经核稿后交领导审核并签发；相关职能部门完成发文编号、计算份数、印刷、校对、盖印、封发后，所有发文文稿退主办业务机构归档；公文办理过程中由相关职能部门负责催办。

2.3 系统管理与信息管理

2.3.1系统管理

系统管理主要分为以下几个方面：

1）用户权限管理：提供机构、人员、角色、权限等的管理功能。其中机构、人员可以实现自动同步；角色管理提供维护系统角色、人员分配、权限设定等；权限管理根据系统功能和操作维护系统权限信息，有完善的用户身份认证和权限管理功能，实现信息资源的安全访问和控制，同一文档对不同的人员其使用权限不同。在权限允许的情况下，支持离线阅读和使用文档。

2）流程管理：信息管理系统是基于工作流的业务协同类应用，流转模型的建立是基于开发平台提供的图形化流程定制工具进行的，可根据实际业务的协同过程建立约稿单和签批单的处理流程。流程建模工作包括流程定制、表单定制和绑定、角色绑定。业务发生变化时，可以对流程模型做出相应调整。

3）日志管理：日志管理功能能自动记录用户登录系统以及处理业务的操作信息，并提供日志的查阅和统计分析服务。详细的日志功能，要求详细记录防扩散系统权限管理操作日志，记录用户对信息资源（到记录级）的访问日志。

4）与应用系统接口：主要提供参与交换的各办公专用系统之间的关联与衔接。提供基于XML的数据交换接口。采用JDBC 连接、ODBC 连接、连接池等技术，实现自身及其他数据源与第三方厂家工具及应用的集成。具有开放的体系与接口，能支持跨平台运行。

2.3.2信息管理功能

信息管理主要分为以下几个方面：

（1）信息采用登记：提供信息采用登记功能，记录采录的信息和相关情况；

（2）信息编号：对办结后的上报信息进行编号，可以自定义编号规则；

（3）信息导出：提供信息导出功能，可选择并批量导出上报信息；

（4）信息查询：可以根据多个关键字组合查询政务信息，支持全文检索；

（5）信息统计：实现对各部门信息上报及使用情况的统计；

（6）采用信息摘要：防止对信息内容和权限的篡改；

（7）信息的使用过程追踪：记录受保护信息的使用情况，信息在何时、被何人、在哪台机器上、做了何种操作，追踪非法访问记录，为泄密事件提供追查依据。

3 企业公文信息化管理技术的应用

3.1 业务逻辑

本文以某企业综合办公室业务为例来分析信息处理流程，在平台上，综合办公室的工作人员及时创建文件信息条目，将上级部门的各类文件，按照相应的工作表单，添加文件的内容和属性，设定文件的共享权限，提交主要领导和业务分管领导阅示，批注意见后，综合办公室的工作人员根据批注的具体意见，设定部门负责人的可查阅权限，部门负责人阅后，填写具体处理结果，综合办公室的工作人员将文件入库。

在平台上，综合办公室的工作人员和其它部门的工作人员，如要某项通知公告，先由该部门的工作人员创建该项通知公告，填写通知公告内容和属性，提交部门负责人和综合办公室负责人审核后，在平台上，并入库保存。综合办公室工作人员主要操作对象是电子信息，由综合办公室的工作人员、部门的工作人员、审核人员，电子文档、文档编辑、文档属性、文档操作、文档状态、共享权限、协同工作流等要素构成文件管理工作的业务逻辑，即综合办公室的工作人员、部门的工作人员、审核人员与电子文档之间构成一个协同工作的逻辑关系。公文管理业务逻辑及功能设计，见图2。

图2公文管理业务逻辑功能图

3.2 工作流程

在平台上，协同处理工作的主要有综合办公室的工作人员、部门的工作人员、审核人员，他们通过工作表单的业务逻辑，在平台上进行协同处理工作。根据公文管理的具体业务逻辑，设计简洁、高效、灵活的工作流程，将公文管理业务通过计算机系统的抽象嵌入到工作界面，实现工作流程的优化。将综合办公室的工作人员、部门的工作人员、审核人员、工作对象、工作流程等有机结合在一个协同平台上，实现友好的协同工作流程。公文管理业务组件的工作流程见图3。

图3公文管理业务组件的工作流程图

3.3公文管理业务组件的实现

公文管理业务组件中的业务逻辑、工作表单、工作流程等设计完成后，运用SOA 编码自动化生成器生成编码，实现公文管理业务组件的软件开发，有特别需要处理的地方，设计人员编写部分程序代码即可，通过与综合办公室的工作人员和部门进行协商，不断进行修改完善，最后实现对该公文管理业务组件的封装。

4 结束语

综上所述，我国政府信息化建设的成功实践反复证明，信息化发展依靠应用推进，并逐步由低级走向高级。我国众多党政机关勇于探索，大胆创新，公文信息化管理走过了单机单一业务应用和网络化应用，引领和推动了集成平台化应用和信息资源融合应用，不断加强了向前发展的脚步，目前已经达到了很高的水平。

参考文献

[1]王如梅.电子公文传输系统在北京市文博系统电子政务中的应用[J].科技传播，2011.

[2]徐宏.浅谈网络公文收发管理系统在电力系统中的应用[J].高科技与产业化，2010.